办公自动化背景下事业单位文书档案管理的对策研究

摘要：文书档案管理是事业单位的基础工作之一，也是必不可少的一项工作。将办公自动化与文书档案管理相结合，能够提高档案管理的效率，实现当然的高效利用。在办公自动化背景下，传统的档案管理工作中的弊端显露出来，各类问题影响了档案管理效率的提升。因此事业单位需要注重办公自动化的应用，加强信息化建设，将自动化智能化的理念渗透到日常的工作中，实现档案管理的创新。基于此开展本文的研究工作，分析传统档案管理工作中的弊端以及办公自动化与档案管理工作融合的重要性，提出几点有效的管理措施，提高档案管理的效率。

关键词：办公自动化;事业单位;文书档案管理

办公自动化的建设对传统的文书档案管理带来了一定的冲击，信息化管理认识不足，管理方法不科学等等，都会影响到档案管理的效率和后续的应用。因此事业单位需要转变传统观念，加强信息化的建设，进一步完善档案管理的规章制度，并培养专业人才。充分发挥办公自动化的优势，提高档案管理的水平，实现资源共享，减轻工作人员的负担，也能满足事业单位各项工作的需求，提高事业单位内部管理的效率。

1 办公自动化背景下加强事业单位文书档案管理的重要性

1.1 有利于提高管理水平和档案利用率

在以往的管理工作中，档案以纸质形式借阅，很难实现实时跟踪借阅的时间和归还期限，难以把握一些，档案归还后会出现破损丢失等情况，会影响到后续的借阅。事业单位实现档案管理的办公自动化，加强信息技术的应用，由传统的纸质档案管理转为信息化档案管理，能够有效解决以往档案管理工作中存在的弊端。例如纸质档案不易保存和查询，容易丢失破损，而且占地面积大，档案管理成本高。而且通过数字化的管理，能够规范档案资料的借阅使用，确保资料的完整性，提高管理效率。通过应用信息化档案能够构建一个信息系统，做好电子档案的存储和管理，人们在查询时，只需要在检索栏输入相关的关键词便可查找相应的档案，十分便利，提高了档案的利用率。而且也有利于档案人员做好储存管理工作，提高管理水平。

1.2 有利于实现资源共享

事业单位将文书档案进行电子档案归档处理，加强办公自动化的建设，能够利用办公自动化实现各部门的沟通联系。可通过这一系统便能完成信息共享，不需要各部门进行文书档案的发放与讲解，减少了工作人员的压力，也创新了工作模式。数字化的建设使得档案借阅更加便捷高效，资源实现共享整合，满足事业单位各部门的需求。例如可以利用远程检索联机检索的功能查询相关资料。这一操作十分便捷，耗费时间短，而且还可查询与这资料相关的其他资料，满足工作需求。

2 办公自动化背景下事业单位文书档案管理中存在的问题

2.1 文书档案管理的重视程度不足

目前一些事业单位并没有认识到文书档案管理对自身发展的重要性，因此在日常的管理工作中，对文书档案管理重视不足。这就导致文书档案管理工作一直采取传统的工作模式，各项功能无法得到全面发挥。事业单位的领导层缺乏长远的目光，对文书档案管理的认识不足，过于注重事业单位的经济收入，对沒有直接收入的文书档案工作没有给予过多的重视。并没有将文书档案管理工作与事业单位发展相联系，这就导致该部门建设不足，岗位设计不合理，人力资源管理效率不高，员工比较少，各方面的建设不足，岗位人员流动性大，存在的诸多问题得不到有效解决，影响了文书档案管理的工作效率。而且导致档案工作被边缘化，一些纸质档案借出后归还时间无法掌控，有的甚至不会归还。也缺乏人员专门收回，导致档案流失率十分严重。

2.2 对信息化管理认识不足

文书档案管理是事业单位档案管理中的重要组成部分，借助信息技术来管理文书档案，能够创新原有的工作形式，符合新时期的发展要求。但是目前很多事业单位对信息化管理的认识不足。他们认为无需在文书档案管理工作中投入过多资金来建设信息化系统，实现办公自动化。很多管理者也并未正确分析传统文书档案管理工作中的各类弊端。信息化建设程度不足，人员综合素质不高，这就导致在日常的工作中依旧采取传统的管理方式。一些事业单位虽然注重信息技术的引进，但是在文书档案管理工作中投入的资金不足，引进的软件技术等相对滞后，功能不完善，也存在一定的安全隐患。还有一些事业单位为了节约成本，选择的是价格低廉的软件供应商，无法确保这些软件的安全性，导致文书档案资料存在一定的泄露风险。受到这些因素的影响，档案管理的规范化程度不足，信息技术的应用率不高，无法满足信息时代的发展要求，导致实际的工作中存在各种问题，增加了工作人员的负担。

