浅议施工档案管理创新发展

徐畅畅

摘  要：通过从管理的角度分析施工档案管理的现状和存在的问题，提出了施工档案管理在单位发展中的必要性和作用。对于建筑档案管理，从档案概念的更新入手，提出了档案管理创新的基本思想，促进了档案管理的组织形式，管理体系，管理方法和管理模式的创新。为城市发展提出的“生命线”工程，提供可靠的前提。基于“项目”的“金字塔”“百年项目”和“守护者的记忆与历史”的档案管理将是很好的记录者。

关键词：项目建设  文件管理  发展状况  改进计划

中图分类号：G271                             文献标识码：A                   文章编号：1672-3791（2021）01（a）-0120-03

On the Innovation and Development of Construction Archives Management

XU Changchang

（China Railway 22nd Bureau Group Rail Engineering Co.， Ltd.， Chengdu， Sichuan Province， 610000 China）

Abstract： Through analyzing the current situation and existing problems of construction archives management from the perspective of management， the necessity and role of construction archives management in the development of units are put forward. For architectural archives management， starting from the renewal of archives concept， this paper puts forward the basic idea of archives management innovation， which promotes the innovation of organization form， management system， management method and management mode of archives management. It provides a reliable premise for the "lifeline" project of urban development. The archives management based on the "pyramid" of "project" "centennial project" and "guardian's memory and history" will be good recorders.

Key Words： Project construction; Document management; Development status; Improvement plan

隨着当前建设项目的不断扩大，档案资料管理在工程建设中的地位和作用日益重要。整个施工过程工程技术资料占据了施工过程50%的比例，在此形势下，工程资料管理工作等同于现场施工一样重要。习主席在党的十八届三中全会上提出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”在全面建设成小康社会进程中，档案工作显得越来越重要。施工档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的发展需要，开创档案管理工作的新局面。项目建立初期，就按照“横向到边”“纵向到底”的管理模式建立两个档案管理网络，严格落实中华人民共和国《档案法》、国家档案局、国家发改委下发[档发（2006）2号文]《重大建设项目档案验收办法》的规定，准确、齐全、完整、及时归档项目档案，为工程验收、结算、审计提供了可靠的前置条件，守护好习主席提出的“生命线工程”的“金字塔”基础，做好“百年工程”“守护记忆、守护历史”的档案管理工作。

在施工过程中逐渐形成工程技术数据。这是该项目的原始记录，并且是整个施工过程中重要的一部分。整个建筑工程技术数据应真实反映施工过程。在整个过程中，根据工程数据的分类，将完整的电子数据与纸质数据结合在一起。专业检查员可以使用上述两种类型的数据来完全还原现场施工的整个过程，而不必直接进入施工现场。

1  新时期施工档案管理工作现状及存在的问题

1.1 管理者的理念相对滞后

项目施工生产管理层仍然缺乏对项目档案管理的基本了解。注重强调现场生产，忽略档案管理，注重实体生产轻档案管理。档案管理意识不足。项目档案管理任务与公司生产规划密切相关，但是部分管理层认为仅是简单的管理任务，忽略了项目档案管理在项目施工生产和经济管理活动过程中的重要地位，并且没有按照实施标准进行科学管理。根据企业信息化文件管理的基本要求，有必要正确处理施工生产与施工档案的关系。同时，相关人员显然缺乏档案管理方面的专业知识和业务水平。

1.2 档案人员责任心不足，综合素质不高

许多施工单位没有专职施工档案管理工作人员，一般由其他档案管理人员直接兼职，对于一些规模很小的企业项目由其他档案管理人员直接兼职也是完全可以的，但实际问题在于不管专职也好、兼职也好，其档案专业知识跟不上，有的未经受过专业培训，缺乏专职档案管理者的专业知识，更有的缺乏对应用计算机、图像、信息、法律等各种复合型档案管理知识点的运用能力。并且还有相当一部分施工档案管理工作人员不热忱于企业本职工作，导致企业档案资料收集、整理工作出现混乱、分类不清晰、保管工作粗放、不严谨，条理性、系统性、对应性差，文件资料编制整理深度不够等突出问题，致使部分档案管理人员失去了档案原本的价值存在感和意义。

首先，由于施工工程项目相关领导对档案管理相关工作高度重视不够，相关单位工作人员职业责任心意识不足，档案管理意识薄弱，导致整个施工项目档案管理相关工作也同时存在很多不足。另外，由于部分工程施工单位人员职业责任心明显不足，在工程档案管理交接工作中对于交接档案手续不严格，缺乏必要的档案审批，领导也往往缺乏必要的业务监督与技术指导，容易直接造成由于项目档案资料交接管理失误而可能出现的在项目前期档案管理过程中的档案资料错误，影响后期安全生产监管部门及其他业主对项目档案资料的合理使用。

