浅析高职院校档案规范化管理对策

李彬

摘要：高职院校档案管理是高校档案管理的重要组成部分，有着重要的历史和现实意义，对高校的未来成长具有重要参考价值。职校的档案管理事务是衡量高职院校教学质量、管理水平的重要标志。因此，分析高职院校档案管理事务中存在的问题，由此指出有效的处理措施，对高职院校档案管理事务的顺利开展和档案的有效利用具有重要意义。

关键词：高职院校;档案管理;问题措施

中图分类号：G271

在高职院校日常管理工作中，档案管理扮演着至关重要的角色，对于高职院校的发展有着极为重要的作用。这就要求高职院校有关部门能够针对当前档案管理中所出现的问题提出相应的改进措施，以此来确保高职院校档案管理的顺利进行，并提高其管理水平。实际上，档案管理工作的规范化能够使得高职院校信息查找更为便捷，有效满足高职院校教育水平的提高。同时，档案管理工作的有效改进，能够使得当前的高职教育发展得更好，并能满足时代的需要，从而有效实现我国教育事业的发展。

一、高职档案管理的现状分析

当前高职院校档案管理工作还有很多问题，具体反映在以下几点：第一，缺乏较强的管理意识。在传统思想的影响下，高职院校普遍认为档案管理工作技术性不强，只是简单地收集与整理各项教学资料，忽视了对档案的管理与利用。有的高职院校工作重心在教学上，不重视档案工作，很多重要资料保存不完善，经常出现档案丢失与损坏的问题。第二，档案管理模式单一，管理方式落后，以人工方式开展档案信息收集、处理与调用工作，不仅工作效率极低，还为档案的利用带来了不利影响。此外，由于以纸质档案为主，因此存在一定的期限性，将在频繁使用中导致高职档案出现丢失与破损的问题。第三，档案管理制度不完善。在高职档案管理过程中，由于监督制度、责任制度等不规范，容易让档案管理工作陷入无序状态，很多档案信息不能第一时间得到记录与保存。第四，档案管理人员素质与能力问题。现阶段很多档案管理人员经验不丰富，掌握的专业知识较少，难以达到实际档案管理工作要求，容易发生档案信息失真问题。

二、高职院校档案规范化管理创新策略

1.更新思想理念

高职院校档案管理工作要想在新时期取得长足发展，首先必须从根本上转变观念，强化观念创新，不能一味地以传统的方式來进行现代化管理。一是高职院校要紧跟时代发展的步伐，创新档案管理工作思路，促进档案管理工作有效开展。二是应强化认识，注重调动档案管理员的积极性和内在潜能，增强档案管理员的主动性，突出自身服务的特点，主动收集教职员工的档案信息，使每一位档案管理员都了解档案管理的重要性。

2.创新策略

就目前的高职院校档案资源管理来说，无论是电子形式的文件还是其他格式的文件，管理系统之间有时会缺乏有效融合，造成档案数据不全甚至丢失的问题，给学校造成了一定损失，特别是很多电子文件和纸质文件由于格式不同，缺乏科学的管理方法，造成档案缺乏准确性。这就要求档案管理人员应该不断创新档案管理方法，在对普通文件进行录入时，注意好细节的录入，保证录入程序的准确性和正确性。档案管理的录用和电脑软件进行分类整合的过程中，不一定是全部正确的，所以时候进行检查也是非常有必要。就一般情况而言，档案的管理工作都会受到一定法律的保障，而法律保障的管理工作需要一定的管理载体来完成。但是就目前而言，因为电子信息技术在发展中，仍然存在一定问题，这就造成了电子档案管理法律保障的载体不够明确，对档案管理的法律保障造成一定影响。这就需要相关的档案管理部门组织建立比较完善的工作载体，使各类光盘、磁带等图像和音像档案能受到法律保护，提高档案管理的安全性和可靠性。

3.完善档案管理制度

信息技术背景下，高职院校档案工作管理面临着新的任务，要实现组织管理效能的全面提升，不仅要从细节入手，更要从顶层设计入手，构建现代管理体系，可以探索出一种现代管理结构，落实各项职责，避免档案信息传递上的漏洞，通过提高组织管理效率，找出管理中的问题和空白，达到提高工作效能的目的。因此，在新时代背景下，档案管理工作应该与时俱进，改变传统的管理模式，注重档案管理，并根据《档案法》及有关法律、法规进行管理模式的创新，科学地开展档案工作，为档案工作者提供良好的工作环境，完善奖惩机制，使档案工作者更好地为之服务。

4.提升档案管理人员的综合素质

高职院校要重视对档案管理人员的培训工作，提升其专业水平，有利于高职档案管理工作得到改善，促使档案管理质量不断提升。通常而言，高职院校在档案管理工作中要避免个人因素引起的失误，防止为学校带来资源损失;需要提高档案管理人员综合素质，增强其业务能力，尤其要培养其现代信息管理思想与现代信息管理技术。若是档案管理人员管理能力不强，管理思想落后，即使有完善的组织机构与规章制度，或者配置有现代化设备，也难以避免高职档案管理混乱问题。这需要高职院校加强档案人员队伍建设，不断改善他们的生活与工作条件，促使其安心档案管理事业，并做好专业培训与教育工作。高职院校要帮助管理人员充分认识到档案管理工作的重要性，清楚各项档案资料所发挥的重要价值，促使所有档案管理人员深刻认识到，档案管理工作对于学校工作的运行、教育教学质量的提高起着至关重要的作用，要保证其规范开展档案管理工作。

三、结语

综上所述，增强高校对档案管理的注重程度，树立完善的档案管理机制，不断提高管理人员的综合业务素质，加大对档案管理的投入，对于建立完善的学籍档案信息资料，推进教育变革，提升教育品质具有非常重大的意义。高校档案管理质量的提升，还需要我们从思想、行为上去认识，是一项长久而艰难的事务，我国高校要对当前所存留的问题具有清晰的认知，并持续坚持寻求改革捷径，使高校档案管理水准更上一层楼。

参考文献：

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