2.3 管理队伍素质参差不齐

一些事业单位注重办公自动化与文书档案管理的结合，引进了各种信息技术和软件，但是并未对文书档案管理人员开展系统化的培养，这就导致他们的信息素养不高，在实际的工作中无法高效运用一些先进的技术和软件开展档案管理工作，因此只能使用传统的方式，这就导致信息化利用率不高，难以实现文书档案管理工作的创新。还有一部分管理人员并非专业人员，他们只是进行简单的岗前培训，之后便上岗就业，缺乏专业知识和工作经验，在实际的工作中经常会出现各种失误，带来了一定风险，也影响了其他管理人员的工作效率。还有一部分文书档案管理人员缺乏责任心，他们工作积极性不高，在管理工作中往往敷衍了事。在开展档案保管费工作时，漫不经心导致各种失误的发生。总的来说，文书档案管理，队伍素质参差不齐，严重影响了管理效率，以及办公自动化在档案管理中的落实。

2.4 管理制度不健全

由于一些事业单位的领导层并没有对文书档案管理给予足够的重视，因此在制度制定方面也不够用心，直接照搬以往的管理制度，并未结合新时代的特点和事业单位的发展情况进行改革创新。也忽略了新时期对文书档案管理工作的要求，管理制度不完善，难以对相关人员形成一定的约束。尤其是办公自动化的落实，导致各种新问题的出现。例如工作人员过多依赖于办公自动化系统，在工作中并不认真，导致文书档案管理质量无法满足要求。这些新问题的出现会影响到办公自动化的应用效率以及文书档案管理的创新，为事业单位内部管理埋下一定的隐患。文书档案管理涉及到两方面内容文书与档案。在规章制度中，并未对两者的衔接性进行明确规定，影响管理工作形成一个完整整体，加大了文书管理与档案管理之间的距离，使两者配合出现了一定偏差。

2.5 数字化文书档案存在一定的安全风险

办公自动化背景下，一些事业单位将纸质化的文书档案转为数字化文书档案，进行储存管理。但是电子文书档案的保密工作存在一定风险，很容易遭受黑客病毒等的攻击，导致文书档案的损失或泄露，不能保证档案的安全性和完整性。

3 办公自动化背景下事业单位文书档案管理策略

3.1 转变传统观念，重视文书档案管理

办公自动化的发展和应用实现了传统文书档案管理技术的创新，为其提供了技术支持，充分发挥文书档案管理的各项功能和优势，促进事业单位的进一步发展。因此在办公自动化背景下，事业单位的领导层需要转变传统的观念，充分认识办公自动化以及文书档案管理工作。提高对魏书档案管理的重视程度，加强各方面的建设。只有领导重视起来，才能切实落实档案管理工作，进一步加强人力财力物力等各方面的扶持力度，形成有效保障。然后确保各部门认识办公自动化和文书档案管理工作，强化事业单位内部员工的认知，增强每个人的责任意识，从而确保文书档案管理工作的顺利开展。还需要积极引进一些先进的管理理念和管理方法，完善文书档案管理的建设，逐步提高档案管理效率。

3.2 加强信息化建设

事业单位转变传统观念，重视文书档案管理工作的建设，还需要注重信息技术的引进，提高档案系统的整体水平，根据新时期的要求，将办公自动化应用于文书档案管理工作中，构建一个完善的信息系统，能够加强各部门的沟通联系，在组成系统节点方面，横向和纵向都需要满足相应要求，能够提高整个档案系统的综合优势。在此基础上还需要加大软件和硬件基础设施的建设力度。其建设质量关系到档案管理自动化建设的质量和效率。在硬件方面，每个部门都需要确保硬件设施的匹配性和兼容性。在软件方面，大部分的事业单位都会选择外包的方式。做好市场调查工作，选择资质高的供应商引进一些软件来完善办公自动化系统。这些软件具有良好的兼容性和匹配性，能够进一步完善档案管理网络，确保这一网络能够快速形成链接，构建一个网点多覆盖面广的网络，实现信息的共享。在信息技术和软件的支持下，构建一个专门的数据库，用于文书档案的储存备份和管理。在日常工作中，各部门积极配合文书档案管理部门传输相应的资料满足文书档案的各项要求，整合各项资料完善数据库。通过加强信息化建设能够创新传统的档案管理模式，转变工作人员的思想观念，满足办公自动化背景下对事业单位的各项要求。

办公自动化应用于档案管理工作中完善档案管理系统，实现电子档案的全生命周期管理，需要完善归档功能模块，包括数据接收、审核检查、查看全文、信息补充和完成归档5个功能。档案管理系统，在接收到电子档案的数据信息后，根据接收到的信息内容能够自动生成分类号和归单号，然后再接收电子文档的全文。自动识别档案的页数，对全部的数据信息进行审核检查。档案管理系统还具有数据接收功能，能够实时的监听系统是否有发送过来的数据，接收到数据信息后，对其自动解析，将解析后的数据信息保存在数据库中。审核检查设计能够做好对电子文档信息的审核检查工作补充相应信息。档案管理人员看到传输过来的电子文档信息，可以点击审核检查按钮对其进行检查，审核检查通过后，然后归档处理。

