基于知识管理的“大学工”管理系统设计

李景奇++卞艺杰

摘 要：随着高校信息化的快速发展和高校管理理念的提升，传统学工管理系统存在着灵活性不足、数据共享困难、互动性不足及难以实现本研一体化等问题，急需以新的管理思想和理念进行重新设计。本文首先总结了传统学工系统存在的问题，然后借鉴知识管理思想，构建了基于知识管理的“大学工”管理系统，分析设计了系统的总体功能结构、业务整合方式、业务信息流程，重点阐述了知识管理功能模型和知识采集流程的设计思路，以期为解决当前高校学生管理信息化工作中存在的诸多问题提供借鉴。

关键词：知识管理；“大学工”管理系统；高校信息化；知识采集

中图分类号：G40-057 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2015）13-0053-04

一、问题的提出

随着高校信息化的发展，各高校都积极探索将信息化手段应用于各项管理工作中，学工系统也成为数字校园的必建信息系统之一。然而传统上局限于学工部门业务范围的学工系统功能分散，管理困难，在实际工作中难以发挥应有的作用。传统学工系统不足之处主要在于：

1.灵活性不足，流程难自定

学生工作的特点是事无巨细，纷繁芜杂，工作流程经常需要更改，业务需求不断变化。而传统学工系统，只依据单一部门一时的需求进行开发，无法满足层出不穷的新需求。

2.系统分割多，数据共享难

传统学工系统中，学生工作各个阶段的功能都构建单独的系统去完成，如学生报到就使用迎新系统，毕业离校时使用离校系统，平时就在教育管理系统中处理学生信息，而评奖学金时又建立奖学金系统，这样多个学工子系统之间数据共享困难，导致数据不完整、不准确。而且学生工作跨部门很多，由于部门职能的划分，不同部门有着不同的管理方式和管理系统，跨部门的数据共享不能在多个部门之间无缝结合。

3.互动性不足，网上交流难

传统学工系统往往立足于管理，而很少考虑到学生的应用需求，缺少专门的意见和建议收集功能。长此以往，学生很少主动去应用学工系统，而管理者也无法通过信息系统去获取学生对管理工作的需求。

4.本研不同步，管理较分散

传统的学工系统，多数又分为本科生学工系统、研究生学工系统，分开管理。而由于研究生在高校中人数比例逐渐提高，单独依靠研究生院管理已经无法满足研究生的需要。而且本科生与研究生在学生管理中也有许多相同之处，分开管理也造成了工作重复，资源浪费。许多高校开始推进研究生与本科生管理一体化，将学生相关工作职能进一步整合。

鉴于此，传统学工系统面临多种问题，这就必然需要建设一个统一管理、设计灵活、支持互动的本研一体化的学工系统，本文称之为“大学工”管理系统。

所谓“大学工”管理系统是相对于传统的局限于学工部门的信息系统而言的，它将不再局限于某一部门或某几个部门，而是包括所有与学生工作相关的部门。 “大学工”管理系统“大”的内涵首先体现在它包括了全部类型的全日制学生，即本科生、硕士生、博士生，其次在于它包括了学生校园生活的整个生命周期。“大学工”管理系统的业务流程整合了以往存在于各个管理系统中的与学生工作相关的内容，但这种整合还远远不够，并不能保证实施的成功。为使“大学工”管理系统真正应用到实际，必须引入知识管理的思想，从知识管理的角度规划业务流程，从而提高系统的可用性。知识管理用于识别和协调组织中的集体知识来提升组织的竞争力，并能增加创新能力和反应能力[1]。它以系统的方法发现、选择、组织、摘取信息，向需要知识的人传递有用的信息。知识管理包括对知识的整理、发现、编码、存储、交流及共享等，使知识资产能够被充分利用，从而提高组织的智能水平和创新能力[2]。知识管理一般包括知识创造、存储/索引、转移和应用这四个基本过程。高校信息系统随着应用时间增长，信息不断累积，具备了由信息向知识转化的基础，通过对信息数据的挖掘、归纳、总结，进而形成能被用户所利用的知识，系统中的日志记录和工作记录都有可能为下一轮工作提供良好的经验。基于知识管理的“大学工”管理系统就是要将管理信息系统中所积累的知识进行提取、展现和共享，以促进“大学工”管理系统真正服务于校园里的各类用户，促进学生管理相关知识的共享和传播，提高工作效率，降低工作成本。

