财政改革下事业单位财务档案管理工作刍议

摘要：为确保事业单位财务管理工作顺利开展，要高度重视财务档案的应用与管理，确保单位各项业务活动顺利开展。近年来，国家正进一步深化财政体制改革，这也使得事业单位的财务管理工作面临前所未有的挑战。事业单位要紧密结合财政改革的要求，对财务档案管理工作进行改进与创新，使其能够为单位的财务工作和其他业务活动的开展提供更多指导。

关键词：财政改革;事业单位;财务档案管理

引言：目前，我国财政改革正得到进一步推进，事业单位要严格按照这一政策的要求明确自身定位，为社会提供更加完善的服务。支持事业单位发展的资金主要源自财政拨款，因此，需确保每一笔款项有明确的取向，使其真正服务社会、服务人民。在财务档案中记录了事业单位的各项业务活动情况，可将其作为重要信息的参考依据。事业单位要高度重视财务档案管理工作，并结合自身实际情况，对该项工作进行改进，使财务档案可以更好地发挥作用。

1 事业单位财务档案管理中存在的问题

1.1 财务档案管理并未全面落实

目前，许多事业单位虽然会将财务管理视作一项重要工作，但却忽视对财务档案的管理。比如，部分工作人员不了解财务档案管理的具体内容和范围，或者仅对会计档案进行管理，缺乏全面的管理内容。现有的管理手段比较落后，工作人员会将纸质资料作为收集的重点，也会根据相关法律法规的要求对其进行归档和立卷，但却并未及时对电子信息档案进行备份与归档，管理理念比较落后。随着财政改革不断深入，事业单位的业务范围正不断增加，财务档案的内容等均已发生变化。目前，由于工作人员对财务档案管理重视程度不够，管理方式比较单一，就会导致财务档案的安全性缺乏保障。部分单位的财务档案管理人员缺乏专业的知识和实践经验，将财务档案随意堆放，无法实现对档案的合理分类。

1.2 财务档案管理信息化水平有待提升

虽然事业单位已陆续在各项工作中引进信息技术，使工作效率和质量得到提升，但现阶段，财务档案管理信息化建设还存在许多不足。第一，许多事业单位并未加强基础设施建设， 不能定期对相应的硬件和软件进行维护。第二，事业单位并未加强对财务档案管理信息化建设的投入力度，现有的硬件、软件设施水平较低。第三，财务档案管理人员不重视档案安全，不能设置有效的杀毒软件或采用合理的安全加密技术，导致财务档案内容面临被泄露的可能性。在应用信息技术对财务档案进行管理时，档案管理人员会将档案存储与专门的云平台之中，但却由于缺乏完善的安全管理体系，导致信息可能会面临泄露、遗失。

1.3 财务档案管理工作规范性不足

由于事业单位对财务档案管理工作重视程度不足，因此，财务档案管理人员在具体操作的过程中可能会忽视许多环节，导致管理存在许多漏洞。由于财务档案管理工作涉及内容众多，而现有的管理制度却并不完善，因此，管理工作可能会缺乏应有的秩序，工作人员也不能规范自身行为。比如，在进行财务档案调阅时，若缺乏完善的制度做依据，可能会导致档案得到不合理利用，还会使信息面临泄露。进行财务档案销毁时，许多事业单位对该项工作并不了解，无法保证工作人员是否严格按照相应的要求进行操作， 导致部分应被处理的档案却并未及时得到销毁。

2 财政改革背景下事业单位对财务档案管理的优化思路

2.1 提高对财务档案管理的重视程度

大部分事业单位会将财务管理工作与本单位的各项业务活动相结合，因此，其管理重点也会放在这些内容之上，从而忽视对财务档案的管理。要转变传统的思想观念，充分意识到财务档案管理开展的必要性，及时对各类经济活动所涉及的信息进行全面的采集与整理，为事业单位的各项决策提供重要的参考依据，促进单位实现可持续发展。要结合财政改革的要求，明确财务档案管理的方向和目标，制定完善的管理制度，规范财务档案管理人员的行为，提高档案的利用率，满足各个部门的工作需求。

2.2 积极开展财务档案管理信息化建设

由于财务档案管理关系到事业单位各项工作的开展和决策的制定，因此，各大单位要引进先进的信息技术，加强财务档案管理系统的建设，完善系统的功能，提高信息化管理水平。财务档案管理人员要及时与信息技术人员进行沟通，了解档案管理信息系统的功能和使用方法，熟练操作这一系统开展工作。技术人员要了解财务档案管理工作的需求，明确管理目标，合理进行信息化系统設计，使其符合本单位的财务档案管理流程的要求。

由于信息技术与财务档案管理的融合涉及到许多环节，对工作人员的要求比较高，因此，事业单位要结合工作要求和自身实际情况，积极引进优质的人才，并加强对内部员工的培训，使其掌握扎实的信息技术，更新管理理念和工作方法，善于发挥出信息技术的优势，提高财务档案管理水平。在开展培训时，要明确培训内容、时间、目标和周期，采取多元化培训方式，激发广大员工参与的积极性，使其能够尽快掌握信息技术，并做到学以致用。

