从工程监理视角看水利工程档案管理问题

陈夹夹 安徽省大禹水利工程科技有限公司

1 前言

水利工程档案是覆盖到整个工程全过程中的材料，包括文字、表格、图纸、声像等多种形式，贯穿到了水利工程项目从提出到立项、审批、验收等各个环节。水利工程的档案管理在水利项目管理工作中是重要的构成部分，直接影响着水利工程的建设水平和建设成效，应得到监理人员的高度重视。

2 水利工程档案管理内容

水利工程档案是具有保存价值的历史记录资料，有着文字、图表、声像等多种形式，是在水利工程的前期施工、竣工等各个阶段逐渐形成积累下来的，在水利工程的建设和管理工作中，档案管理作为重要的组成部分，真实地记录了工程的建设历史，并且对水利工程质量进行判断和衡量时，也要依据水利工程的档案资料展开。

水利工程档案是水利工程建设各个阶段的智慧结晶，具有真实性、完整性、准确性的特点，收集整理各阶段的档案资料，在统一的整编、集合、分析、应用中，为工程建设提供可靠的依据。水利工程的档案工作由多个主体参与，包括勘察、设计、监理、施工等参与主体，在项目法人的统一管理和协调下，档案管理工作要按照有关的规范要求分类组合排列工程档案，进行系统性的目录编制。

档案整理工作的各个环节都要由专业的整编人员，秉承着严谨、认真负责的态度，对各个环节的档案落实有效的管理，保质保量地完成水利工程的档案管理工作。

站在监理视角，档案管理工作是整个水利工程中的监理管理重点，因为在水利工程的建设中，监理单位是重要的参建单位主体，监理档案在整个工程档案中是必要的构成部分之一，收集、整理监理档案资料，检查和监督施工单位的档案资料，从建设初期就开始收集资料，直至工程完成，为档案的验收和整个工程的建设打下良好的基础。

监理视角下的水利工程档案要整编档案、分类档案，按照日期的先后顺序排列档案资料，完成组卷和档案立卷工作，结合水利工程的实际情况，装订档案资料，加强对档案的有效保护[1]。

3 水利工程档案管理的问题分析

水利工程的档案管理目前仍旧存在一些问题有待改进，首先体现在水利工程的档案管理观念方面，缺少对档案工作的高度重视。在重点水利工程项目的建设中，通常都存在着点多线长的特点，施工队伍的流动性较强，没有建立起完善的档案组织管理体系，缺少健全的档案工作人员组织机构，对档案人员的职责划分不明确。

另外，受到施工人员、技术人员在水利工程建设中变更、调动等因素的影响，档案资料流向网络建设不完善，出现了人走档案走等现象和问题，对档案工作的质量产生了严重的负面影响。在监理视角下，水利工程的档案管理目前存在着水平普遍较低的问题，缺少规范化的管理，在制度化建设、标准化建设方面，还有较长的一段路要走。

特别是近些年，我国的水利工程项目规模和体量逐渐增长，在档案管理工作的实施中，缺少健全的档案管理体制，档案管理的规章制度流于形式表面，监督措施不完善，没有形成有效的管理模式，出现了制度执行中的不合理现象问题。

在档案管理中缺少专业型的人才，现有的档案管理人员知识水平有限，知识结构落后，缺少对先进档案专业知识的了解和掌握，对答案的法规制度等不熟悉，难以熟练的操作网络软件和先进技术，缺少专业型的档案管理人才，这对水利工程档案管理工作产生了直接的负面影响，站在监理视角，水利工程的档案管理工作存在诸多问题亟待改进[2]。

4 监理视角下水利工程档案管理的优化策略

图1

4.1 革新档案管理观念

水利工程的档案管理工作在监理视角下有必要进行更进一步的改进，革新传统的档案管理观念，加强档案管理，将档案管理的积极作用充分发挥出来；提高档案资料管理的规范性，建立起健全的、标准化档案管理制度，依据国家的档案法、保密法，以及水利部门出台和实施的科学技术档案管理暂行规定等相关的法律法规，收集档案资料，使档案资料的立档、管理、使用、安全管理工作能够更加规范。

严格规定档案资料的管理内容，提高水利工程档案管理的水平，站在监理视角，水利工程档案管理工作要以走出去、请进来为原则，邀请行业内的档案业务专家加入其中，加强指导，规范建档立册工作，提高档案保管的水平。改善档案管理的条件，建设档案室，配置完善的硬件设施，例如灭火器、吸尘器、空调设备等，防止出现档案管理工作的实施中数据被盗等负面问题，将现代化的管理设备完善的配置其中，例如计算机、照相机，提高档案管理的现代化水平。