二、基于知识管理的“大学工”管理系统设计

关于学生管理系统的功能设计论文很多，但大都只限于业务功能的设计和实现，而很少关注学生管理全生命周期的总体流程及其实现途径。要建立一个具有知识管理功能的“大学工”管理系统，需要打破部门界限，从学生工作的整体出发，来研究系统的功能和信息流程。

1.总体结构设计

从管理的角度来看，学生工作可以按工作流程分为如下职能：录取管理、迎新管理、教育管理、社团管理、宿舍管理、奖助贷管理、就业管理、离校管理。录取管理主要包括：分班、编学号、分宿舍、发校园卡、建新生校园网账号。迎新管理主要包括新生报到、新生缴费、新生住宿、入学教育。教育管理包括了学生日常生活的一些较为零散的日常工作，如请假、寒暑假留校等工作。社团管理主要是依据学生工作要求，学生自主管理自己，建立校、院、班三级学生干部体系，发挥学生的能动性，积极营造良好的校园活动氛围，加强学生社交能力的提高，并为校方提供基层学生信息，完成信息上报工作。宿舍社区管理主要包括学生调整宿舍以及宿舍活动的开展等。奖助贷管理包括奖学金管理、助学金管理、助学贷款管理、综合测评等功能，目的是通过奖助贷激励学生学习，减轻贫困学生生活压力，减轻心理负担。就业管理包括就业指导、举办招聘会、办理就业协议。离校管理是为了提高学生离校效率，减轻学生离校负担，通过信息共享，使学生能直接在网上办理离校手续。

因此“大学工”管理系统可以根据其工作内容分为八个子系统，各子系统通过系统管理功能进行统一管理。其总体结构如图1所示。

2.业务整合设计

“大学工”管理系统各子系统应从学生工作的全生命周期的角度来进行整合。整合时以系统管理为基础，管理协调各子系统的用户、权限及相互之间的数据共享；以知识管理为灵魂，及时将在网上办公时所积累的知识进行归集，使知识能在管理人员和学生之间共享，提高用户使用能力，并能制定详细的规章制度，保障信息系统的长期持续应用，具体如图2所示。

3.信息流程设计

“大学工”管理系统也是学校整体管理信息系统的一部分，并不能将所有数据都纳入其中。而对于外部数据，必须明确数据的提供者和使用者，以方便设计功能；而对于系统内部数据，也应该提前规划，制定规章制度，落实责任，使系统在运行过程中保证数据的正确性和完整性。系统业务信息流程如图3所示。

图中实框中所示为“大学工”管理系统内部各子系统之间的信息流程关系，虚线框为外部系统。外部系统主要有图书系统、财务系统、教务系统及一卡通系统。学生在录取后，首先进行编学号，然后将学生信息发送给迎新、图书、财务、一卡通、教务等系统，然后在迎新子系统中进行第一次信息集成，将新生的缴费、住宿等信息集中呈现，为新生提供了解报到的全方位的信息。学生入校后，便会涉及宿舍评估、调整，参加学生社团，组织校园活动，评奖评优以及申请助学金、助学贷款等活动，而管理人员也需要及时获取学生在校信息，经常性地组织信息上报，以及通过一卡通系统监控学生在校的异常情况。学生毕业时，毕业生信息便进入了就业和离校子系统。离校子系统进行了最后一次信息集成，将毕业生的欠费、借还书、一卡通费用、退宿舍等信息以可视化形式展示出来，为毕业生办理离校手续提供方便。