2.3 规范开展财务档案管理

第一，事业单位要考虑到各项原始会计凭证的管理，保证管理更加及时、科学、有效。要明确管理目的，对各项凭证进行全面的整理与保管，避免与后续凭证产生交叉。要认真核对凭证内容，然后对其进行分类，使档案得到妥善保管，满足使用者的需求。第二，要严格按照档案管理制度的要求，对财务档案进行保管。需设置指定的保管场所，根据财务档案的保管时间和保管周期，确定是否要移交档案，避免档案信息出现泄露，提高档案的安全性和可靠性。可采用云技术对档案进行备份，确保重要的信息得到及时存储，减少财务档案管理所面临的风险。第三，由于财务档案与事业单位的发展息息相关，涉及诸多财务数据和经济活动内容，因此，要保证财务档案得到稳妥保管，提高广大工作人员的保密意识，严格按照档案管理的制度和要求开展工作。需对档案调出流程进行严格的控制，若使用人员需调阅档案，要保证手续齐全，确保使用人员严格按照相应的规定执行工作。要进一步优化财务档案，调用审批制度和程序，明确记录档案的调取时间和目的，对执行人和使用人进行全面的监督，使其能够自觉规范自身行为。

3 事业单位财务档案管理的实践

3.1 财务档案形成管理

财务档案在事业单位中占据重要地，这一类档案中包含的内容众多，比如，事业单位在开展各项经济活动时，会产生大量的信息和资料，档案管理人员需及时对这些内容进行采集与整合，形成财务档案;财务人员在进行会计核算时，会产生一系列数据，对这些数据进行有效的整理，使之形成财务档案。总之，财务档案具有高度的保管价值和使用价值，其充分反映出事业单位的业务情况和财务情况，对事业单位的各项决策起到有效的指导。财务档案形式较多，除了传统的文字和图表之外，还有纸质档案和电子档案。财务档案管理人员要对档案管理的内容进行合理界定，严格按照管理流程的要求进行操作，进一步还原财务档案的形成过程，对信息进行有效提取和判断，从而进一步优化财务档案管理的内容。要保证财务档案管理的范围和内容全面，确定分类依据，对财务档案进行科学的分类。

根据类别性质对财务档案进行分类时， 可将其划分为会计档案和管理档案。财务档案管理人员要严格按照相应的规范和制度对各类档案进行全面的管理。在会计档案中包含的内容比较多，如会计凭证、财务会计报告、会计账簿等资料。管理档案是随着管理会计的发展而逐渐形成的一种财务档案，这一档案中包含的内容更加丰富。比如，事业单位在进行各项经济活动时，需对活动进行有效的管理，从而形成各种管理制度、管理合同、报表、预算、采购、绩效等相应的文书档案。根据媒介性质对财务档案进行分类时，可将其划分为纸质档案和电子档案。电子档案是信息时代的产物，与纸质档案地位等同。财务档案管理人员要将电子档案的管理放在重要地位，并严格保障档案的安全性和可靠性。

3.2 财务档案保管要求

3.2.1 财务档案整理与分类编码设置

财务档案管理人员要对各种零散的信息、文件和资料进行合理整合与分类，然后按照档案管理的要求，逐步进行操作，实现对财务档案整理与归档。财务档案管理人员要根据财务档案形成的内在联系和保管原则，对各类档案内容进行梳理和归档，并严格按照管理制度的要求，对各个环节的工作进行优化，保障管理工作具有一定的灵活性和创新性。由于档案在整理之前涉及到多个内容，因此，档案管理人员要根据相应的标准和规则对各个要素进行统一管理。要结合财务档案的具体业务范围、内容，对档案进行明确分类，使其得到有序保管，方便使用人员随时对档案进行查看和阅读。要遵循统一的分类标准，规范管理人员的行为，明确档案管理的组织架，使其能够全面反映与档案管理相关的内容和具体信息。

为了进一步夯实财务档案管理的基础，事业单位要设置统一的编码规则，使各类档案得到高效的管理。在设置编码结构时，首先要明确财务档案架构内容，以逐步细分的原则进行设置，明确每个部分的编码定义。比如，可通过分级管理的方式，使不同级别的档案得到科学分类。然后，要进一步细化分类，并将归档时间作为编码设置的重要依据。要保证电子档案与纸质档案的编码彼此统一，从而满足使用者的需求。

3.2.2 统一收集归档管理

事业单位要打造健全的财务档案管理体系，明确每一名工作人员的职责，提高其对工作的责任感。第一，要发挥出档案室的作用，确保各类档案在档案室中得到统一的管理。第二，事业单位要明确财务部门各工作人员的职责，并设置专门的财务档案管理岗位，由责任心强、具备专业技能和档案管理知识的人员负责该项工作，使其能够将财务管理于档案管理有机结合，协助档案室的工作，提高财务档案管理水平。第三，要设置不同专业的经济管理责任主体工作小组，结合财务档案管理制度的要求，设置兼职档案管理人员，确保本专业或本组的档案得到有效的收集和整理。及时对档案进行归档、编号，明确归档时间，将档案移交到专职财务档案管理人员处。各专业工作组要严格按照财务档案管理的标准和要求开展工作，规范操作行为。专职财务档案管理人员要定期对财务档案进行汇总，并将最终的档案移交到档案室。

