档案管理的现状以及对策研究

赵国军

摘要： 高效的档案管理工作目前正在由最初传统模式迈向规范化现代管理模式。此文章对于高效档案管理工作存在问题，提出了一些规范化管理体制与机制创新对策与建议，希望能对提升高效档案工作科学化水平有所帮助。

关键词： 档案信息化;管理;计算机应用;现状

1 档案管理的重要性

档案形成部门对档案材料进行归档是档案工作中最基础的一环，要保证材料收集的齐全完整，对年度重要性文书档案材料做到应收尽收，不仅需要校内各单位细心收集整理，还需要各单位内部人员分工明确，协力完成。为了加强档案的综合管理，明确档案工作职责，建立了各单位的档案工作负责人和兼职档案员名册，有助于各单位相关人员切实履行岗位职责，确保各类材料完整、准确、规范、及时归档。担任机关单位兼职档案员的一般为部门行政职员，全面了解本部门重要档案材料内容，在整理本部门档案的过程中也可对一年的部门工作进行梳理。担任教学单位兼职档案员的一般为学院教学秘书，是各学院教学类文书材料经办人，熟悉本院系各类材料保存、收集、整理工作。  [1]

1.1 加强档案管理队伍培训

档案馆每年会对各单位兼职档案员进行档案业务工作的培训和指导，不断加强各单位兼职档案员的档案材料立卷归档意识，指导大家如何整理日常文件、如何做好档案整理和系统归档工作，促使大家养成对产生的文书档案及时归档的习惯，强化规范归档的工作流程，为每年度的档案整理移交奠定基础。

1.2 档案管理的考评制度

这些举措使得各单位有保存价值的档案资料能够做到应归尽归，确保了归档的流程清晰，职责分明。根据考评制度，档案馆会为归档规范齐全的兼职档案员颁发优秀兼职档案员证书。

2 重要的档案管理模式

2.1 推进企业的发展

高效率的档案管理模式可以大大提稿企业的发展，加强档案管理人员的工作效率，平时工作中多总结多发现多改进，运用目前社会发展趋势研究新的档案管理模式。高效信息的采集和高效管理，运用开发利用科技档案资源，将企业的发展与计划与档案管理相结合，挖掘科技档案中实用的科技信息，让其变成为企业发展、实施以及企业投入生产的重要依据。充分利用现代网络智能化的优势，加快新产品研究的进度，提稿企业的发展步伐。

2.2 企业的生产效率需要提升

企业的生产离不开人事档案管理，高效的档案管理模式是对于企事业单位的发展至关重要，是一个企业能够长远发展持续的标准。加强档案管理人员自身的素质，在实践中加以完善，各类实践活动中加以总结优化工作效率，让高效的档案管理模式在企业中发挥承上启下的作用。让档案资料更具实用性，高效率。在最短的时间内做好登记收录 储存等一系列的工作，有条理，有规划 ，并且实用性很强，充分利用好高效档案管理，有助于人才的合理规划，不同的人才给与不同的分工，提稿工作效率，更加合理的完成人员工作的分化机制，分析每个工作人员在各自岗位的的具体情况，并且及时准确的向企业高层管理者提供有价值的高效档案信息。发展和完善企业的管理模式，让高层管理者有更好的参考依据，是各部门工作综合管理方面的非常重要的一块。  [2]

2.3 生产设备相关联

很多企业的生产中用到的设备也是需要管理的，把企业用到的所有设备加以规划分析，建立明确的档案管理工作，了解使用情况以及装备结构，这些工作必须细化再细化才能为企业后面的发展提供更好的服务。每一个设备都有一个明确的档案信息，同一种功能的大型设备和小型设备之间的区别等等，以及使用的年限，何时引进，何时保养等等，为以后添加更换新的生产设备提供更加及时、更加准确的信息，可以减少生产资源的从中浪费并且保障财务资金更好的运转。

3 目前档案管理的现状分析

3.1 加强对档案管理的重视

很长时间以来，大部分人以及包括一些领导和干部对档案工作的认知都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，对于单位来说不是特别重要，也不能给单位创造经济效益，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行啦。说明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。需要纠正和改变。

3.2 一些档案交接手续不严密

档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得各类档案交接工作前后脱节，出现档案管理的很多设施不完善、档案管理人员培训不到位等等。加强人员管理提高专业度非常之关键。

3.3 管理工作不到位

有些档案管理的工作人员没有经过相关专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致档案的不完整等现象。必须进行梳理整顿。

3.4 宣传档案管理人员对档案管理的重要性

一是档案管理人员对各类别档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新等。

二是档案管理人员基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

4 档案管理工作提出以下几点思考及对策

（1）社会是告诉发展的，档案管理也要不断的创新，不断优化，跟上时代步伐。档案的高效管理要明确细化到每一项，使整体的档案分类升级提稿，不断整合舍弃一些不好的管理方法和策略，不断的反思档案管理中不足的地方，不断的学习加强档案管理人员自身的能力，进入机器使用过程中去观察，掌握每个环节的具体步骤流程，不管是技术问题还是档案的建立意义都会更加明白，对于各类档案了如执掌、资料做到“胸中有数”（2）要明确档案管理在企业中所发挥的作用，在一个企业中，每个环节，每个部门所负责的工作都是至关重要的，一个企业的发展离不开每个人才的付出和努力，认真记录登记每个人才的优势和缺点。让每位人员都能在自己的岗位发挥出更为重要的优势，例如，一个产品的诞生是包含着很多人共同努力的结果，甚至好几代的领导都为此付出了不懈努力，凝聚着每个人员的汗水，每个部门之间的配合等等，是每位人才共同努力的结果。这个过程中高效的档案可以提供重要的资源信息、更加精准的匹配人员分工，细化每个人员的工作内容，提高工作效率，缩短工作时间周期。高效有条理的档案管理是一种无形资产、整个企业的发展都離不开高效的档案管理。  [3]

