地勘单位机构改革人事档案管理的对策与思考

（有色地质勘查局245 队，湖南 湘西 416000）

当前，地勘单位机构改革正在紧锣密鼓地进行之中。根据2018年11月新颁布的《干部人事档案工作条例》相关规定：“因行政区划调整、机构改革等原因单位撤销合并、职能划转、职责调整、国有企业破产、重组等，组织人事部门应当制定干部人事档案移交工作方案，编制移交清单，按照有关要求及时移交档案。”鉴于地勘单位现阶段正处于机构改革的现实背景下，地勘系统各单位在撤销、合并、中止前形成的档案，应按规定交由上级机关或上级单位保管，地勘单位档案管理的内涵和外延也将发生深刻变化和转变。作为地勘单位人事档案管理者要顺应新时代档案工作发展的趋势和要求，切实加强人事档案管理。现结合富有时代气息和前沿水平的人事档案管理知识体系，对地勘单位机构改革背景下人事档案管理问题提出如下对策与思考。

一、加强顶层设计，突出规划引领

人事档案工作包括实体管理、人才信息资源管理、人事其他业务、规章制度建设、教育培训等内容。人事档案是组织人事人力资源管理工作的重要组成部分，管人和管档是有机统一体。人事档案工作是国家档案工作的组成部分，是一项服务性、政治性、管理性、专业性的工作。人事档案工作是为建设社会主义服务的，因此，人事档案管理者不仅要有超前谋划意识，更要善于想事干事。只有加强顶层设计，突出规划引领，才能提高人事档案管理水平和工作效率。

人事档案是以人为单位来进行整理归档，是以人为特征组合成的案卷，由本人填写履历表、自传、任免表等及组织人事部门审核归档后形成，从中学开始建档，上大学、参加工作、退休审批到悼词为止，具有现实性和真实性的原始记录，反映人员的历程，整个历程中需经常补充经过严格程序和组织审查与认可，符合规定和要求的新材料。人事档案有的内容变动性强，如工资、工作经历、学历、职称、职务、专业特长、个人及家庭情况等会随着时间流逝不断变化。有些则固定不变，如出生日期、参加工作时间、入党时间、民族、性别、出生地、身份证号码等。只要人在社会进行活动档案内容就会递增，因此，在人事档案收集整理过程中要善于动脑筋思考发散思维，跳出局部整理的束缚，站在全局高度去研究、分析、思考解决方案，设定目标、规划方案、明确任务，提出系统化整理工作的策略、思路、方法和步骤。有计划地将纸质材料转为电子文件，利用特殊载体，建立一个适合地勘单位人事档案管理的信息系统，将人事档案信息项如姓名、出生年月、参加工作日期、性别、身份证号码、学历、专业、毕业时间、职称、职务、家庭情况、照片、住址、工作经历、学习培训、兴趣爱好、特长等录入系统便于查询和利用。若能建立一个能够覆盖整个地勘系统人事档案全过程管理的信息系统，从功能模型、数据结构、组织变革、标准规范和运行模式等进行统筹规划，实现与其他管理信息系统的集成与数据共享，支持人事档案的审核、建档、归档、管档、查档、用档、转档等全过程工作的自动化和网络化应用，将极大提升工作效率。

二、加强宣传教育，提高档案意识

人事档案是组织、人事、劳动工作记忆的工具，人事档案的规范原则对职工工作情况起到检查、监督、引领作用。地勘单位职工长年在野外工作，档案意识淡薄，对人事档案管理认识不足，常有嫌麻烦、不理解、偷懒思想，如有的职工在学历学位、工作经历、表彰奖励、家庭情况、健康状况、资格考试、职称评审等方面出现新情况新变化时，不知道要向人事档案管理部门报送，致使人事档案管理部门不能及时准确掌握这些新信息，从而影响人事档案内容的准确性，进而影响人事安排和事业发展。所以说人事档案工作者积极做好人事档案宣传教育工作，提高职工档案意识尤为重要。对已经离职者做好“档随人走”的宣传教育工作，分析“人档分离”“无头档案”的利弊，督促其及时办理档案转出对接手续。实现在保护当事人利益同时也规避潜在风险。另外，人事档案管理者要告诉职工，自己会严格按照工作职责做好档案保密工作，会维护好职工个人隐私，让他们有信赖感、安全感、放心乐意、如实地汇交材料。在日常档案材料收集过程中加强人事档案宣传教育，以宣传教育为抓手提高职工主动维护人事档案的意识。例如：要求职工把受奖励情况记录在档案上，受处罚情况也要记录在档案上，使其自觉接受激励约束，具有荣辱感，充分利用人事档案增强职工归属感、向心力和凝聚力，强化人事档案在人事部门与员工之间的桥梁纽带、管人用人作用，

三、加强技能训练，完成整档任务

人事档案日常管理工作包括档案建立、接收、保管、转递、信息化、统计和保密，档案材料的收集、鉴别、整理、归档等。日常整理工作包括鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订六个步骤。人事档案整理归档是人事档案管理者一项基本功。先建立人事档案盒，将人员编号、姓名、籍贯写好，后将接收或收集来的档案材料放入盒内，再按照日常整理六个步骤进行整理。档案收集时应遵循“来源可靠、程序规范、要素合规”原则，成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应登记并及时收集补充。鉴别就是甄别材料真伪，判定有无保存价值，确定是否归档，内容是否真实准确、形式是否完整齐全、手续是否办理完毕，是否属于人事档案、是否属于此人材料，对不符合要求的材料应转出、退回、留存、销毁处理，对已归档和整理过的人事档案进行审核，逐页逐项核对材料内容和信息，确保档案内容真实可靠、信息准确无误、材料完整齐全。对于符合要求的材料根据其性质和内容进行分类，逐份编写材料目录，经技术加工，最后装盒归档。