3.3 建设专业化的文书档案管理队伍

办公自动化女文书档案管理的结合应用，也离不开人才的支持。企业单位在完善文书档案管理建设时，还需要注重专业队伍的建设。做好人才的引进工作，严格规范选拔制度把控招聘环节，引进优秀的复合型人才，满足工作需求。还需要建立完善的培训机制，做好对管理人员的岗前和在岗培训。渗透专业知识和技能，培训信息技术和软件的具体操作，提高他们的综合素养。也可以为档案管理人员提供外出学习的机会，组织他们去一些优秀的单位观摩学习，了解优秀单位的管理模式和工作理念取长补短，逐步提高自身的工作技能，借鉴优秀单位的一些操作，积累更多的工作经验。还需要提高文书档案管理人员的服务意识，促使他们主动熟悉和接触先进的档案管理设备了解档案管理的各项功能主动挖掘档案信息，为有利用档案需求的员工提供服务。此外还需要注重培训他们的职业道德素养端正，他们的工作态度严格遵守各项规章制度，在日常的工作中能够严格约束自己，恪守职业道德，确保文书档案的隐私性和安全性。通过这一培训能够减少人为因素导致的失误，提高文书档案管理的效率。

3.4 建立现代化的文书档案管理制度

事业单位还需要注重完善文书档案管理制度，根据办公自动化的要求，细化各项规章制度，进行有效创新，弥补以往工作的弊端消除成就，机械僵化的管理模式。首先要以办公自动化的应用为基础，分析办公自动化和文书档案管理结合的优势，寻找以往档案，收集存储等工作中的弊端，细化规定，修改档案管理程序的漏洞，提高档案管理的水平。其次可以借鉴一些优秀单位的档案管理制度结合自身的实际情况来进一步完善，确保档案管理的规范化和标准化。一般在日常工作中也需要做好经验的总结，分析现行制度中的漏洞，提出一定的建议和意见。事业单位积极采纳彌补现行制度中的漏洞，制定一套完善的文书档案管理体系。目前我国许多单位的文件管理与档案管理采取分开管理的形式，设立了两个管理部门，这种模式会影响档案管理部门对各类文件的控制。在办公自动化的支持下，实现档案管理的有效整合，强化体系的标准化建设。当然在这一规章制度中还需要明确规定技术操作。要考虑档案管理系统的兼容性，高效性和实用性，明确各项技术的标准。要求工作人员严格遵守这些标准，规范自身的行为，从而提高技术的应用率，减少失误的发生。此外还需要完善绩效奖惩机制，做好对管理人员的考核工作，将考核结果与绩效奖惩机制相结合。给予表现优异者一定的物质和精神奖励，出现问题及时追责，给予相应惩罚。通过这一机制能够激励员工的热情和积极性，督促他们严格落实各项规章制度，加强管理规范自身的各项行为，提高管理效率。

3.5 做好电子档案的安全保密管理工作

事业单位档案管理部门会对文件资料等进行鉴别甄选，确定其具有一定的价值，然后进行归档处理做好电子文件档案管理和备份工作。但是电子档案案很容易受到黑客病毒等的攻击，因此的事业单位还需要提高对安全保密管理的重视程度。部分档案信息需要进行公开透明化，但大部分的档案都是需要进行严密的封存管理。因此根据档案的特点设置不同类别等级，为内部人员设置权限，在利用档案前，需要通过权限认证，才可查询相应档案。当然在选择软件供应商时还需要咨询他们的安全系统服务，确保他们能够提供一定的安全服务。以及安全技术，加强对电子档案的安全保护工作。同时还需要做好对各部门各人员的宣传科普，要求他们严格遵守档案查询使用的规章制度，做好保密工作。

4 结束语

综上所述，在办公自动化背景下，越来越多的事业单位更加注重办公自动化的建设，改变传统的工作形式。在办公自动化的应用冲击下，传统的文书档案管理工作弊端也显现出来。事业单位的领导层需要转变传统观念，提高重视程度，注重信息化的建设。完善信息系统，实现资源共享，加强各部门的沟通联系。做好对管理人员的培训工作提高他们的综合素质。还需要健全各项管理制度，符合现代化要求。注重引进安全技术，选择资质高的软件供应商提高电子档案安全保密管理的效率。在各项举措的支持下，能够更好的促进办公室的话在文书档案管理中的落实，提高信息技术的利用率，创新管理模式，减少工作风险满足事业单位对档案利用的需求。

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作者简介：王伟，（1987.3-），男，陕西汉中人，汉族，大专学历，初级馆员，主要从事档案管理工作。