1.3 档案管理制度不够完备，档案利用率不高

目前，我们很多工程施工单位虽然已经建立了多个档案管理工作部门，而且也已经制定了与档案管理工作相关的各项工作制度规范，但是这些工作制度还不够完善和全面，没有随着工程项目施工规模的不断扩张、经营管理层面的不断增加而相应地逐步建立一套档案管理工作网络，仅仅依靠一些档案管理工作人员“孤军作战”。有的只是为了应付检查而必然存在的一种资料形式化，从而直接造成目前档案资料收集管理效率低、内容重复分散的档案现象变得比较严重，造成档案人力、物力和信息空间极大程度的浪费，不利于进行档案资料的高效收集管理和充分利用，对于档案资料的真实性和资料完整性也达不到其所应有的有效保障。还有一些施工单位在研究制定工程档案管理相关工作规章制度时，没有充分联系其施工单位工程自身的实际工作情况，而完全直接照搬其他施工工程企业制定的档案管理工作制度，缺乏技术实用性和工作针对性，大大降低了建筑施工过程档案管理服务工作的技术水平和服务质量，不利于企业满足这个时代经济日益发展的要求。另外，部分管理者长期受传统观念的影响，对施工档案管理工作缺乏重视，更多关注的还是工程项目自身的经营和发展，对于工程档案资源开发上没引起重视，造成档案信息资源的利用率不高，不能很好地为施工工程的持续发展服务。

1.4 信息化设施建设不完善

信息化已经成为现代企业、单位等发展的主要趋势。不少项目由于对档案管理意识不强，舍不得在档案管理建设上的投入，档案室陈旧简陋，没有配备必要的设备，包括電脑、数码相机、摄像机等信息化设施，很难推进档案管理规范化、科学化、信息化进程。上述几点制约了档案工作的信息现代化发展，也就难以满足项目发展的需要。施工工程的档案管理工作也应朝着信息化的方向发展，才能更好地为工程建筑事业的发展服务。然而，在现阶段，由于建筑相关工作人员还没有认识到档案管理工作的重要性，对于档案管理信息化建设投人力度不足，必要的软硬件设施也不够完善。另外，工程建设机构在吸纳与培养人才的过程中，只注重工程技术人员的素质提高，而缺乏对档案管理人员进行必要的培训，这就导致档案管理理念落后，不能很好地为我们的工程施工服务。

2  新时期施工档案管理工作优化方案

2.1 完善施工档案管理制度，提高施工过程档案资料的合理性和利用率

在新的时期，要想提高施工档案的管理水平，提高档案资料的使用率，首先要结合自身单位实际情况，建立并完善文件管理体系，实现档案资料规范、科学化的管理。改变撒手管理和重复管理的落后局面，实现档案数据的统一集中管理，使整个档案管理工作系统化、规范化。此外，还要不断地优化文件收集整理和使用的过程，保证资料收集整理和保存的过程中，各类文件能够有序地整理和保存，从而提高档案资源利用率。

2.2 新时期提高档案管理者的综合素质

要想与新的社会发展趋势相适应，档案管理人员必须具备综合性的素质，才能适应社会的发展。第一，相关工作人员除掌握文件管理所必需的专业知识外，还要熟练地掌握其他必需的信息处理技术，以满足日常工程建设档案管理的需求。第二，要提高档案管理人员的服务意识。档案管理人员应具备良好的理论修养和道德修养，更要具备高度敬业和奉献精神，一心为企业持续发展服务。有关部门要加强宣传施工企业的档案管理，让有关工作者了解档案管理对我国建筑事业的重要性，提高档案管理人员的责任感。做好文件资料的填写、归档、收集、整理和移交等环节，使施工档案部门的人员了解到自己的价值，从而将全身心投入综合档案信息化的建设，保证施工档案的完整和真实，方便有关人员及部门查找，最大限度地发挥档案的价值。

2.3 加强施工档案管理信息化建设

随着信息化技术不断发展，信息化已成为当前企业、单位发展的一种必然趋势，建设项目档案管理水平就必须提高。首先，施工单位要加强档案管理信息化的重视，加大投入力度，不断完善所需的软硬件设备建设工作。其次，新时代的施工档案管理人员既要具备扎实的文件管理专业知识，又要熟练地掌握计算机的基本操作技巧，并学会建立各种档案数据库文件。借助于现代信息技术，档案管理可以更加便捷、快速和高效地提供服务。总之，在新时期施工单位，要想充分发挥档案资料对施工项目的发展作用，必须明确认识施工资料在档案管理中存在的问题，并根据这些问题制定针对性的解决办法，不断提高相关档案管理人员技术水平;同时，加强施工档案管理的信息化建设，进而提高施工档案资源的利用率，使档案管理工作更好地为我国基建事业的持续发展服务。

2.4 严格保证竣工验收档案资料的质量，保证其能够发挥其作用

工程实施完毕后，档案管理人员必须与建设项目经营者一道，按照有关规定对建设项目的所有文件进行全面检查，确保档案资料的真实性和完整性，并充分满足提交文件的要求。此外，必须积极执行相关规定，以确保施工文件的完整性和准确性。

2.5 加强施工管理，强化档案编制

按照标准、规定编制施工档案是建筑单位最基本的中标条件。施工单位要明确职责，加强主管工程师的档案管理培训，不断提高档案编制管理工作水平。上级部门要加强对施工档案的监督管理，检查工程档案的编制，并按标准执行。

3  结语

施工企业要想充分发挥内业资料在今后发展中的作用，必须明确认识施工项目在文件管理中存在的问题，并根据这些问题制定针对性的解决办法，不断提升档案管理人员综合素质，完善有关制度的建设;同时加强文件管理信息化的建设，进而增加文件管理资源的建设，从而提高文件管理的质量和利用率，使档案管理工作变得更好，为我国建筑事业的持续发展服务。总之，建筑工程档案资料的管理是整个工程的重要环节，建筑工程单位应加强对其的认识，加大对档案人员的培训和设施投入，积极使用信息化技术，建立管理系统等，全面保障建筑工程档案资料的有效管理。

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