新时代要求人事档案按照国家相关技术标准，利用扫描等技术手段将人事纸质档案转化形成数字图像和数字文本，便于搜索查找利用。在人事档案数字化过程中，应严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等环节，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。信息化时代要求人事档案管理者具备建立人事档案信息库技能，通过重要数据录入，发挥人事档案作用，体现人事档案价值，找准人事档案定位，加强人事档案工作内涵和作用的理解，加强人事档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设。

四、加强基础工作，抓住关键内容

按照《干部人事档案工作条例》规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类：第一，履历类材料；第二，自传和思想类材料；第三，考核鉴定类材料；第四，学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料；第五，政审、审计和审核类材料；第六，党、团类材料；第七，表彰奖励类材料；第八，违规违纪违法处理处分类材料；第九，工资、任免、出国和会议代表类材料；第十，其他可供组织参考的材料。

人事档案整理归档根据上述基本分类，应抓住以下关键点。第一，履历表、简历表上应真实、准确、规范、完整，须有照片、本人签名、填表时间和组织印章。第二，自传和思想类材料主要有自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。第三，年度考核表、挂职锻炼鉴定表、专项考核表等形成的材料，须经组织人事部门盖章、本人意见栏签字。第四，学历学位材料关键看大专以上所取得的学历学位材料是否成套完整；职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）相关材料对所有不同等级的专业技术材料都要收集齐全。特别是两院院士的审批材料，包括登记表和通知。教育培训材料应有为期两个月以上的政策理论、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。第五，政审材料包括上级批复、审查结论、本人对结论的意见及检查交代材料、调查报告、主要证明材料等，如有任期经济责任审计结果的可从文书档案中复制补充。第六，党团材料中有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书等材料首尾要系统全面，开除的须在入党志愿书封面上注明何时由何机关开除出党。第七，奖励材料主要有表彰和嘉奖、记功、授予荣誉称号的审批表。第八，违法违纪材料主要有给予处分的结论、调查报告、处分决定材料，其他如刑事、行政拘留、劳教等审批材料。第九，工资待遇材料包含工资待遇审批表、参加社会保险材料；任免材料包括录用、聘用、招用、入伍、考察、任免表、调配、军队转业（复员）安置、退（离）休、辞职、辞退、公务员（参照公务员法管理人员）登记、遴选、选调、调任、职级晋升、职务、职级套改、等级晋升等材料；出国（境）审批材料；会议代表类材料包含当选各类代表、群团组织代表等会议代表（委员）等材料。第十，其他材料主要有报到证、派遣证、工作调动介绍信、国（境）外永久居留资格、长期居留许可证复印件和体检表等材料。

档案排序的关键点：通常以时间先后排序，但有几类除外，如：第五类政审材料是按材料内容的主次关系排序：上级批复--结论--本人对结论的意见--调查报告证明材料本人交代的材料。第六类党团材料也按材料内容主次关系排序，入党、入团志愿书排在入党、入团的其他材料之前。即：入党志愿书--入党申请书--入党转正申请书--党员登记表--入团志愿书--入团申请书。第八类违法违纪材料排序也是按材料内容的主次关系排序：上级批复--结论或处分决定。

五、加强登记统计，做好移交准备

档案的登记工作与统计工作关系极为密切，登记工作是统计工作的基础，统计工作是登记工作的进一步发展。档案登记与统计工作是为各级党政领导决策提供优质服务的重要手段，同时也体现档案工作部门的管理能力和服务水平。档案登记与统计工作应保证档案和档案工作原始数据的真实性，统计源头资料的完整性，统计资料的连续性。保证统计数字的准确性是统计工作的生命，是对统计工作的基本要求。统计数字不准确，就会使档案和档案工作在分析判断情况、研究政策、安排计划、指导工作时失去可靠的依据，进而造成工作失误。人事档案统计应该按照科学的方法进行，必须遵循《中华人民共和国统计法》的要求。统计报表的制订应有统一的格式、口径和标准，各类统计的范围、内容、项目和要求也应该做到规范科学。只有讲究科学性，才能有利于统计资料的整理和分析，才能有助于提高人事档案的管理服务水平。

地勘单位人事档案是随人走的，人到哪档案就跟到哪，是组织、人事、劳动工作不可缺少的依据，为地勘查单位开发人才、使用人才，进行人才预测、制定人才计划提供准确信息，是澄清问题的可靠凭证，为研究地质事业，编写地质人物传记、大事记等提供宝贵史料。地勘单位人事档案内容多、史料价值高、有行业特色，是宣传地质工作的生动素材，通过不断深化、完善、挖掘、开发人事档案，才能发挥其应有作用。地质人野外走一遭也会留下光辉的足迹，每个人谱写着浓墨重彩的一笔，收集记录地勘职工历程是地勘单位人事档案管理者的神圣职责。目前地勘单位人事档案是由人事部门保管，新时代管理理念有待改进，管理技能有待提升，档案管理专业人才不足，档案信息化开发利用不够，人事档案系统化管理缺乏最佳软件，种种原因制约人事档案管理工作。在地勘单位机构改革如火如荼的进程中，人事档案工作者只有把日常工作做细做实做优，确保人事档案不遗失遗漏，待地勘单位机构改革合并方案到位，改革政策落到实地后，才能顺应地勘单位发展历史潮流，顺利完成人事档案整体移交进馆工作。