信息化背景下机关事业单位文书档案管理工作探讨

陆国强

摘  要：机关事业单位利用文书档案对单位的发展进程进行有效记录，并把这一过程当中收集到的资料和经验作为未来工作和决策制定的依据。文书档案包含的资料丰富多样，且用不同载体呈现，可以从不同角度出发，反映单位的发展历程，让单位可以依据以往经验，在展望未来的基础之上，制定出更加科学的发展方案。面对日益增多的文书档案，想要满足新时期档案管理的要求，就需要加强信息化手段的应用，助推档案管理信息化，从而确保档案管理的效率和质量。

关键词：信息化;机关事业单位;文书档案;管理

分类号：G271;D630

文书档案是机关事业单位档案管理的重点，记录了单位内部管理活动的一系列信息，这些信息用不同载体呈现出来，要对其进行处理和应用难度较大，而通过信息技术手段的运用，则能够改变不良的档案管理现状，为档案管理和利用提供技术保障。信息化建设已经成为机关事业单位文书档案管理创新改进的必然选择，所以应该得到单位的重视并通过信息化技术手段的运用提供一个更加方便快捷的档案管理平台，推动单位档案管理朝着先进文化方向迈进。

一、更新管理理念，保证信息化管理落实

文书档案是机关事业单位内部档案管理体系建设当中高度重视的模块，其原因在于文书档案资料所记录的是单位发展历史的综合信息，对于单位当前和未来的发展来说，有着很高的参考与借鉴价值，可以将以往经验应用到未来工作当中，辅助制定有效决策。在信息化背景下文书档案如果始终以人工处理为主，不仅会增加资源消耗，还会影响到实际的管理效率与质量，相反的，通过实现文书档案信息化管理则能够有效弥补传统管理工作的不足，提高工作效率和質量，减少档案管理当中的失误。不过目前机关事业单位并没有认识到信息化档案管理的意义和重要性，在实际工作当中给予的重视程度较低，也因此影响工作的开展效果。对此单位领导应该高度关注文书档案管理，并对管理人员的工作积极性进行调动，要求单位各工作人员应该在档案信息化管理当中积极配合，在人力、物力、财力等多个方面给予全方位支持，确保文书档案管理的创新改革效果。为了提高全员自觉参与意识，单位也可以通过有效的宣传教育活动来号召全员参与，通过上下一致协调配合的方法，推动信息化管理的落实。

二、完善管理制度，规范信息化管理实践

信息化档案管理是一种不同于传统档案管理模式的新策略，主要关注的是通过对现代科技手段的运用，处理好文书档案管理的各个环节，纳入到综合性的信息管理平台上进行信息的各种操作，使得档案信息资源的价值得到充分发挥。信息化文书档案管理虽然是化解当前档案工作难题的重要措施，但是因为缺少制度的规范与约束，无法确保实际的落实效果，也因此影响到文书档案信息价值的发挥。在这样的背景之下，机关事业单位应该积极推动档案管理制度建设，针对档案信息化管理的各个环节，给出明确的制度规范，指出档案信息化管理的注意事项，约束工作人员的管理行为，确保档案管理的效率与质量。在制度建设层次，除了要针对文书档案信息化管理的各个环节给出规范要求之外，还需要建立监督制度，也就是对制度执行的整个过程进行科学监督与管理，发现档案信息化管理当中存在的不足，找到制度执行当中的缺陷，从而对反馈信息进行综合运用，为进一步的制度改进和信息化管理策略制定打下基础。

三、提升管理能力，提升信息化管理质量

信息化文书档案管理的一项基础工作就是构建信息管理系统，把所有文书档案资料纳入到系统平台当中进行综合处理，然后选派专门工作人员进行系统操作以及维护管理，满足档案信息资源交互以及信息利用的要求，打造开放性的档案管理平台。但是机关事业单位中的档案管理人员缺少信息化技术运用的经验，对于系统的操作和使用也不够熟练与规范，这无疑为进一步的信息化档案管理带来了阻力，也无法优化单位整体的信息处理能力。面对这样的情况，单位必须加强对信息化人才的培养力度，提升其对信息化操作的熟练度。培训过程中，应该把理论和实践培训结合起来，丰富理论知识积累，为实践操作打基础而在操作训练当中需要重视实践经验和系统技能的掌握，着力提高档案管理人员的综合能力，使其能够适应日益复杂的档案管理工作。当然档案管理人员还必须在个人能力培养方面与时俱进，通过自我学习的方式，弥补自身在档案工作当中的不足，保证综合素质培养锻炼的效果。

在经济社会日益繁荣发展的背景下，机关事业单位的文书档案在实际工作当中的用途不断扩大，对文书档案进行科学管理，也成为新时期档案工作的内在要求。传统文书档案管理模式以人工处理为主，不管是管理效率还是质量都不能够满足要求，而实现档案管理信息化则是如今社会的一个重要主题，也是文书档案管理的内在需要。对此，单位应该积极创造条件，加大技术应用力度，改进文书档案信息化管理的实践策略，推动档案信息资源的科学管理与应用。

参考文献：

[1] 杨菁华.关于文书档案管理信息化建设的思路探索[J].中文信息，2018，（04）：68.

[2] 陈芳.关于推进机关事业单位档案管理工作的规范化与标准化探究[J].办公室业务，2019，（5）：92.

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