会计档案电子化管理创新分析

王奕

摘要：随着现代科学技术的发展，信息化已成为时代的主流。会计档案电子化管理的实施极大地提高了会计档案的管理和利用水平，因此，必须特别重视会计档案电子化管理，不断创新管理方法。

关键词：会计档案;电子化管理;创新

档案反映了一个组织或公司的历史，是重要事件发展的见证，这些材料和信息与重要决定的执行和重要专题的出版有关。此外，档案管理不仅是衡量员工工作绩效的重要指标，也是提高员工工作质量的切实手段。档案是记录重要历史事实和事件的重要资料来源，是恢复历史真相的重要证据。科学规范的档案管理有利于组织、企业乃至国家的协调发展。

1 概念和背景

会计档案电子化是通过电子手段编制、传输和保存会计数据，如会计账单、账目和年度账目，是反映企业经济活动的重要文献，是企业重要经济档案[1]。它不仅是迄今为止监测公司和机构经济活动的重要基础，也是国家档案的重要组成部分。会计档案电子化管理与会计软件系统密切相关，与纸质档案相比，电子化档案管理只能在一些计算机系统中使用。不同版本的财务软件或相同的软件会产生不同的会计文件格式。2014年，国家发展改革委、财政部、国家税务总局、国家档案局开始实施会计档案电子化管理;2015年12月，财政部和国家档案馆发布了新的会计档案管理制度，于2016年1月1日起实施。新的会计政策为会计档案的收集、登记、归档和保管提供了电子化管理。新的《管理办法》的出台，确认了会计档案电子化管理的法律效力，这将极大地促进会计档案电子化管理的网络化传播和网上使用。

2 会计档案电子化管理的作用

会计档案是以图表和文字的形式记录和反映单位经济和业务的会计数据，包括储存在电子设备上的会计电子凭证。随着管理措施的实施，许多企业开始实行会计档案电子化管理系统，并借鉴会计档案电子化管理的经验，降低管理成本，提高财务管理的效率，实现信息的交换。促进了财务的自动化，提高档案管理水平，计算机具有高效的信息处理、快速的信息输入和存储能力，能自动生成和接收数据，自动分类、处理、收集和使用会计档案，大大提高了财务处理的效率。通过会计档案电子化管理系统实现了主要文件与其他会计电算化系统的自动归档。核算和交付单据不需要人工分类和对账，节约了会计人员进行财务核算的成本和时间[2]。

3 会计档案电子管理的重要性

3.1 有利于提高档案管理水平

与传统会计档案管理相比，会计档案电子化管理可以有效降低成本。首先，随着会计档案电子化管理的实施，重要的管理资料和数据都存储在档案管理需要的地方。第二，会计档案电子化管理不需要任何其他程序，可减轻会计人员的工作强度和工作量。在信息技术飞速发展的背景下，会计档案电子化管理技术在我国逐渐发展起来，建立健全会计档案电子化管理的安全方法和机制，提高会计档案电子化管理的安全性。

3.2 有利于提高档案管理的安全性

为了有效地进行会计档案电子化管理，各部门都需要建立会计档案电子化管理系统，以及相应的保护技术和安全改进措施，各部门应按要求建立电子发票，对会计电子凭证进行收集、维护、分类、评估和使用，主管人员按照国家档案馆规定的格式进行确定，会计人员收到会计电子化凭证时，必须进行核实，审计的主要内容是会计档案完整性、真实性和安全性。

3.3 有利于提高档案管理的完整性

管理人员必须检查系统中所有电子档案的真实性、完整性和安全性。从认证的角度来看，其主要目的是通过比对预归档文件和后归档文件的代码来检查文件是否被操作过。在安全测试方面，与杀毒软件结合检测病毒的存在，同时，管理者要注意日常检查。会计档案电子化管理在是经济系统中存储结构化数据，但在实践中，无法对经济系统能够提供有效的保护。在此基础上，对会计档案进行技术控制、收集、整理和使用，最大限度地保证会计档案的完整性[3]。

4 会计档案电子化管理应坚持的原则

4.1 安全性

会计档案电子化管理的主要任务是保证会计档案的安全，加强对纸质文件的防盗、防火、防潮、防鼠保护，因此要严格控制电子档案的风险，提供病毒、存储环境和网络安全保护。

4.2 保密性

会计档案的披露将给公司带来重大的经济风险，并可能造成损失。因此，必须提高职工的专业水平。

4.3 规范性

会计档案电子化管理必须符合财务主管部门的规定。

4.4 可靠性

会计档案电子化管理必须保证其真实性和可靠性，特别是会计档案的加密和保护，建立适当的访问和修改权，防止关键数据和核心信息被篡改。

4.5 兼容性

会计档案管理不仅要保留必要的传统纸质档案，还要有选择地发展电子档案和信息数据库。

4.6 智能性

首先，会计档案的存储和管理智能化，采用智能数据备份、照片快速扫描、数据自动归档等先进技术，实现日常办公的实用价值。其次，利用互联网技术和现代电子传输技术，实现档案咨询借阅的智能化，实现内部资源释放功能和外部授权要求。

5 会计档案电子化管理存在的问题

5.1 会计档案的完整性不够

目前，我国大多数企业已逐渐认识到会计档案电子化管理的重要作用，企业对这些问题重视不够，审核员对计算机内容了解较少，缺乏相关经验，往往导致实际操作过程中出现错误。许多企业审计人员没有树立电子意识，只保存纸质资料，忽视了利用计算机存储信息的作用，使得會计档案的完整性存在重大问题。

