推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化的探析

范瑶

摘要：机关事业单位的档案具有机密性，但在实际管理工作中受到多种因素影响，极易出现管理不科学和不规范的问题。本文通过概述机关事业单位档案管理意义，围绕管理观念、人员培训、管理模式等方面探究档案管理工作规范化途径，结合机关事业单位实际情况促进档案管理工作的开展。

关键词：机关事业单位;档案管理;信息化管理

分类号：D630.3

前言：机关事业单位档案科学规范的管理可以提升其综合竞争力，充分整合资源，促进社会服务工作。若档案管理阶段受到不同因素影响，会降低工作质量和效率。档案标准化管理能够提升工作效率，确保工作决策合理、科学推进。因此，有必要深入分析档案管理工作中的优化措施，实现档案管理标准化和规范化。

一、机关事业单位档案规范化管理意义

档案主要是对历史事件完成记录，是证明事件发生的材料和依据，因此加强档案标准化和规范化管理较为关键。机关事业单位档案材料包括其自身发展工作成果，借助档案可以总结当前工作内容，进而吸取经验，为之后工作的开展提供参考依据和标准。档案能够直观体现单位工作内容和人员记录，结合其工作经历、个人素养完成判定，对于后续工作调整起到促进作用。机关事业单位档案伴随着社会发展逐渐积累，工作量增加。基于现代化管理环境，传统档案管理模式无法满足复杂工作形式，需要提升工作标准化和规范化水平，确保机关单位达成长期发展目标。

二、机关事业单位档案规范化管理方法

1.树立档案规范化管理观念

管理人员需加大对档案规范化管理内容的重视度，加大档案管理宣传力度，获取资金扶持，实现档案信息化和智能化发展。因此，机关事业单位应加强宣传工作，将档案管理划归为重要工作内容，树立管理意识，依据档案管理法规开展工作。创建完善的档案管理体系，明确管理人员工作职责，严格依据档案管理制度开展档案管理工作，将档案管理作为关键内容，制定详细工作计划，向档案标准化和规范化道路迈进。

建议投入资金，引入设备、硬件、软件，确保打印机、扫描仪数量充足，创建信息化管理平台。由于机关事业单位档案数量较多，工作内容复杂，因此为了降低管理人员工作负担，需要围绕关联原则划分档案种类，按照目录、页码、类别完成分类。若档案没有页码则需重新编码，提升管理规范化和查找效率，提高档案资源利用率。计算机档案管理中著录工作是基础，极大程度地影响计算机管理可靠性和真实性，单位需围绕《档案著录规则》规范自身行为，结合计算机技术和工作实际制定适合本单位的著录细则[1]。机关事业单位应结合实际工作内容，创建档案管理体系，实现多个部门资源整合，确保管理人員充分了解自己工作职责，制定明确管理制度。

2.提升档案管理人员业务能力

为了实现机关事业单位档案管理规范化和标准化发展，应对管理人员加强培训和道德建设，提升其工作能力和工作水平，提高其道德职业素质。建议制定严格选拔机制，依据标准选拔人才，保证档案管理人员具备较高的专业水平和职业素质。向工作人员培训档案管理流程，定期考察相关知识，制定明确奖罚制度，提升其责任感和工作积极性。通过分层次培训，加强对管理人员计算机技术和档案管理知识培训，调动其工作积极性。

同时，在档案管理时会发现全部档案中存在一定无用档案，这些内容会增加管理人员工作量。因此，需要定期清理档案，保存有价值档案，完成及时清查，销毁无用档案，为信息化管理提供基础内容。此外，对于内容复杂、厚度较大的档案，管理人员需要对其重新组卷，解放存放空间，提升管理资源利用率。按照国家《中国档案分类法》开展划分工作，组织人员统一标准、统一认识，保证相同文件标引一致，达到规范化管理目标。围绕文件质量、处理程序、管理制度制定标准，创建文件归档范围、处理过程、文件类别、保管期限、安全管理，提升档案管理效率。

3.信息化管理模式

纸质档案无法满足信息时代机关事业单位工作需要，因此需创新管理模式，实现信息化管理。具体内容如下：第一，引进档案管理设备，实现信息数据共享，提升档案管理服务水平和服务质量。第二，实现档案备份，提升其安全性，保证网络系统安全，防止出现网络风险。第三，通过信息化手段，确保档案依据项目完成分类放置，实现管理人员日常维护，加强对档案材料备份，创新材料存储模式，提升档案管理标准化和规范化水平。第四，档案管理人员应使用信息设备将纸质版档案转换为电子存档，创建管理平台，提高档案利用率和自身工作效率。注意电子存档过程需提升档案安全性，定期或不定期对设备进行杀毒，设置高级防火墙，避免档案信息被恶意破坏和窃取，提升档案规范化工作水平。

当前0A（办公自动化）系统和档案管理在开发阶段主要将档案行业标准作为依据，实现档案信息化管理[2]。因此，档案管理人员可以参与OA系统工作，实现档案管理软件和OA管理充分结合，做到文档一体化。建议创新档案管理模式，转变保守思想，创建服务观念，充分发挥网络优势。通过构建档案管理平台，开发自助查询功能，确保档案可以有效为领导提供工作服务，提升档案工作竞争力。

结论：综上所述，机关事业单位中档案管理是重要工作内容，直接影响单位内部发展，需要采取科学的手段实现档案管理的标准化和规范化。因此，管理人员需重视档案管理工作，树立科学管理意识，加强档案管理队伍建设，创新管理模式，提高档案资源利用率，提升工作效率，促进机关事业单位可持续发展。

参考文献：

[1]李振国.推进事业单位档案管理工作规范化、标准化的策略研究[J].办公室业务，2020，（17）：92-93.

[2]赵亮.推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化的研究[J].科技风，2020，（18）：293.

1873501186303