新形势下基层事业单位人事档案管理工作的优化策略

孙立坚

摘  要：人事档案管理工作是事业单位工作的一个重要组成部分，为了提升我国基层事业单位人事档案管理工作效率和服务质量，本文阐述了新形势事业单位档案管理的基本内容和重要意义，提出热点问题和优化策略，促进基层事业单位人事档案管理工作的持续健康发展。

关键词：基层事业单位;人事档案管理;信息化系统;流动人员

一、人事档案管理工作的现实意义

1. 为人事管理工作提供真实有效的信息

人事档案系统能够准确、真实记录个人的政治思想、能力、经历和工作业绩等重要的基本信息，是记录个人成长的重要历史资料，也为用人单位聘用提供理论依据。事业单位的人事管理者根据人事档案来了解个人以往的工作经验、业绩情况以及品行道德，最大限度地使员工发挥出其自身潜力，在一定程度上能够促使用人单位的决策趋于合理化。通过对人事档案的查询，清楚地了解每位员工各方面的真实信息，便于人事的管理工作。

2.是人事管理工作的重要依据

随着当前我国特色社会主义制度改革不断推进，基层事业单位的人事档案管理工作必然出现了许多的新问题，面对此种情况，涉及每个岗位员工的具体利益的基层人事档案管理工作有着重要指导意义。人事档案相关资料主要是在干部的业绩考核和提拔选用、单位未来人才培养梯队建设、对员工的绩效考核等方面的参考依据，通过对相关人事档案的信息进行全面综合分析，可以对相关人力资源信息进行合理利用。

3.对人力资源配置的优化作用

人事档案资料在一定程度上证明了干部和职工本人的品德素养和业务能力表现，在人力资源的收集管理使用过程中，出现工作人员的变动、岗位的变动情况时，事业单位管理部门干部可以通过简单便捷的方法发现和使用专业的人才，人事档案管理资料对人力资源配置进行优化就显得尤为重要。

二、 基層事业单位人事档案管理工作的特殊性

1. 基层事业单位人事档案管理重视度不足

在我国基层事业单位普遍存在对人事档案管理专业工作重要性的一个认知性误区，一般人事档案管理人员均为基层单位即将退休人员或临时工作人员，认为档案管理工作只是简单针对档案信息进行记录、整理和调阅即可。由于部分基层单位内部人员从上到下人都对档案管理工作重视不够，人事档案管理人员从事工作的积极性不高，这对于人事档案管理带来不利的影响。

2. 缺乏完善的档案管理制度

人事档案管理工作离不开完善的制度保障，但是目前部分基层事业单位人事档案制度并不完善，导致人事档案管理工作存在无章可循的情况，或制定好的人事档案管理制度，没有得到有效的落实，沟通协调不顺畅，档案资料管理的真实性、时效性得不到保障。

3.人事档案管理人员综合素质优待提升

在部分基层事业单位中，一些非专业的人事档案管理从业人员承担着人事档案管理工作，这部分从业人员没有经过系统的人事档案管理专业知识的学习、缺乏相应专业技能培训，缺乏档案管理制度严谨性，这就严重影响了人事档案管理工作的质量和效率。同时，人事档案管理信息化系统建设相对滞后，基层事业单位人事档案信息化建设软硬件基础设施不够完善，由于人事档案信息化管理工作保密性较高，这也对党政机关事业单位人事档案信息化系统建设工作的开展运行带来了很大的困难。

三、 基层事业单位人事档案管理工作创新路径建议

1. 提高人事档案管理工作的制度化建设水平

要想全面提高基层事业单位人事档案的管理水平，必须使档案管理制度的不断优化，以保证人事档案管理工作更加顺利地开展。在具体档案工作的过程中，基层事业单位的档案管理人员必须做到掌控档案资料的形成、积累、整理、归档工作等各个环节，落实好各岗位的工作职责，引入绩效考核制度。在内部管理上，档案管理部门要建立对自身工作监督指导制度。

2.研究流动人员人事档案管理适用方法

基层人事档案管理工作需要结合时代发展特点，积极对人事档案管理方式和方法进行优化和创新。第一事业单位需按照流动人员自身档案的特征，根据其专业能力与工作水平，满足并匹配流动人员人事档案管理方面的各类标准;第二是事业单位人事档案管理过程中加强档案服务窗口建设，让人才、单位享受到更加便利化的服务。第三做好人事档案信息化的基础设施建设，并通过建立人事档案信息管理平台和信息管理系统，构建人事档案信息数据库，积极改变事业单位人事档案分散化的特点，从而提供更加优质的档案信息服务。

3. 加强人事档案管理现代化信息化建设

基层单位人事档案管理工作引入先进的人事档案管理信息系统应用技术，规范地推进基层人事档案信息化管理的进程，可以全面提高人事档案管理工作的效率和质量。一是推进基层单位人事档案管理办公信息化，可准确及时管理传输基层人事档案资料，提高管理人事档案资料的时间效率;二是人事档案管理资料办公信息化，仅凭借电脑屏幕便可查阅人事档案内容的电子版文档，另一方面能够减轻事业单位在档案存储方面的难度，更好地服务企业、服务社会。

4. 加强人事档案管理人员队伍自身建设

基层事业单位人事档案管理工作应组织配备一套全面地人才选用体系。首先，各级组织人事部门优先选择责任感、作风优良的干部，关注其在教育、工作、生活方面的情况。其次，加强档案管理者的业务能力，人事档案管理人员对基础知识、档案收集、归档以及检索等业务方面的知识等应予以讲解，让档案管理人员更好地了解相应工作办法、优化工作技能。最后，定期对档案管理人员开展专业化培训，使其能够更好地满足人事档案现代化发展的要求。

结语

总而言之，在新时期基层事业单位正确认识人事档案管理工作的重要性，优化人事档案管理工作制度，创新人事档案管理工作的理论方法，加快推进人事档案管理信息化体系建设，提升人事档案管理工作的运动效率和服务质量，使其更好地服务于基层事业单位的发展和建设。

参考文献：

[1]艾绍金.新形势下事业单位人事档案管理的效能提升策略[J].办公室业务，2018（15）：133.

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