现代化管理中的办公自动化技术研究

周丽娟

【摘 要】基于社会的进步与我国经济的进一步发展，健康逐渐得到人们的重视，同样医院出于自身发展，也逐渐提高其管理现代化水平。作为具有突破性、创新性管理方法之一的办公自动化技术，将其有效应用于医院管理工作及其后勤管理，以此形成现代化的工作机制，在一定程度上有助于提高医院服务质量及经济效益。文章将着眼于办公自动化技术，简要分析其在现代化管理中的相关应用。

【关键词】办公自动化;现代化管理;应用分析

【中图分类号】TP317.1 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2021）01-0218-03

无论是科技进步还是时代发展，均要求国家医疗卫生机构做到管理制度的科学化、精进化，面对新的发展形势，医疗卫生机构所面临的挑战也更大。基于此，医院管理人员需要强化医院内部控制及管理工作，积极汲取现代管理经验，科学制定医院后勤管理方案及制度，促进提升行业的管理意识与质量。

1 办公自动化技术综述

1.1 内涵分析

从字面上来看，办公自动化是降低或彻底消除人工操作，借助信息技术、计算机技术处理办公过程的具体事务。但受当前科技整体水平的限制，办公与人员控制完全分离是难以实现的，因此当前关于办公自动化广泛认可的定义如下：将先进的信息处理技术、计算机技术引入办公系统，各类业务主要通过计算机与有关先进设备加以高效处理;与此同时，该操作环节依旧以人为主导，在计算机系统中输入工作人员处理的各项问题及工作模式，在业务方面实现办公自动化。通过对办公自动化基本内涵分析可知，人员是重要主体，计算机是具体操作工具，换言之则是在信息处理系统中转存我们的大脑思维，通过先进的信息处理技术快捷处理办公业务[1]。与以往办公方式相比，办公自动化技术更具科学性及实效性，而且因为需要引入一定的新兴设备与科技，可以进一步优化调整企业内部管理体系与机制。办公文件是办公自动化的主要处理对象，具体种类有文件编程、设计与存档等，上述有关过程依托于高效应用信息处理技术能得到最大限度地简化。

1.2 应用优势

在医院管理中运用办公自动化技术具有以下优势：{1}依据运作具体情况调整相关工作流程，因此具有一定的灵活性。{2}具有强大的自定义工具，有助于企业管理电子化的实现。{3}可以建立具有强大的员工信息管理平台，例如行政人员在关于日常安排、办事指南与通讯名录等一系列工作中打造便利通道[2]。{4}医院内部构建电子化通信平台，而且这一平台具备方便、快捷、经济等优势。{5}可实现医院内部信息的及时动态化收集、反馈与指导，进一步强化部门之间的密切合作。{6}实现医院情报及资料的有效管理。{7}医院建立起内部资源管理平台，能提高资源利用效率。{8}加强医院文化建设，有助于提高凝聚力。{9}医院内部文书与办公设置有效管理。{10}可在医院内部构建档案数字化管理平台，进而为医院人事档案管理提供便利。

1.3 具体技术

办公实现自动化可以在提升工作人员效率的同时提高办公质量，进而有效应用多方面信息切实提升企业效益、效率。20世纪中后期是办公自动化发展的伊始，其一出现就得到人们的广泛关注，基于不断发展的科学技术及进一步发展的内涵，使得办公自动化越来越与社会发展需求相符合。以下对其中的典型技术进行简述。

1.3.1 数据库技术

办公自动化系统能集中体现管理机构的综合职能，其涉及财务事务、办公室事务、行政管理、贸易事务、人资管理、管理培训、管理计划项目等方面，但上述主要管理领域均需要数据库这一核心计算机技术作为支撑。基于处理事务需求的发展，数据库随之迅速发展，由原来的文件型发展到关系型、多媒体型。可以说在办公自动化技术中，数据库是其进行数据处理的“交通枢纽”，也有人将数据库称为办公自动化技术处理数据的“心脏”[3]。

1.3.2 多媒体技术

文献和书籍中常见的信息类型为文本信息。当前实现办公自动化，主要是通过计算机直接将文本信息传输给使用人员，这样能降低以往办公模式在中间环节因为打印文本而造成的纸张浪费。即使文字本身具备的特征对信息化编码不利，可是办公人员能够依据需要对文本加以有效加工与处理，如目前所应用的文本处理软件Word等，其自身功能就很强大，工作人员只要扎实掌握其有关操作技术就能实现对其加工与处理。例如文字的字体与大小、段落格式、字体间距、制作表格等，仅需办公人员熟练运用操作技巧，则能够实现文本操作，从而节约办公时间，因此在办公自动化中多媒体技术的应用最为常见。

2 医院管理实现办公自动化的重要性分析

2.1 为工作计划与决策提供必要根据

针对医院日常活动而言，无论是各科室部门自身发展规划、采购大型医疗设备，还是医院發展整体方向、设计薪酬体系等，办公自动化均为管理工作提供巨大便利。若想让医院管理计划和决策与实际发展要求和现代管理理念相符，管理者一定要通过有效精准的信息为管理计划与决策提供依据。管理人员需要在多样、海量的信息中去伪存真，选出与医院管理最相符的有用信息，进而精准判断决策与计划。由此可见，医院管理实现办公自动化为工作计划与决策提供必要依据，让信息化管理更为科学、实际，以此助推医院更好地发展。

