浅谈高校软件外包项目的优化管理

王秀梅

[摘    要] 随着高校信息化建设进程的加快，软件外包模式因其诸多优势而被高校广泛运用，同时也暴露出很多外包管理问题。文章分析了高校软件外包存在的承包商选择、建设主体责任不明、后期运维不够重视、知识产权保护和信息安全等典型问题，针对这些问题，结合自身岗位的管理经验提出优化策略，从而达到软件外包规范化管理的目的。

[关键词] 高校信息化;软件外包;项目管理

0      引    言

2014年，在一份关于《高等教育信息化发展状况》的调研报告中，通过对全国217所高校的应用信息系统数据分析得出，各高校信息系统已覆盖全校各个业务层面，与此同时，外购与外包的程度也越来越高。[1]由此可见，外购和外包模式如今已在信息化建设中在发挥重要作用。高校软件采购主要分为：购买市场上成熟的软件产品（如：E-mail系统、科研工具软件等）和采购按需定制开发的软件（如：校园一卡通系统、各业务部门的管理系统等）。从目前高校软件项目采购数据来看，定制开发项目占80%以上，因此，为确保软件外包过程顺利实施和项目成功交付，各高校在信息化建设中均存在软件外包项目的管理问题。

1      高校软件外包的现状和软件外包概念

高校信息化项目规划是从宏观视角出发，以教育部的《教育信息化2.0行动计划》为指导，以应用驱动，统筹安排项目建设，依托信息化部门牵头实施的工作机制。高校信息化部门虽然有一定的技术力量，但随着信息化程度的提高，软件外包不仅可以解决自行开发周期长，成本高的问题，而且可以解决人力资源困境，优化资源配置和促进创新，让信息化部门可以更加专注地为学校更核心的业务服务。

软件外包是指企业为了专注核心竞争力业务和降低软件项目成本，将软件项目中的全部或部分工作发包给提供外包服务的企业完成的软件需求活动。软件外包内容包括产品开发与运维、产品支持、软件升级和优化等。

2      高校軟件外包项目的管理流程

国内外不同学者对软件外包管理过程的划分不尽相同，大多数研究是从承包方的角度，而我校信息化部门早在2015年就从发包方的视角制定了开发类项目管理试行办法，将软件外包项目管理流程划分为5个阶段，即：项目决策阶段（S1）、项目招标阶段（S2）、项目实施阶段（S3）、成果验收阶段（S4）和后期运维阶段（S5）。每个阶段对应着具体的阶段任务。

（1）项目决策阶段，根据高校的信息化战略规划，当各业务部门提出建设需求时，信息化部门在明确需求基础上，对功能专业性和技术要求较高、时间紧、经费大、人力资源占比重的项目，形成外包决策和业务部门成立外包项目小组，并编制项目可行性研究报告，进行专家论证，完成学校项目审批和立项手续。

（2）项目招标阶段，依据政府采购制度和学校采购管理办法，外包项目小组进一步细化需求、主动调研部分承包商情况和制订招标文件，对相应的承包商进行资格审查，并组织专家从技术解决方案的满意度、开发进度计划、性价比等方面进行综合因素评估，给予竞争力排名，挑选出最合适的承包商，另外就合同主要条款进行商讨，达成共识，签订委托开发合同。

（3）项目实施阶段，外包项目小组要配合承包商按计划完成开发工作（包括详细需求分析、设计、编码、模块测试、集成测试等），设定里程碑，并监控外包项目开发过程，判断实际进度和计划是否相符，直至完成开发任务。

（4）成果验收阶段，对已开发完成的软件进行上线试运行，外包项目小组组织召开验收会，对交付的成果（包括软件、源代码、文档等）进行验收和归档，检验成果是否符合需求，形成验收报告。对存在不足的情况形成协商意见，要求限期纠正，完成最终验收后，承包商还需对用户进行软件操作的培训。

（5）运行维护阶段，在软件上线运行后，难免会出现一些漏洞，这就需要承包商对软件不间断地进行升级和完善。通常双方约定第一年的运维技术服务均属于免费服务，此后，为继续保障系统正常运行，学校还需向承包商采购后续运维服务。

3      高校软件外包项目管理中存在的问题

随着信息化建设的不断深入，高校软件外包项目的管理制度也在逐步完善，但在项目管理过程中仍存在不少值得重视的问题。

3.1   承包商选择存在风险

高校虽有一些大型开发项目，但大部分属于中小型应用开发项目，预算经费少，很难吸引到高端外包公司，[2]而小承包商的资质参差不齐，前瞻性发展理念和集成架构的规划能力不足，这些给项目建设带来未知的风险。

3.2   与承包商沟通协调不充分，项目实施受限

高校在建设一些业务系统时，职能部门仅提出需求，对软件项目规划设计和建设环节参与度不够，信息化部门往往承担全面建设的重任。另外，高校与承包商之间沟通不到位，导致建设过程漫长，效率低下，投入使用后效果不理想，难以真正发挥效能。