三、知识管理模块设计

1.知识管理功能模型

在“大学工”管理系统中，知识管理融入网上工作流程中，包括基于文件的文档管理、基于数据的信息统计、基于日志的行为分析、基于互动的交流管理。其功能模型如图4所示。

（1）文档管理：主要是对工作中形成的通知公告、管理规定、使用帮助等各种文件进行分类管理，使之成为易于检索，便于提取的显性知识。用户通过对文档的调用，获取关于系统的使用方法、业务流程等信息。

（2）信息统计：管理者可以通过信息统计功能，获取统计报表，了解工作状态，从而做出科学有效的决策。决策支持技术的发展也为管理者提供了更加智能化的决策辅助手段，通过对工作过程的可视化处理，以更为形象生动、易于理解的形式展现出来。而通过模型库的支持，更可以自动获取解决问题的参考方案，为决策提供更为科学坚实的依据。

（3）行为分析：通过对日志的监控，更大地发挥日志的价值。日志跟踪为管理者提供了对异常用户进行监控的手段，以便及时发现异常情况，及早做出准备，防患于未然。日志查询则为管理者和用户提供了了解自己及他人网络活动记录的方式，以便及时改进自己的网络行为，提高信息化技巧。日志分析则为管理者智能化地提供系统及用户在使用中存在的各种行为偏好，以便针对性地改进业务工作流程。

（4）交流管理：从知识管理的角度来看，这是将隐性知识显性化的一个过程。通过网络交流，将个人的知识转化为公共知识，为所有用户所共享。知识分享就是要将用户自己所拥有的各种相关知识，以奖励或行政的手段，促进个体知识向公共知识的转化。业务问答则有利于沟通管理者与学生的思想，即有利于学生理解管理者的意图，从而调整自己的行为，以实现更好的自我管理，又有利于管理者及时了解学生需求及问题所在，更好地改进工作。精华推荐则是将业务问答及知识分享中积累的知识精华进行分类归集，以便于用户更好地从已有的经验中学习业务知识，提高业务技巧。

2.知识采集流程设计

知识采集基本流程应该是：首先系统对原始数据进行知识归纳，将原始数据转换为待审核知识材料， 然后对待审核知识进行审核，然后对知识进行组织后，将获得的知识送入知识库中存储同时生成知识地图和知识搜索引擎需要的相关信息， 这样用户就可以通过知识管理页面获取知识， 浏览知识地图。具体流程如图5所示。

知识采集过程中，原始数据包括业务中产生的文档资料、业务数据，在线交流中产生的网络留言、在线聊天、讨论，以及在线活动中所产生的用户日志。文档资料通过分享设置，文档所有者把自己文档的链接分享到知识管理模块，成为待审核知识材料。管理人员对业务数据的各种可以公开的报表，也可以通过分享成为待审核知识。在线交流信息通过管理人员的主动归纳，把交流信息归纳为问答主题。管理人员可以通过对日志数据库的日志进行分析，归纳出用户的网络行为特征，为业务活动提供知识支持。知识审核分为两种形式：一种是人工审核，由管理人员对待审核知识进行人工判断；第二种形式是条件判断，可以把判断条件预先设置，让系统自动审核。知识组织主要运用分类法，将各种知识分为不同的类别，以方便用户的获取。最后是知识入库，把知识存入到知识库中。

四、总结

“大学工”管理系统在业务上支持本研一体化学生管理，在系统管理中以业务的全生命周期为基础进行业务整合，并引入知识管理的思想，有利于满足高校日益提升的学生管理工作的需要。知识管理特别强调知识的分享，使组织成员在知识分享中共同学习，增长业务知识，提高业务能力。学生管理所面对的管理对象众多，且是有着多元化需求、具备丰富知识、具有创新精神的新一代青年，“大学工”管理系统充分利用知识管理，将他们的知识和智慧应用于学生管理工作上来，不但能提高管理效率，而且能减轻管理成本。学生管理部门可围绕设计模型，对既有系统进行整合，使之具备知识管理功能，也可基于“大学工”管理系统平台进一步开发，以满足学生管理进一步的需要。

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（编辑：杨馥红）