基于RFID的医院智能档案管理系统建议

黄辛卉

（福建中医药大学附属康复医院，福建 福州 350003）

医院档案记录着医院在行政管理、医学研究、病历资料等运行过程与结果，是医院的最基础的信息资源，也是医院管理工作中不可或缺的宝贵资料。然而，过于刻板的档案管理措施，是无法充分调动资源去提升医院的管理水平，推动医院的健康发展。

为了适应新时代下社会的经济发展，持续提高档案利用效率，切实缩短人力成本，加快档案管理向自动化、智能化方向发展至关重要。本文将分别从医院档案管理的重要性、主流档案管理技术以及RFID技术的应用，逐步深入，探讨智能化档案管理系统的设计思路与应用在档案柜的可行性。

1 医院档案管理的重要性

医院档案是医院管理的重要凭证，是医院发展历史的见证[1]。不仅如此，医院档案记录的内容可全面、客观地反映医院发展历程中各个时期、各个阶段背景下的重大事件、工作及人物，有助于推进医院的深化改革，提升医院医疗质量水平，在医院制定决策、执行计划以及开展各项协调事务等工作中扮演着十分关键的角色，是不可或缺的重要资料。同时，随着社会的进步，档案管理也逐步为各大医院重视。此时如何结合新时期医院的实际特征，探索医院档案管理的新理念、新方法是医院管理人员所需要达成的一项能力要求，笔者认为RFID技术是被低估地可以促进档案信息智能化建设的重要工具，RFID 技术还有许许多多可以与档案管理系统相结合的地方，然而在查阅近几年的文献资料过程中，发现关于此类技术的研究少之又少。

2 主流档案管理系统中运用关键的技术

然而，传统的档案库房管理已不能适应新时代的发展需要，作为档案管理人员，该如何在信息化技术迅猛发展的今天，寻求技术帮助，全力推进档案管理系统自动化、智能化？我在应用RFID技术（射频识别技术）的主流档案柜上看到了曙光，应用RFID技术可以通过阅读器与标签之间的非接触式数据通信进行识别，提升档案库房的科学化管理程度，可以实现自动分拣、排序的功能（就如同快递运输一样），还可以提升归档编目的自动查重的精度和速度，进而有效地提升档案工作效率。

1）RFID技术加快智能档案柜读取与管理效率。物联网概念科普，物联网指的是利用感知技术以及采集技术等提取到外部环境中的特定信息，然后将采集到的信息传输到处理器中进行处理和分析，根据处理后的结果做出对应的响应，其具有明显的智能化特征，使得各种类型的设备通过统一的网络进行连接，便于进行管理和操作[2]。在物联网技术发展中最核心的技术就是无线射频技术、无线传感器网络，其中常用的无线射频技术主要是RFID技术，该技术作为一种高可靠的通信技术引发了较大的关注，RFID技术是通过无线电波实现读写及识别标记，从结构上来看，其主要包括电子标签和阅读器，它在档案管理的应用中，能够识别物体信息通过读取写入RFID标签的数据实现快速入库档案，并就实际储位情况快速调整，提高管理效率与质量[3]。RFID系统总体划分为读写器、电子标签、主机以及天线等部分，运用RFID技术构建的档案管理系统需要增设相应的读写与接收设备。在档案盒贴上电子标签，实现终端的管理。在档案室设置主机及天线等各个部分，在成功建立通信之后（即实现了信息的传输功能），由此可以完成档案信息的感知、处理。同时，包括了档案信息以及外部环境信息等。档案管理系统具体的功能架构如图1所示。

图1 系统功能架构

2）分级权限技术方便档案录入兼顾档案信息安全。当前主流的档案管理系统通常会采用权限分级进行管理，方便向不同等级用户提供不同的权限操作。这一功能的实现只要需要在每件档案盒上贴上RFID标签，用以明确物品的位置信息，档案管理人员就能够通过模糊查询、精准查询等检索方式查询、输入档案柜号将柜门打开，获得档案资料所在的位置，实现对档案资料的自动识别及自动存取。其中，精准查询功能能够将检索到的档案柜号发送到打开输入区域，档案管理人员要想取走检索的档案资料，只需要点击打开按钮。此外，主流的档案管理系统还应配备人脸识别功能，通过人脸识别系统获得相应权限[4]。

另外，增设具有自动报警功能的监控设备，能大大提升了智能档案柜自动化的安全性。

3 基于RFID的档案管理系统升级优势

如今，已有许许多多档案馆开始运用自动化辅助的手段进行信息管理工作,并设计了符合自身需求的管理系统。事实证明，利用RFID技术的优势构筑的档案管理系统促进了传统的人工数据采集向信息的自动采集的转变，节约了大量人力成本。

1）数据比对实现在归档过程中，档案自动查重。通过RFID技术对往年未完结事件添加标签，在新档案编码的过程中对标签事件进行提取组合，有效避免因档案管理人员变化而导致档案顺序紊乱，利用不及时等问题，并有利于档案信息进行二次文献利用。

为实现档案柜即时自动查重功能，同时避免花费过多的成本进行系统更换，可以从硬件、数据库以及软件功能三个部分分别对档案管理系统进行优化。其中，硬件部分就是在原硬件设备的基础上，为RFID技术的运行提供硬件支持，在此次档案编目自动查重的硬件系统中需要安装的硬件设备包括RFID读写标签、档案盒阅读器以及网络通信设备，将网络通信设备安装在档案室内，形成医院档案管理内部的局域网络，并将书架、传感器、RFID读写标签以及书籍阅读器等设备接入到网络环境当中，实现档案编目数据信息的实时调取与传输；然后，通过与数据库内容的比对，计算出同类事件，在软件上增设合并功能，对同一事件不同归口问题进行组合归档。

2）档案柜搭载智能档案管理系统，库房安全可视化。伴随网络环境下黑科技术的日趋成熟，发展电子档案的同时亦要兼顾实体档案的建设。RFID技术在智能化档案柜中的应用是推进档案室高效管理进程的重要手段，也是针对传统的档案管理方法进行改革的可靠方 法[5]。因此，针对基于RFID技术的智能档案柜的研究可以大幅度提高管理效率，完成传统方法所不能完成的任务。

通过升级档案柜，利用RFID技术在档案管理系统搭建智能库房模块，由计算机来处理档案信息，生成可视化档案存储的文档平面图，将档案柜中所存储的档案文件的位置、内容等信息进行可视化展示[6]。档案管理人员则可以随时随地（远程）监控档案室情况，确保库房安全；其次，通过操作智能档案柜控制屏幕，输入关键词查询，档案管理人员权限下点选打开对应档案柜，能更快地处理借阅需求，且借阅与归还过程均需经过扫码识别档案编码，生成相应借阅记录，此举确保了档案实体的完整、准确和可追溯，实现对文档的快速查询及有效管理，减轻了工作量，提高了工作效率。特殊情况下，档案管理人员还可以通过机械锁打开柜门等应急方式对档案直接管理。最后，集成的智能化档案柜还可以直接导出利用统计数据，自动生成医院历年重大事件、重要工作及主要人物的时刻表方便检索与获取档案。

档案的管理虽无直接作用却亦与医院的发展息息相关。总而言之，为了发挥医院档案的有效作用，应全面提高信息化技术水平，推动医院档案电子化建设，提供更加优质、便利的档案服务。