有序存放各项档案资料，并且借助先进的信息技术，建立起信息化的档案管理平台，提高档案管理利用的有效性，规范化、智能化的实现对档案管理的最终目标，防止出现档案资料损坏、丢失、泄密等问题，重视档案管理工作的落实，将档案管理的积极作用充分发挥出来，站在监理视角提高水利工程的档案管理水平和最终成效[3]。

4.2 加强制度建设

站在监理视角针对水利工程的档案管理工作进行完善和优化，要完善制度保障，发挥出制度的规范和支持作用，落实切实可行的制度措施，将档案管理工作的领导职责落实到位，明确不同人员的职责范围。

在工程质量行政领导人和参建单位的工程质量领导人中，将档案的收集工作责任制落实，对项目法人和各职能部门人员的职责加以明确，要求总监和监理工程师等相关的技术人员负起一定的职责，保证落实水利工程项目档案的收集工作和整理工作目标。

水利工程的文件资料在形成、积累、整理、归档、应用等各个环节均需要考虑到水利工程档案的科研、生产、基建相关规章制度，并且要考核专业技术人员的职能，结合其职责范围，落实考核工作，完善制度保障[4]。

水利工程项目的施工企业要按照一定的项目建设要求，系统的整理档案，将档案交给管理部门进行审查和验收，当出现不符合要求的文件资料时，则不予归档和鉴定验收，将档案管理人员的职责履行到位，全方位的了解归档文件、材料的具体情况。

各单位需要在相关会议中要求档案管理人员参与进来，例如科研课题、设计项目等会议活动，由专业的档案管理人员参与产品项目的评审、鉴定，并且在工程竣工的验收和设备开箱等环节，保证文件材料收集的完整性、准确性，系统的做好档案管理工作，落实可行的制度措施。

值得注意的是，档案整编工作完成之后，要加强对档案资料的安全管理，防止出现档案内容丢失等问题，在档案交接环节，要经过接收单位认真检查之后，填写完善的档案交接单，防止出现档案交接过程中不必要的风险，监理工程师要针对施工单位提交的归档材料进行审核签字，按照规范的手续将工程档案内容和整编质量情况的专题审核报告提交给项目法人[5]。

4.3 提高档案管理人员技能水平

监理视角的水利工程的档案管理工作实施，要将人力资源作为重点，提高档案管理人员的专业技能、工作能力、业务素养、职业道德修养，组建起一支专业型的高素质型档案管理人才队伍，以人为本，加强对人才的专业化建设，培养专业、规范的档案管理人才队伍。

监理档案管理工作实施中要求档案管理人员应定期参与培训，加强对专业理论知识的学习和掌握熟练的操作技能，成为懂技术、会管理的档案管理人才，精通业务，获取相应的管理资质，以持证上岗为原则，保证档案管理岗位人员均具备一定的资质，才能参与到实际的档案管理工作中来，对各种文件和规定要加强了解和掌握，参与集中业务培训，不断地提升自我。

积极学习现代化档案管理手段，革新档案管理的观念，针对人才，要加大投入力度，培养专业型的档案管理人才，适应信息化时代的发展要求，推进利工程档案管理工作向着现代化、信息化的方向转型，引进先进的档案管理手段，强调现代化的保管条件和载体材料应用。

在装订手段、复印方式、分配方式等各个方面，加强现代化建设，利用先进的档案管理观念和方式方法，提高档案管理的智能化、现代化水平，在咨询业务等各方面加快信息化的建设脚步，强调网络化、数字化的档案资料管理目标。

在报送资料、传递资料等各个方面，要结合不同的水利工程建设主体需求，有针对性地为其提供档案服务，例如，水利工程的建设者要实现多区域、多方位的档案资料使用服务，档案管理人员应创建便捷的条件，提高档案服务效率，实现现代化、信息化的档案管理建设目标[6]。

5 结束语

综上所述，随着我国现代化建设进程的逐步推进，水利工程的建设规模建设体量也有所增长，水利工程的档案管理工作对工程的安全运行起着决定性的作用。和普通的历史资料不同，档案资料反映了水利工程建设的各个阶段的实际情况，站在监理视角，加强对水利工程的档案管理工作，能够更好地为水利工程项目提供服务，发挥出档案管理的积极作用，提高水利工程的监理水平和建设效益。