3.2.3 财务档案保管

要严格保障财务档案的安全，对档案进行稳妥保管。财务档案管理人员要严格按照相应的顺序和规章制度对档案进行分类，使其得到有序存放，保证档案内容的原始性和完整性。与纸质档案相比，电子档案的诞生时间比较晚，但同样也是档案管理的重要内容。电子档案的信息量庞大，虽然可方便存储，但却存在传播速度快、容易复制，并且随时面临病毒和黑客所带来的影响。财务档案管理人员要将纸质档案和电子档案的管理放在同等重要的地位，同时，还要考虑到两类档案管理的差异性。第一，要保证同一内容的纸质档案和电子档案的数量相符，严格按照相应的归档要求进行操作，保证档案内容的完整性。第二，要更加關注电子档案所对应的信息媒介是否安全，及时对档案进行备份，避免档案面临遗失或泄露。需全面保障纸质媒介的完整性，避免其面临损坏。

3.2.4 财务档案保管期限与销毁

在当前财务档案管理中，档案的保管期限和销毁经常面临处理不当的问题，导致管理面临较大的风险。尽管关于会计档案的保管期限和销毁的内容具有明确的规定，但对于财务管理档案的相似内容却并未有明确的规定，这意味着事业单位在开展该项工作时缺乏必要的参考依据。为了改变现状，财务档案管理人员要了解档案的具体内容，明确管理需求，对现有的保管期限进行规范管理，同时要严格按照相应的制度要求，对档案进行销毁处理。

第一，财务档案管理人员要严格按照管理制度的要求和流程，认真进行档案销毁工作，加强对档案销毁的鉴定，提高信息的保密程度。要对销毁相关的责任予以明确，使工作人员能够对档案进行稳妥保管，规范销毁操作的行为，减少法律风险。第二，正式进行销毁工作之前，要加强对档案销毁的鉴定，加大审核力度，确定档案符合销毁的要求。根据《会计档案管理办法》的要求，对档案的保管期限进行检查，确定其已达到规定的保管时间。要严格履行报备程序，确保各项手续齐全，明确需要销毁的档案。若确定财务档案符合销毁要求，并确定财务档案销毁工作通过鉴定和审批，就要制定销毁清册。第三，为确保销毁工作顺利开展，要发挥出监销工作的作用，规范操作人员的行为。当确定可销毁，就要由档案管理部门负责监销工作。在正式销毁档案之前，要严格按照销毁清册的内容，对档案进行清点和核查。销毁工作完成后，要在销毁清册上签名、盖章。对电子档案进行销毁时，要严格按照国家所制定的电子档案规定进行操作，负责监销的人员主要有档案管理人员、财务管理人员和信息系统管理人员。

3.3 财务档案的使用

为了进一步发挥出财务档案的价值，要规范使用行为，严格保障档案的安全。需提高广大工作人员的保密意识，严格按照国家的要求进行操作，并根据保密制度的要求合理使用檔案。对档案进行查阅和借出等操作时，需严格履行审批登记制度的要求，明确各项手续和责任人。第一，进行财务档案借出时，要明确借阅权。通常，负责提供档案的部门对本部门内部的档案享有相应的借阅权，若其他部门人员要对这一部门的档案进行借阅，需提前向档案管理部门提出申请，得到允许后，方可借阅。第二，要明确借阅档案的范围。通常不允许对外借出本单位的财务档案，若必须要借，则要严格执行借出制度的要求，明确各项借出手续和责任人。第三，要重视档案借阅登记工作，严格保障档案的安全性和可靠性。要根据档案的具体级别和重要程度，采取不同的借阅管理制度。若档案具有高度保密，则需根据相应的保密级别，对大使用人员和部门进行审查，确定其使用权限。由于档案会存放在不同的地点和部门，因此，要制定与之相关的制度，进一步规范借阅登记工作，明确工作人员的保管职责。要明确档案的借出时间、地点、借出人和档案的归还时间，当档案得到归还后，需对档案的内容进行全面的检查，避免出现档案内容泄露、丢失等问题。第四，充分发挥出单位办公信息化平台的功能，建立档案借阅管理信息化文档，有效保证档案的安全。

4 结束语

总之，事业单位要充分意识到财政改革的必要性，以及现阶段所面临的全新发展环境，不断提高自身综合实力。要积极开展财务档案管理，结合财政改革的要求和现阶段工作中存在的问题，对财务档案管理工作进行优化和改进，以此推动事业单位实现可持续发展。

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作者简介：曾举仪，（1981.06-），女，籍贯：四川射洪，学历本科，职称馆员，研究方向：档案管理。