实现医疗保险档案信息化管理的必要性分析

作者简介：郭明，（1983.1-），男，满族，河北省沧州市肃宁县人，档案管理专业馆员，从事医疗保险档案信息化管理方面。

摘要：在互联网信息技术广泛应用于社会生产与国家经济发展的大环境背景下，我国的医疗事业与之前相比也有了时代性的变化，尤其是医疗保险民生工程，受到了国家与人民的高度重视和广泛关注，这些也成为了促使医疗保险档案管理不断完善与规范的一项重要因素。在建设完整的医疗保险体系事业中，参与医疗保险人员的相关文件信息与文件被完整保留已经被国家以法律法规的方式明确做出要求，以信息化的手段将医疗保险档案进行管理已经成为了医疗保险事业改革中的一项必要内容。但结合当前的医疗保险档案管理结果来看，信息化的特征表现的并不明显，不少医疗保险文件卷宗管理人员对于档案信息化管理的理解仅仅停留在表面，对信息化管理的要求也不明确，故而在具体实施医疗保险档案信息化时缺乏针对性与实用性。

关键词：医疗保险;档案管理;信息化;必要性;问题;对策

通过查阅医疗保险档案，不仅可以全面准确的掌握参保人员的相关医疗保险信息，并且还可以为预判医疗保险基金的动向提供重要参考，这对于研究我国医疗保险事业发展的全过程以及总结发展经验而言有着不可忽视的重要意义。积极对医疗保险档案实行信息化的管理，符合医疗保险事业发展的基本规律，同时也是现代化医疗保险体系建设中的必要环节。

1 推动医疗保险档案管理信息化的重要意义及必要性简析

1.1 医疗保险档案管理信息化的实现所产生的重要意义

医疗保险档案管理信息化的实现不仅可以使档案管理工作变得更加高效，更能够让区域内的城乡居民以及职工享有更好的医疗生活条件保障。实现医疗保险档案信息化管理可以使保险工作的范围得到进一步扩大。通常而言，城乡居民基本医疗保险属于一种新型的社会保险产品，由于其与城镇职工医疗保险的参保人员以及保费来源都不尽相同，所以会在医疗保险管理的过程中带去或大或小的麻烦。不过，当医疗保险档案管理逐步实现信息化之后，在扩大保险管理工作范围的同时，可以让不同缴费标准的人群的管理因有效分类而变得更加简便，当医疗保险档案管理的过程更加有序之后，过去繁杂无序的医疗保险档案管理手续便可以得到有效梳理。

1.2 推动医疗保险档案管理信息化的必要性

医疗保险经办管理机构作为保障国家民生问题的重要职能部门之一，需要为区域内单位职工以及城乡居民的医疗保险提供便利与保障。以信息化的管理手段促进医疗保险档案管理效率的提升，可以在保障医疗保险文件信息内容的详实度以及真实度的基础上使医疗保险文件管理更加规范化、制度化，这对于提高我国民生工程的服务质量而言有着极其关键的现实意义与重大的历史意义。

1.2.1 为征缴扩面工作顺利开展打下良好基础

医疗保险档案信息化管理的全面落实，能够为征缴扩面工作的顺利开展打下良好的基础。在医疗保险档案管理实现全面信息化之后，医疗保险体系会更加健全与完善。居民基本医疗保险与城镇职工基本医疗保险在具体内容上有着明显的差异。首先居民基本医疗保险是随着社会经济发展应运而生的一种新的社会保险险种;其次，居民基本医疗保险与城镇职工基本医疗保险面对的保险人群不同。居民基本医疗保险面向的人群较为广阔，除了享受“低保”政策补贴的人员、重度残疾人员以及学生儿童之外，还包括有城镇、农村户籍但没有稳定收入来源的居民及其他城镇及农村非从业人员。而城镇职工基本医疗保险主要是面向退休人员、有工作单位的在职人员，其中也包括从事个体经济的在职与退休人员。再者，两类保险的保费来源以及相关的缴费标准也有所区别。居民基本医疗保险的缴费标准与城镇职工基本医疗保险相比较而言，因会享受政府在个人缴费基础上提供的部分补贴而偏低。而城镇职工医疗保险的保费一部分由用人单位缴纳，剩余一部分由参保的职工个人缴纳，政府不再额外给予补贴。基于此种现实情况，倘若要想将城乡居民的基本医疗保险的相关参保工作加以完善和健全，就需要在准确摸清参保的城乡居民底数的基础上，目的性更为明确的广泛做好宣传动员工作，此时对医疗保险档案进行信息化的管理优化就显得尤为必要。