5 档案管理模式需要不断地升级优化

最初古老的档案管理工作是一种非常被动的管理方式，现今社会的发展飞速，之前的模式已经不能满足现在企业的需求。高效率的档案管理才能跟上企业的发展、为企业助力，服务，不断优化企业的人员管理，实践中找到最为合适的档案管理模式。企业的推进和发展需要高效的档案管理体系。企业成长的全过程更加需要档案管理人员的辅助分析，企业发展的越来越好，档案管理工作也要跟上节奏，不断的升级。对于档案管理人员定期加以培训，强化专业能力，根据企业发展的现状，研发最适合其发展的智能模式系统并且不断加以升级和分析，不断的探讨总结不足之处，加以改进。聘用专业有能力的档案管理人员是企业长久发展的基础保障，根据档案管理分析可以细化每一位员工的工作内容，专业特长，让其发挥优势，在自己最适合的岗位贡献自己的一份力量，任何企业的发展都是需要每位员携手并进，共同努力的结果！

6 加强档案管理队伍建设

档案管理人才队伍建设问题仍然是高校档案工作面临的最突出和紧迫的问题。当前高校档案管理工作存在的薄弱环节主要还是档案管理队伍整体素质有待提高，档案专业化、技能型人才匮乏，随着档案信息化工作的深入推进，矛盾将会越来越突显。档案管理人员同意需要业务能力等专业素养，目前企业都越来越重视档案管理人员的聘用和团队建设。拥有一支专业能力强的档案管理团队是一个企业发展的基础和必要条件，对于档案管理成员要定期培新，持证上岗，对他们也要定期考核，制定一套奖罚制度，从体制上搞好档案管理人才队伍建设。一个企业的基础扎实可靠了，才能能稳健的发展壮大，抓好档案管理这一项至关重要。

泛微OA以电子档案的真实性、完整性和可用性为原则，以OA系统为基础，以电子化流程为脉络，同时与其他专业档案管理系统集成，为组织提供一套规范储存、高效查阅的“数字档案馆”。现今网络时代的飞速发展更适合这种智能模式的档案管理系统，更加高效便捷和实用。

7 电子档案采集

对于内部电子文件，系统中包括所有收文、发文、签报、会议纪要等流程内容都可作为电子档案数据来源，真实发生，快速采集。

通过新建档案流程，填写档案有关的关键信息：档案号、编号二维码、盒号、页数、年度、存储介质、档案目录、保管期限等，在线生成档案的规范模板。

对于外部纸质档案，泛微可以与高拍仪、扫描仪等外部设备集成，将纸质档案转化为电子档案，方便档案管理员录入。

用户通过使用高拍仪进行档案的拍照，填完档案表单信息后，扫描或拍照的电子档会自动存入附件栏。完成纸质档案迅速转换电子件归档。

8 电子档案编码

8.1 自动编号

对档案进行编号更有利于文档的归档和查找。泛微的OA系统可以根据客户自己的编号规则在表单中为每份档案自动生成编号。

泛微OA系统通过详细登记档案信息，包含档案名称、档案编号、档案有效期、档案所属部门、档案所属单位、档案所属类目、档案所在档案室列号、层号、盒码、盒号、电子档等信息。

管理员每次在录入档案内容的时候，根据编号系统就能自动完成档案归类，过去需要耗时几个礼拜进行分类的材料，现在一个管理员几天就能完成。需要什么档案直接根据实体档案编号，就能在系统搜索到对应的电子档案信息，缩短排查时间。

8.2 档案信息“条码化”

每份电子档案都能生成自己的专属“条码”，上面记录了每份档案的基本信息，比如“经办人、创建时间、档案类型、编号、使用状态等”。

无权限的档案，可进行临时授权申请，申请审批通过后，具有短期的查阅权限，授权期结束后，权限自动取消。

全程无纸化操作，更节省时间。

同时，为了保护档案安全和隐私，电子档案获取时会自带水印，包括借阅人、借阅日期等，若是出现信息泄露可进行追究。

9 电子档案移交和销毁

对于到期档案，泛微通过档案报废申请流程，审批归档后档案状态更改为档案报废状态，销毁的档案不再参与借阅业务。

10 电子档案相关数据统计

根據员工的借阅申请，可自动形成档案借阅记录台帐。所有借阅记录系统记录，按照各种查询条件检索，一键导出明细，方便统计。

11 结束语

简言之，档案的管理工作是一项光荣而艰巨的任务，简历一个高效的档案管理工作模式也是至关重要的。而且，在实践档案工作中我们应该在不断的发现档案管理中存在的弊端，并且加以完善，并且加以总结，吸取教训。从而找到最合适的处理解决方案。

参考文献

[1]  裴友泉.论档案管理模式改革的创新[J].中国档案，2008（09）.

[2] 张长水.试论行政事业单位档案管理的创新思路[J].办公室业务，2012（05）.

[3] 王玉武.浅谈高校干部人事档案管理的现状及对策[J].才智，2011（12）.