做好政府信息公开与档案信息开放工作的几点思考

摘要：随着我国不断的改革和深化，人们对政府档案信息的开放和利用越来越受到重视。档案信息作为政府事务信息披露的主要环节，相关部门应充分认识到档案公开使用在政府信息公开发展中具有非常重要的地位和作用，需要遵守相关法律，确保主要内容和范围、程序符合相关规定，积极分析和探索相关措施，提高政府档案信息披露和共享及时性。

关键词：政府信息公开背景;档案开放利用;有效途径

1 引言

随着我国改革开放的不断深入，公众对充分开放档案信息使用的紧迫性越来越大。档案信息公开利用作为政府信息公开的重要环节，档案部门必须充分了解政府信息公开的背景下档案信息的重要作用，规范档案信息公开使用的范围、内容、程序成为档案信息公开的重要保障，积极探索档案信息开放新措施，努力提高档案信息公开使用的效果。

2 政府信息公开与档案信息开放之间的联系

政府信息公开与档案信息开放之间有着密不可分的联系，只有充分地认识到两者之间的共同之处才能不断融合创新，政府信息公开才能更好服务经济社会发展，檔案信息开放也能达到“守护历史，传承文明”的目标。其共同之处在于：其一，立法目的相同。无论是政府信息公开还是档案的保管利用都是要达到“资政、服务”的最终目的。具体来讲《中华人民共和国档案法》立法的目的是为国家建设提供信息服务，《中华人民共和国政府信息公开条例》其最主要的目的也是要发挥政府信息对人民群众生产、生活和经济社会活动的服务作用。所以这两项法规在立法的初衷上是统一的，都是要为社会的发展提供信息服务，二者的工作目标具有一致性。其二，工作主体相似。档案是政府对社会管理活动和服务人民群众的记录，也是民众了解国家方针政策和政府活动的重要窗口，既是政府信息公开的主要内容也是档案信息开放的主要载体。档案是档案的最终归宿，政府部门在为广大群众服务和社会管理过程中形成的档案资料绝大部分最后都将成为档案，并按照要求被保管和利用，在实践中做好档案信息开放最主要的也是做好档案信息的公开。其三，服务对象一致。无论是作为政府信息公开的各级政府还是档案信息开放的各级综合档案馆，其工作服务主要对象都是公民、法人和其他社会组织，二者都是通过不同的方式提供性质内容相似的信息供服务对象查询，二者的服务对象在很大程度上具有统一性。

3 政府信息公开制度的现实意义

政府承担着管理和引导各项民生事务的重要责任，其内部信息的透明化也能够充分体现政府的廉政管理效能。实行信息公开是我国政府的重要使命之一，通过具有较高逻辑性和内容详实性的信息公开形式能够加强政府自身服务能力建设水平，还能够向公众客观的反映政府监督的实际行政权力。以此防止内部人员出现类似于滥用职权和以权谋私的不合理现象，展示政府公正廉明形象的同时保障公众的切实利益。目前，我国政府已通过立法、设定制度与准则等多种形式将政府信息公开化和透明化提上了日程，并对相应的信息公开制度做出了明确规定。按照规范化的操作流程和信息公开制度对各项基本原则进行了充分明确，并对可公开的范围进行了科学合理的规划。在公开方式的选择上也设置了符合民众实际的，能充分了解政府日常办公事务及流程的具体方式。此外，还设置了公开程序的监督管理机制，进一步保证信息公开的实际效果。在多项条例的辅助和监督管理下，政府信息公开制度能够为民众的实际利益及各项信息的知情权提供切实的保障。从民众的角度来看，实行信息公开制度将可以在强化政府工作职能的基础上进一步推动我国经济发展，并提升政府在民众群体中的公信力，为建设社会主义和谐社会创造新的动力。

4 政府信息公开环境下档案开放利用面临新挑战

4.1 信息共享观念对传统管理模式和保密观念的冲击

中国政府档案管理人员长期以来一直受到传统管理观念的影响，存在着“保护多于用”的不良问题。在当前政治事务信息披露背景的发展趋势下，相关人员的意识逐渐觉醒。档案管理部门应权衡档案资源信息保密与开放之间的关系，防止不平衡，在预防中心偏差的基础上积极倡导档案信息开放应用，忽视档案信息保密工作。面对当前的信息发展环境和以往对传统档案管理方法的分析，我们需要统一和协调相关的档案保密工作和开放应用工作。

4.2 档案信息管理缺乏实效性

社会每一个层级对档案的需求程度不同。从需求情况角度分析，社会和群众主要所需的是形成时间在十年以内的档案。而因管理工作具有其繁琐性，政府部门长期以传统的、单一的管理方式开展工作，已不适应现代化社会发展需求，且在管理上还缺乏合理的监督机制，管理条例未落实，质量无法达到预期目标，导致档案管理工作经常处于期限错配的状态，无法及时面向公众公开部分信息和提供所需服务。