1.2.2 为医保基金的安全性设置有效保护屏障

医疗保险档案信息化管理的全面落实，能够为医疗保险基金的安全性设置有效保护屏障。城乡居民基本医疗保险因其缴费来源与缴费标准的特殊性，会使得其筹集资金的能力水平低于城镇职工基本医疗保险的筹资水平。以城乡居民基本医疗保险为例，其缴费对象主要以家庭为单位，政府酌情给予的补贴作为辅助性来源，有参保意向的居民依照医保部门相关规定在及时缴纳保费后便可以享受与之对应的医疗保险相关福利性政策。城乡居民医疗保险中的相关福利性政策条件与城镇职工医疗保险相关福利性政策条件相比存在略低的情况。除此之外，城乡居民基本医疗保险在缴费年限上不做最低标准规定，参保人员需要每年按时缴纳保费，一旦缴费终止便不再享有享受相关保险福利性政策的资格。而城镇职工的医疗保险在缴费年限上规定了最低标准，当参保人员的缴费达到规定年限，通常是在退休后便可以享有享受城镇职工医疗保险相关退休福利性政策的资格。故而，将医疗保险档案进行信息化的管理能够使基本医疗保险基金在更加完善健全的城乡居民基本醫疗保险档案管理体系中得到有效的监督与管理，这对于医疗保险基金的调剂机制与风险防范机制的建立而言能够起到积极的促进作用。

1.2.3 为完善医疗保险制度提供充足科学依据

医疗保险档案信息化管理的全面落实，能够为完善医疗保险制度提供充足科学依据。随着我国社会经济的不断发展，多层次的医疗保险体系建设已经取得显著成效，而医疗保险制度要想进一步的得到完善就需要将各项医疗保险制度间的有效衔接来加以保证。关于城镇职工基本医疗保险与城乡居民基本医疗保险之间相互补充和有效衔接需要充足的医疗保险档案数据做支撑，信息化的医疗保险档案管理能够促使我国的社会医疗保险制度始终保持健康可持续的发展状态。

2 医疗保险档案信息化管理的基本要求及目标

2.1 基本要求

2.1.1 医疗保险档案管理信息化的实现

在互联网信息技术全面渗透社会经济发展各个方面及环节的时代背景之下，医疗保险档案管理信息化已经成为了当前医疗保险事业以及未来可持续发展的必然趋势。总的来讲，将医疗保险档案管理进行信息化的优化创新是医疗保险事业顺应社会内在发展要求的直接体现。而要想高效完成医疗保险档案信息化建设，就必须获得国家以及医疗保险管理机构的支持与配合。医疗保险管理机构首先要在医疗保险档案管理信息化的建设工作上引起足够的重视，站在整体发展的层面去理解信息化管理的必要性，对于医疗保险档案信息化建设能够对整个医疗保险管理机构持续性健康发展所能够起到的重要促进作用形成充分认识，同时也需要认清信息化档案管理建设也是大数据时代发展的必然趋势。医疗保险管理机构的主要负责人需要具备高瞻远瞩的谋略意识，在充分认识当前医疗保险档案管理发展现状的基础上去对未来的管理发展趋势进行科学的预判，在预判的过程中除了需要顺应时代发展的客观规律之外，还需要结合机构的实际发展情况，科学合理的将信息化技术与医疗保险档案管理工作进行融合，同时抓紧医疗保险档案管理的制度建设，为档案管理信息化的顺利实施提供制度保障。