3.3   项目后期运维管理不足

项目管理小组往往只关注到项目的启动、实施过程和交付验收，却对运维阶段的工作没有给予足够重视。在软件上线后，真正的软件运行情况和使用数据、用户体验感和软件信息更新等方面的运维服务管理还有待改善。

3.4   知识产权权益归属不明确

外包合同是保护当事双方权益，规避风险，保障项目顺利实施的有效手段，但在合约条款中，仅明确服务部分（服务范围、开发周期、服务费用等条款）和技术部分（技术参数、性能检测等），高校作为发包方不太重视知识产权权益，存在知识产权归属不明确问题。

3.5   信息安全存在隐患

高校信息化的安全涉及网络、系统、应用、用户等多方面，在软件外包过程中，承包商不可避免地要接触到用户数据和信息，如果安全意识薄弱，则存在信息数据库敏感信息泄露隐患。

4      软件外包项目管理的优化策略

在实践中通过对以上管理问题的分析研究，形成了有针对性的优化方案。

4.1   综合评估承包商实力

针对不同项目规模，可通过公开招标方式或竞争性磋商采购方式确定承包商，高校除对承包商的技术解决方案、开发计划、性价比进行评分外，对后期运维、成功案例、公司信誉等综合因素分析评估。此外，还要对承包商的质量保证体系进行考察，要求具有CMM的认证，确保承包商能提供高水平的开发、有竞争力的价格，选择出未来有长期合作能力和可持续的运维升级服务能力的承包商。

4.2   采用多主体建设机制，完善项目管理体系

高校应以需求为牵引，以用促建，统筹部署，合理确定项目定位，避免盲目建设。职能部门和信息化部门要明晰责任，达成共识，职能部门除提出需求，信息化部门负责搭建技术支撑平台外，还要共同梳理项目业务和逻辑、评估承包商、协同参与软件外包事务[3]，建立有效的多主体建设机制。在软件整个开发周期，信息化部门起到协调承包商和职能部门的桥梁和纽带作用，形成内、外部双向协同协作工作流，实现信息共享，既共享外包收益，也共担外包风险，有效地推動项目实施，实现高校和承包商双赢。为提高项目成功率，还需完善项目管理体系，健全项目管理制度，组建优质项目管理团队，做好决策管理、开发维护管理和应用管理，提升管理效益。建立定期沟通机制，通过会议、状态报告等途径及时跟踪进度，监控外包项目的执行过程，检查和考核里程碑阶段的交付物，进度偏离时及时纠偏，控制变更，并实时提供应急预案，直至按时按质完成项目。

4.3   重视项目运维管理

在软件运维阶段，承包商除制定基本运维方案外（如：性能分析和优化、系统巡检、应急故障处理、系统安全检查等方面），另就软件使用状态、资源使用情况形成运维分析报告，作为软件升级依据。而高校项目管理员不仅配合和监督承包商的运维工作，还应积极跟踪问题，增强运维的主动性，进一步分析用户数据，提升用户体验，实现功能扩展，提供人性化、个性化服务。

4.4   加强权益保障意识

合理的合同是高校软件外包成功的关键，合同中除要明确服务部分和技术部分外，还要明确商务部分。例如，保密条款、知识产权归属和违约责任等，对项目产生的全部研究成果（不限于软件代码和文档）的知识产权和软件著作权约定归高校所有。

4.5   强化安全保护，提升安全保障能力

建立安全管理制度，重视数据保护，制定信息采集、存储、传输、删除等管理规则，完善安全事件预警预防及应急处置机制。在项目开发建设阶段提供安全检测和建议，当发现存在安全风险时，第一时间调整改进，避免项目定型后再修改而增加二次开发成本，影响开发时效。对承包商在项目实施过程中接触到的所有数据信息和资料要求严格保密，并签订保密协议;另外，可适时对承包商进行信息安全审计。

5      结    语

学校信息化建设的目标是以信息技术提升教学、科研和管理服务质量和水平，提高学校的整体软实力，为推进高校“双一流”建设做出贡献。对信息化部门而言，既要立足师生需求，提供优质的网络环境，又要从广度和深度方面提供高效、优质、专业的信息化服务。作为外包方，我们要在外包项目全生命周期中，实施规范化的项目管理，对项目的工期、进度、质量和风险进行追踪，确保每个外包项目的质量。

主要参考文献

[1]中国教育网络编辑部.高校IT投入与外包状况调研分析[J]. 中国教育网络，2014（8）：24-25.

[2]陈光欣.高校信息系统外包的风险及对策研究[J].中国教育信息化，2009（11）：4-6.

[3]桂银生.中国农业大学：八成项目外包之经验[J].中国教育网络，2014（8）：14-16.