4.3 档案工作的主体范围较窄

从目前的发展情况看，开展档案开放工作的主体只有各级档案馆，只能对移交到档案馆内部的资料进行开放处理，但在实际工作过程中，各机关单位也有大量的资料和信息，正式纳入档案开放工作的主体范围 在具体的档案管理工作中，各单位的档案室对具体的资料、信息有更准确、全面的认识，能准确判断档案本身的属性，有助于进行更有效、快速的筛选，以是否开放为标准进行分类管理。 因此，在信息公开的大环境趋势下，目前政府档案开放工作的主体范围还不够，不利于档案公开范围的提高和生产力的提高。

4.4 相关制度法规不协调

政府档案管理部门作为档案公开的主要窗口，不得忽视《保密法》和《档案法》对档案保密工作提出的要求，同时应当按照《政府信息公开条例》的要求进行信息公开。 但是，现行三部法律之间有很多不协调的地方。 例如，三部法律在立法精神上有很大差异，保密法的立法精神强调信息保密，政府公开条例强调信息的公开和利用。 另外，不同法律对档案保密和公开范围的要求也有一定差异。 在法律法规不一致的情况下，档案管理部门的档案保密和开发工作容易导致思路不统一，从而产生概念不清晰或工作不深入等问题，最终可能导致工作难以开展。

5 做好政府信息公开与档案信息开放工作的几点思考

5.1 提高档案管理与政府信息公开工作的统筹整合

积极探索档案管理与政府信息公开工作的统筹整合，提高政府信息公开与档案信息开放的协同性。为解决政府信息公开与档案管理工作之间的矛盾与冲突，在机关事业单位的实践操作中要积极探索把档案保管利用和政务信息公开整合管理，纳入办公室统一管理，配备政治过硬、业务精通、责任心强的专职人员，统筹开展好档案管理与政府信息公开工作。在档案形成的全过程及时、准确地做好政府信息的公开，这可以大大降低政府信息公开与档案管理不同部门之间统筹衔接的矛盾和冲突，提高政府信息公开与档案信息开放的协同性。

5.2 完善档案利用与保密的相关立法

面对当前法律法规不统一、不完善的现状，档案管理人员应当积极配合有关部门对现有法律进行调整，在立法调整的过渡阶段，档案管理部门应当先行对职权范围内的规章制度进行调整，在做好重要档案保密工作的基础上，尽可能增加信息公开的数量并提高信息公开的质量。当然，这需要政府档案部门树立新的档案保密思想，重新为档案划定合理的保密范围，使档案保密和公开工作更具可操作性。比如，对于未明确要求是否公开或保密的档案，应当一律对外公开;对于档案阶段已公开过的档案，归档后也理应对社会公开。政府档案管理部门应当在实践中总结经验，协调好现有法律法规的关系，努力做好信息化时代档案信息的利用和保密工作。

5.3 提高重视程度，加大资金投入

政府是面向群众的服务性机构，每天要接收到相当庞大的信息数据，所以必须要进行档案的管理。档案管理工作的有效推进离不开人力、物力等方面给予支持，而且在今天信息日益庞杂的环境下，政府档案管理工作必须依靠先进化设备快速展开，有益于其朝向更好的方向发展建设。而因前期投入不足，馆内仪器设备不健全，条件不足的限制令电子档案的工作无法顺利开展，整个档案管理效果欠佳。基于此，政府单位应召集相关人员开会讨论，为档案管理信息化建设立专项资金，以用来购买存放档案所需物资，以及电子化设备等。同时，政府单位要加强与社会上公司间的合作，寻找专业的技术人才和资源，以促进政府档案管理工作可顺利推进。

5.4 搭建管理系统，公开部分信息

政府是一个社会发展服务和管理组织。为了在现代社会的发展趋势下，更好地促进档案和信息管理的服务，我们需要从两个方面进行改进和改革。首先，政府有关部门应建立档案与信息整合的控制模式。在开展政府信息披露时，需要澄清并要求相关部门及时、主动地向相关机构提供可以向外公开的信息，这也是必须遵守的义务。档案管理机构应做好相关档案和信息的整理和归档，建立综合文件管理模式，连接电子政务和政府档案管理系统，扩大其管理范围。其次，我们应该以个性化化的管理视角，将电子档案存档管理等设计功能，使公众能够更准确、方便地操作，并快速查询相关文件。

5.5 引进高素质档案人才与先进技术

政府档案管理部门应当大力引进专业人才，同时引进先进档案管理设备及技术，有效改善现有工作人员的技术水平和工作环境。与此同时，应加强对档案管理人员的继续教育和培训，使工作人员能够扎实掌握现代化的技术和手段，认真学习声像档案、电子档案的管理方法，熟练掌握现代化信息的传播方式，进而使得政府档案能够通过多种途径对外传播。此外，档案管理人员应当从技术层面入手，积极做好档案的技术性保密工作，实现政府檔案利用和保密之间的协调。