2.1.2 医疗保险档案管理标准共享统一

结合当前的医疗保险档案信息化管理经验来看，缺乏统一的信息化檔案管理工作标准已经成为了制约医疗保险信息共享的一大重要因素。正是由于档案信息化管理工作标准的不统一，才导致了城市医疗保险信息与其他档案管理信息系统无法实现共享。医疗保险档案信息化管理的实现，需要对信息及时共享的成效加以保障。在实际展开建设时，需要根据国家卫生信息的有关要求去对信息、信息代码进行统一设计，这样能够使后期的信息整合与分类工作化繁为简，同时这也是使共享的过程更为规范的基础保障之一。医疗保险管理机构还可以主动学习其他省份相对完整的医疗保险档案信息化管理工作经验，将经验中与自身机构发展契合度较高的经验合理的应用于信息以及信息编码标准的统一工作上来，逐渐形成具有自身特色的医疗保险档案信息化管理体系。

2.2 相关目标

2.2.1 成本降低

将医疗保险档案进行信息化的管理改革后，可以从一定程度上减少档案材料成本以及管理的人工成本。理论上来讲，只要医疗保险管理机构有充足的计算机以及内存足够大的硬盘，就可以解决无限数量的医疗保险档案资料的存放问题。并且利用计算机去查找参保人员的相关医疗信息所耗费的时间成本远比通过人工查找所耗费的时间成本要低的多。

2.2.2 效率提升

医疗保险档案信息化管理建立在标准统一化、信息数据化的基础之上，医疗保险档案管理工作在字符画的检索方式下变得更加高效。对于医疗保险档案格式的更改工作，档案管理人员只需要利用计算机进行简单的粘贴复制即可，并在格式更改完成之后新增检索标签，就可以形成一份新的医疗保险档案。这与传统的医疗保险档案格式更改方式相比，过程更为简便，效率明显提升。

2.2.3 功能增加

医疗保险档案的使用频率与其他档案资料相比较而言是较高的。医院相关的工作人员需要凭借医疗保险档案给出准确的城乡居民医疗福利标准、城乡居民需要凭借医疗保险档案去享受相应的医疗保险福利条件、企业的决策者需要凭借医疗保险档案去合理制定职工的医疗保险福利制度……正是因为医疗保险档案的使用效率极为频繁，所以在社会医疗保障制度日益完善的发展背景之下，居民对于医疗保险档案功能性的增加的期盼也会越来越大。

3 现阶段医疗保险档案信息化管理暴露出的问题

3.1 医疗保险业务档案资料不够健全完善

在对医疗保险档案进行信息化管理的过程中时常发现医疗保险业务档案资料不够健全的问题，如参保人员身份证、户口本等复印件的缺失或者是参保单位信息采集不够完善。除此之外，还存在用于存档的参保资料并非审核单位最初的原始纸质资料文件，而是未加盖单位公章的医疗保险业务资料复印件。一旦有涉及医疗保险纠纷的事件发生，所留存的医疗保险业务档案资料能够发挥的有效性以及真实性就有可能被削弱。

3.2 医疗保险业务档案资料存档不够规范

部分医疗保险业务档案资料在存档时不够规范，具体表现为书写以及存档的保险资料存在模糊、不完整甚至是错误的情况。如一些参保单位提供的医疗保险业务存档资料中存在参保人员的姓名信息或户口信息与身份证复印件上的信息不能做到完全匹配、有的信息使用红色或蓝色圆珠笔填写、医疗保险业务档案资料中存在修改、增加或划减的情况。这些不符合管理规范的医疗保险业务存档资料一旦被存档，未来在调用资料进行核实医疗保险缴费等情况时就会失去有效的利用价值。