2.2 为医院整体管理发展奠定基础

站在医院整体管理视角分析，医院内部不管是关于各项信息在各主体之间的传递，例如医护、医患及管理者间，还是关于人资管理、财务分析系统、控制及管理医疗消耗材料、完善健康档案等方面，均需要具有强大信息能力的办公自动化技术予以支持[1]。与此同时，医院管理离不开信息资源的强有力支持，可是信息不仅更新快、来源广，而且具有广泛的传播途径，因为采集与归类信息是医院实现高度信息化发展的核心基础，其在医院现代化管理中占据重要地位，一切经营管理在不同程度上都需要办公自动化技术的支持。

3 办公自动化技术在现代化医院管理中的具体应用

办公自动化技术为管理现代化的实现提供重要手段，也为管理者决策提供全面、详细的数据资料，让管理方法从定性发展转向定量发展。与此同时，综合应用办公自动化多项技术，还能为集权管理转向分权管理创造条件。基于办公自动化的应用及推广，我国已逐步形成一支具备较高专业水平的专家团队。与此同时，进一步得到推广与广泛应用的办公自动化系统，会引导我国逐渐形成具备中国时代特征的企业经营管理布局。对此，本文简要分析办公自动化技术在医院有关管理领域的应用。

3.1 人力资源管理

对于医院后勤部门而言，人力资源管理信息化的主要内容是建立全体工作人员信息综合管理系统，其中包含工作人员的个人信息、工作岗位、专业职称、资历等信息模块，在此基礎进上分析人才数据，实现有关人才需求与培养的深度整合，从而为医院建立科学的人才培养及管理机制，科学制定管理培养政策与方向，为医院招聘工作、培训工作、解聘工资等提供数据依据。除此之外，通过办公自动化技术打造人力资源信息管理平台还有助于完善绩效考核、薪资、晋升标准等相关管理机制和制度。关于合同中的外聘人员与临时工，能借此建立完整的信息管理系统，由此申报、录入、核准临时工与外聘人员的信息并加以严格管理。

3.2 档案信息管理

医院后勤档案具体管理内容相对复杂。基于广义视角分析，后勤档案管理分为医院建设档案与医院常规工作档案两类。通过办公自动化技术建立后勤档案管理平台，有利于医院后勤人员完善与整合各类档案信息，为档案查询提供便利。关于建设档案具体包含建设医院所涉及的工程规划、建设许可证明、建设平面图、竣工验收证明等各项档案信息，从而在法律层面为医院切实权益提供保障，此外可以为建筑维修提供文件与资料，确保有关工作的安全性与合规性，进而为医院日常工作正常开展提供保障。常规档案主要包含暖气、水电与食堂、物业管理等信息。实现档案信息化管理可确保上述工作更加及时、标准与合理，以此为医院的日常运行提供必要服务支持，实现医院配套设备的完整性，进而提高服务质量。

3.3 医院网络平台管理

医院信息科室应与信用良好的网络公司展开合作，在医院网页上及时更新医院相关内容，需在网页上及时更新与管理医院简介、卫生常识、医生介绍及部分医院、卫生、医疗等方面的信息。通过注册账号，用户能在医院论坛中针对医院建设提出个人意见与建议、评价医院服务态度等，有关人员会尽快逐一解答问题。医院网页还会提供各科室医生的在线免费咨询服务，患者可通过网络实现在线咨询，随时和医生展开通话交流，这在一定程度上为人们提供更直接、更有效的指导，有助于医患之间进行良好沟通[2]。关于医院局域网，可以发布有关会议通知、职称评定、人事招聘及改革等方面的具体信息，一方面有助于医院职工充分掌握医院发展实际情况，另一方面能真正实现无纸化办公，在降低办公费用投入的同时减少传输纸张数量，切实提高后勤工作效率，节约办公资源。

3.4 后勤物资管理

对于后勤物资而言，实现管理信息化主要体现在以下工作内容：采购日常医院消耗物与流转资料、管理资源入库登记、管理出库确认、储存物资等，并实现全方位的监督及管理。依托办公自动化建立起的物资管理平台重点针对物资有关管理人员具体采购需求、物资采购人员的实际采购情况，以及存管人员关于入库物资情况、整合与分析系统本身的实际数据，准确且快速形成有关信息数据，而且能提出相应的应急处理办法并加以快速响应，从而实现后勤物资管理工作的规范化与标准化和物资采购的高效化与科学化，提升医院后勤整体物资管理效率、质量与信息化水平。与此同时，通过办公自动化技术代替以往所需的大量人工，在一定程度上减少物资管理所需的人工成本投入[3]。医院后勤物资管理应关注资金、物资采购信息、入库信息、存储管理及调用等有关环节之间的密切协调、相互配合，实现管理一体化。针对出库工作需及时录入与整合物资调用单据，保证物资的每一次使用均有据可依。

4 结语

本文针对办公自动化展开综述，探明其内涵、应用的必要性及其相关技术，并在此基础上分析了该项技术在医院管理领域的应用。由此可见，医院管理工作中科学引入办公自动化技术，有助于打造现代化、数字化医院，提高医院信息化水平，切实增强医院管理人员的信息决策及管理能力，为文件管理实现标准化、网络化、制度化与规范化提供保障。

参 考 文 献

[1]赵艳阳.医院内部办公自动化系统建设[J].中国医药导报，2006（3）：118-119.

[2]侯真.医院办公自动化信息处理的计算机软件应用[J].信息与电脑（理论版），2012（10）：165-166.

[3]胡斌.医院办公室办公自动化技术的应用研究[J].信息系统工程，2016（8）：61.