5.6 信息公开与知情权的保护

信息公开是政府公共管理部门的义务和责任，免费使用个人信息或申请信息披露是公众的基本权利。档案管理部门是政府信息披露的重要窗口和来源，有义务公开档案信息。这在履行公共部门信息公开的功能的同时，也是对公民知情权的尊重。但是，公民的知情权在公开的范围内是有限的权利。公民知情权的公开不能损害国家、集体和他人的利益。在实践过程中很难掌握两者的平衡，必须从技术保障和制度保障两个方面来实现。

5.7 善用电子政务办公，提高档案管理实效

长期以来，档案只能用文字记录，综合网络技术、大数据、云计算等现代技术融为一体的电子政务系统为政府档案信息服务拓展了广阔的空间。电子政务的广泛应用不仅丰富了政府档案的载体形式，而且有效地改变了政府档案结构和材料归档单一化的特点，向多元共存的方向发展。音频-视频图像等媒体使录制档案的人、事、物更加直接生动，不受时间、空间限制，利用电子网络传输，不仅大大提高了档案部门的工作效率，还使公众能够更方便、更快速地使用档案。因此，为了进一步发挥电子政务信息系统的优势，政府档案管理工作必须注意传统的档案利用服务方式和现代网络档案信息服务的并行性，在新技术渗透到档案管理的过程中，努力实现传统和现代两种服务方式的有机结合。努力弥补两者的优点，弥补优点，扬长避短。另外，必须加强政府档案数据安全管理。数据库服务器必须使用主和备用双主机，相互镜像备份，使用磁盘进一步备份数据，从而保护政府存档中的信息安全。

5.8 拓宽档案开放的主体范围

为有效提高政府档案开放的效率，真正公开信息，建议在现有基础上不断扩大档案开放主体的范围，赋予各级机关单位档案室开放档案的权限和责任。不仅可以方便各机关单位的根根管理和开放档案，还可以有效地提高档案过滤工作的效率。另外，根据实际工作情况，在打开档案之前，可以不断提高过滤操作的效率，建立更合理的过滤系统，提高档案操作的过滤效果。总之，为了使信息公开有效，政府档案的公开工作必须扩大主体范围，使更了解情况和细节的各机关单位档案室能够参与并发挥作用。要减少国家级档案馆的工作积累，通过这种方式不断提高工作效率，提高信息公开的广度和综合性。

5.9 加强社会宣传，强化公众档案利用意识

在政府信息公开的背景下，档案馆应响应国家号召，发挥自身的社会功能和影响力，加强档案社会宣传，强化社会公众对政府公开信息和档案开发利用的意识。具体来说，档案馆应充分结合社会媒体，数字媒体平台进行档案的价值和利用宣传，例如电视、广播、微信、微博等，通过多种渠道向公众普及档案利用的价值，从而强化公众的档案利用意识，并采取更加丰富的宣传形式，激发社会公众对于档案使用的兴趣，从而在社会范围内扩大档案利用的需求，引导公众利用档案信息解决生活工作中的问题。

5.10 加快政府信息公开渠道的基础设施建设

大数据时代，各种子数据不断出现和丰富，即使发展速度加快，也不会给政府留下更新的余地。为此，政府必须树立信息公开意识，创新信息公开方式，尽快完善信息公开机制，加快政府信息公开渠道的基础设施建设，实现日常数据收集的最大价值，为未来创造更多利益。同时，要继续加强创新，整合资源，以组织建设、阵地平台建设和技术提高为重点，以国家级标准为核心，大力推进政府信息公开基础设施的改革创新。要建立完善、高效的运行机制、通俗、便捷的运输方式、科学、年轻的工作团队，将互联网思维、新媒体思维、大数据思维完全纳入标准化。此外，政府可以利用第三方技术团队的能力不断更新信息披露技术。

5.11 加强信息安全技术的应用

在政府信息披露和档案披露和利用的过程中.信息技术既是工作的工具，也是信息泄露的手段。正是信息技术的发展给信息公开带来了可能性和便利。同时，信息安全技术的缺乏为信息泄露提供了新的渠道，为信息伦理的丧失提供了新的技术，对信息安全有很大危害。加强信息安全技术的研究和应用，它是信息、网络、数字化背景下的档案管理的重要任务，仅仅依靠档案管理员的计算机知识是不够的。要加强档案部门和计算机研发部门之间的密切合作，共同维护信息安全。

6 结束语

总而言之，在新时代，政府部门必须充分认识到檔案管理信息建设的重要性，将发展的目光放长远，在日常管理中与时俱进，并从人性化角度考虑进行改革，利用信息技术完善平台建设，拓展档案信息服务领域，且可在网络窗口上增加投诉意见窗口，面向公众收集可行的建议，以便后期有针对性地进行优化调整，使整个服务系统更好地适应社会发展需求。

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作者简介：刘春艳，（1977.03.04），女，汉河北省沧州市海兴县，小山乡人民政府，现在是初级，助力馆员，申请中级。