5.2 会计信息在使用的过程中存在问题

由于企业缺乏完善的会计信息系统和电子软件，导致会计档案电子化管理流程不一致，大量数据无法回收。

5.3 会计档案电子化管理系统并不十分完善

由于应用时间短，会计档案电子化管理经验不足，现有的会计档案电子化管理体系不完善。此外，档案的真实性也会受到质疑。

5.4 缺乏必要的计算机维护人员

互联网的出现可能会在一定程度上改善现有的生产方式，也给网络安全带来了严重的风险。网络安全是制约互联网技术发展的重要因素之一，会计档案是企业在经营过程中，所获得的信息，是绝密文件。会计档案电子化管理的引入将给会计安全带来重大隐患。此外，目前大多数企业还没有建立专业的网络安全维护团队，计算机维护还存在很多问题，危及企业的信息安全，甚至危及企业工作人员的人身安全。

6 会计档案电子化管理的创新发展

6.1 加强档案电子化管理的安全建设

会计档案应当记录本单位的重要信息，确保会计档案的安全至关重要。因此，有必要从以下几个方面分析会计档案的安全管理;二是通过管理，严格遵守相关规定，建立相对完善的安全管理体系，避免数据泄露。

6.2 提高档案管理人员的素质

首先，档案工作者必须认识到档案的重要性，是企业经营发展的必要条件。其次，规范管理人员的操作，将备份文件及时拷贝到硬盘，为了便于维护和检索，必须注意各种文件的位置。此外，管理者要完善自身的专业能力，有效提高工作效率，避免工作失误。此外，公司还需要计算机网络专家定期对系统进行维护，确保会计档案的安全。

6.3 完善硬件设施建设

按照传统的会计政策，会计人员必须首先在财务系统中获取正确的会计号，获取历史或当前的凭证信息，然后使用正确的凭证号获取相关信息。为了方便信息检索，公司必须建立完善的文档工具并使用新的硬件，用于存储会计档案，会计人员可以直接将档案信息储存在计算機中。要获取相关信息，只需将基本信息输入计算机即可快速获取，从而提高会计工作的效率。

6.4 建立完善的存档制度

与传统的归档方式相比，电子管理方式对档案信息的真实性构成了更大的威胁，这就要求企业建立完善的备案制度，保证会计数据的合理性和完整性。会计人员储存数据时，应当认真核算、核实数据的真实性，为保证会计凭证的合法性，单据必须由相关管理人员签字。另外，在会计档案电子化管理范围内，保留原始凭证，对月度发票进行核对，如遇紧急或异常情况，应在打印过程中补充会计数据，并由操作员在打印页上签字。

6.5 规范会计业务活动

会计的基础工作是会计档案的基础，只有做好会计的基础工作，会计系统才能有效地接收和处理会计数据，并将其转换为会计凭证、会计账簿等会计电子数据，以及后续处理方法，以便为授权和其他必要的电子签证程序创造条件，信息系统将进一步规范会计档案的管理。会计档案电子化管理系统必须能够获取信息系统产生和传输的会计数据，以保证信息的真实性和有效性。

6.6 安全保障系统建设

（1）档案的安全使用。首先，档案必须包含适当的安全标准和许可证，电子档案的保密应达到3-5个级别。相关人员只能根据自己的身份使用，系统可以在用户打开所有类型的档案查看时，自动将其转换为swf文件，此选项只允许用户浏览，不允许用户更改会计档案。另外，必须对外部源文件操作的验证，定期检查和修改验证码，确保源文档的安全性，其次，为了保证档案数据的保存，公司可以利用电子成像技术对相关外部信息支持文件进行扫描、验证和管理，以保证归档数据源的真实性。

（2）IT系统安全。一是确保计算机硬件和备份管理的安全;二是确保系统的运行安全和应用安全，在操作安全方面，制定完善的控制标准，每个业务流程都应该在系统中仔细规划和确认，在一些不允许反向操作的地方，应严格控制，在应用系统安全方面，公司可以根据ERP系统的设计思路，协调用户管理、认证管理等权限，并立即实施单号注册，进一步保证授权用户的规范化操作。

（3）内网信息安全。完善内部信息系统，加强会计档案电子化管理的信息安全，提高会计档案电子化管理的网络安全。

6.7 优化会计文件的电子管理模式

现有的会计档案管理模式不能满足电子化管理的许多需求，需要根据实际情况采取一些优化措施。一方面，信息技术的进步增加了存储的可能性，过去，会计档案的管理和保管不仅工作量大，而且浪费了大量的人力、物力和时间。目前，信息技术的有效存储方法是将纸质数据转换为数字信息，同时实现数据的集中存储。过去档案信息主要以纸张、声音或视频的形式进行，这种形式并不能产生良好的效果。为了节省时间和人力成本，应使用最新的信息技术将纸质文件转换成数字格式，提高工作效率，但这对员工的专业能力提出了很高的要求。此外，与传统的纸质文件相比，电子档案不容易携带和长时间存储，如因搬迁或其他原因无法找到纸质记录，可使用电子记录作为记录的备份。

6.8 加强会计档案信息网络设施建设

建立可靠有效的档案信息系统，加强物质基础设施，将财务系统与档案存储场所相结合，并更有效、更快地使用电子会计档案。例如，公司选用具有档案管理功能的计算机软件，建立会计信息系统。

7 结语

随着互联网、云计算等信息技术的应用，计算机化已成为时代潮流，会计档案电子化管理的实施提高了企业的信息化管理水平，完善会计档案电子化管理，确保会计档案的真实性、可靠性，指导企业会计档案电子化管理工作。

参考文献

[1] 杨影. 关于企业单位会计档案电子化管理的几点思考[J]. 黑龙江档案，2021（4）：178-179.

[2] 谢君萍. 会计档案电子化管理的风险与防范[J]. 兰台世界，2015（17）：45-46.

[3] 宋阿文. 会计档案电子化管理问题与创新[J]. 环球市场，2017（6）：127.