数字化背景下档案信息化建设

李挺军

（江西省儿童医院，江西 南昌 330006）

在如今数字化背景下，企业在完成其日常经营时是否可以合理有效地使用各种信息与数据是衡量一个企业的管理水平以及未来发展的能力的重要标准[1]。在数字化背景下，传统的档案管理方式逐渐不能满足日益发展的企业经济水平，企业要逐渐找出在信息化建设中存在的问题，并一步步改进提高自身档案信息化水平。本文具体讲述了企业档案信息化建设现有的问题以及在数字化背景下档案信息化建设的有效途径。

1 档案信息化建设现有问题

第一，许多企业对于档案信息化的建设的认识不够，对于档案信息在企业发展中起到的作用与意义的重视不足。一部分企业领导觉得档案信息化建设就只花钱而不能够为企业带来什么经济效益，档案信息化的管理就是在电脑中输入各种档案信息，对于档案信息化对于企业发展的重要意义认识严重不足，对于新技术的接受也比较缓慢，因此档案信息建设迟迟不能落实[2]。

第二，对于档案信息化建设的规划不够。信息化建设的组成部分有多个，应该有明确的标准与规范，但在实际的工作过程中多数企业并没有明确其标准与规范，因此信息化建设的效果比较不佳，企业各个部门没有紧密地联系统一起来，没有进行系统的管理与规划，档案管理的成果受过很大的影响，不利于实现最终档案的管理目标。

第三，一个企业的信息化建设过程中是需要投入一定人力、技术、设备以及资金的，但由于大多企业对于档案信息化建设认知不够，档案管理的基础工作也没有做到位，对于建设投入的力度也比较小，用于建设的设备投入也不足，相关人才的素质也比较一般，这些都对企业档案信息化建设有严重的制约作用，使得企业内部档案信息不能得到比较良好的开发与利用。

表1 数字化档案管理系统的组成及其功能

第四，企业中信息管理系统没有很好地连接起来，一个数字化档案管理系统的组成如表1所示，但是企业中的信息化管理系统不能对这些组成部分进行很好地衔接，以至于各个信息系统不能很好地同步地建设起来，对各种数据的传输与转换造成了很大的影响，也不能够对这些数据进行正确地提取与使用，最终会使信息系统不能够正常的运行，其它的系统和档案管理系统之间的衔接出现一定问题，从而不能有效地将档案信息利用起来。

2 数字化背景下档案信息化建设途径

2.1 加强企业档案人才的培训

传统档案管理工作形式比较单一，工作内容也比较简单，因此对于企业档案人才的素质要求不高，往往只需要掌握一些基本的计算机操作以及档案相关的知识就能够胜任档案管理这项工作。而在数字化背景下，企业档案的信息化管理对于档案人才的要求更加严格，因此企业应该对自身档案人员进行定期的培训以及从高校中引进优秀的档案管理人才，对企业内部人员的培训内容包括计算机技术，档案专业知识等，引进人才需要 进行入职前的培训，在达到档案管理的能力要求后才可以开始工作。此外还可以推荐企业中比较优秀的人才出国进行深造，在学习到更为先进的技术后加快企业的信息化建设。

2.2 完善企业档案管理制度

在数字化背景下档案信息化建设要想顺利地进行，就必须完善企业自身档案管理制度，使档案的管理工作能够找到充分依据，使档案管理工作能够顺利进行，即使企业档案信息化建设过程中出现问题也能够很好地解决。利用飞速发展的信息化技术建立起电子档案，根据企业具体情况建立相应的电子档案管理制度，建立奖惩分明的考核制度，使企业档案人员的工作积极性提高，使其工作效率加快，逐步实现档案信息化的建设。

2.3 加强数字化基础建设

可以建立起专门的微信公众号、微博以及网站等管理档案资源，日常的档案信息可以通过这些平台进行展示，并且要有专门负责这些平台的管理人员，对档案资源进行维护与管理。还可以建立一个完整的档案数据库，因为数字化档案信息建设离不开完整的档案数据。

2.4 规范档案信息化建设

在数字化背景下要想使企业档案信息化建设更加规范，就需要保证各项档案管理工作更加完善与规范化，各项规章制度也必须有更明确的标准，档案工作中的各项业务与技术才能有效的衔接起来，企业档案信息化建设才能逐步走向健康持续的发展轨迹上来。