3.3 医疗保险业务资料档案移交不够及时

参保单位以及医疗保险管理机构各科室档案管理意识不强已成为共性问题，由于大家都持有“轻档案、重业务”的工作思想，进而导致医疗保险业务档案资料在移交过程中不够及时。对于档案的管理，认为只要不泄密、不丢失能够在档案查阅以及外调时发挥作用便可以了。这种情况具体表现为在对医疗保险业务档案进行移交存档的过程中，没有严格遵守档案建立的先后顺序，在移交时表现随意，可能倒着移交，也可能间隔移交甚至是跨年度移交，这种不规范的档案移交方式为档案后期的整理、存放、查找等工作都增添了难度。

4 实现医疗保险档案信息化管理的可行性策略

4.1 进一步加强医疗保险档案信息化管理组织领导

要想实现医疗保险档案信息化管理，首先就需要对管理的组织领导进行强化。医疗保险管理机构需要成立专门的信息化管理工作领导小组，机构的主要领导人为工作领导小组的第一负责人，全面负责档案信息化管理工作。除此之外，还需要对医疗保险档案信息化管理的制度建设进行加强，例如《档案管理工作岗位责任制》、《档案移交管理制度》、《档案外调管理制度》以及《档案保密管理制度》等，通过一系列完善的制度去对档案信息化管理的具体过程做出要求，为医疗保险档案信息化管理提供必要的制度保障。

4.2 进一步加强医疗保险档案信息化管理队伍建设

一支具有较高专业水平以及专业素养的医疗保险档案管理队伍可以为医疗保险档案信息化管理的实现做出重要保障。医疗保险管理机构需要为档案管理工作人员提供学习提升的机会，如定期举行档案信息化管理技能培训班、推荐档案管理工作人员到其他档案信息化管理已经形成经验的单位去观摩学习等。与此同时，还需要加强对档案管理工作人员专业能力的考核工作，以动态化管理手段，及时调整档案管理岗位工作人员，确保档案管理人员开展的档案信息化管理工作能够满足医疗保险工作的需求。

4.3 进一步加强医疗保险档案信息化管理办公意识

随着医疗保险档案数量的不断增加，档案管理工作的難度也变得越来越大。此时如果仍然采用传统的档案管理方式，那么必将会对档案管理的效率造成较大的负面影响。医疗保险管理机构需要进一步加强医疗保险档案信息化管理办公意识，积极引入现代化的档案管理办公设备，如利用电脑去对人工手写进行替代，利用网页去对相关信息的布告进行替代，利用电子邮件去对人工传递档案资料进行替代，真正做到利用电脑以及网络管理使医疗保险档案文件在形成、转换以及运行等各个环节都能实现自动化办公。

5 结束语

总而言之，得益于现代信息技术的快速发展以及互联网时代信息传播的便捷优势，我国的医疗保险事业赢来了转型升级的良好机遇，将医疗保险档案管理进行信息化的创新优化，能够使我国的医疗保险档案管理工作为人民群众的生活提供更好的服务。医疗保险档案工作管理人员以信息化的手段，利用先进的信息技术、稳定的数据服务管理平台不仅可以快速的查询到参保人员的具体医疗保险档案信息，更可以及时检查参保人员的医疗保险信息数据的正确性，降低参保人员利益受损风险。故而，医疗保险管理机构需要重视保险档案信息化管理建设工作，不断紧随科学技术前进的脚步去更新医疗保险档案管理理念以及工作方式，同时还应该结合自身实际管理经验去不断优化创新。医疗保险档案管理的相关工作人员，需要积极提升自身档案管理专业业务素养，主动学习先进的信息化技术，以求利用信息化技术使档案管理工作的过程变的更加智能，从而有效减轻档案管理的工作压力，并为医疗保险事业的持续稳定发展做出新的更大贡献。

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