基于物联网技术的档案智能化管理服务模式分析

2021-03-09崔富刚

中文信息 2021年12期

崔富刚

（山东省嘉祥县档案馆，山东嘉祥 272400）

正处于高速发展阶段的物联网技术在社会各领域中不断拓展其应用范围，优势显著的物联网技术当前已广泛应用于交通、军事、环境、医疗和网络等领域，探索物联网技术下的档案智能化管理服务是另一个领域的应用延伸。就现阶段智能化信息时代而言，档案管理最紧要的事情就是如何发挥档案数据价值和提升档案管理服务，构建智能化档案管理模式就是一种有效的措施。合理利用物联网技术优势，探索其在档案管理各环节中的有效应用对于档案管理服务的提升有重要意义。

一、智能档案馆和物联网

信息化时代背景下，智能化档案管理模式的构建是顺应时代发展潮流的表现，也是推动智慧城市建设的一个组成部分。智能化档案管理模式的构建需要信息技术和网络渠道的支撑，有效地将知识获得紧密联系于档案管理，这一互动关系的建立是智能化档案馆建设的核心部分。智能化档案管理是建立于多元丰富档案信息资源基础上的，整个构建过程的重点就是将物联网、全新数字技术和大数据等技术应用于档案管理环节，以智能化的方式提供档案管理服务，让多种档案的调取达到共享程度，让人与档案之间保持即时联系。物联网功能的实现是以传统电信网和现代互联网为载体，并配合信息传感设备的接入来联通独立寻址的物体，这样一来就构成了就多物体组成的一个联通网络[1]。在此基础上通过一系列的操作达到多物体在识别、定位、监控、管理和信息共享层面上的有效链接，所以物联网最终实现的是网络信息与物质实体的有效融合，其中也涉及对传感器这种信息载体的使用，目的在于控制智能终端，比如虚拟现实设备、计算机、公路运输ETC、油气设备或航天航空等，乃至万物管理。基于物联网技术下的智能化档案馆建设实现了互联网技术的有效融入，推动了档案馆信息化、现代化建设。

二、物联网技术在智能化档案馆建设中的应用

1．物联网技术于档案馆安全监管中的应用

安全监管层面管理的重点在于档案被盗管理。物联网技术的应用可在档案馆之间建立有效联系，借助WSN技术和文档中的RIFD标签来追踪档案位置，这有助于档案追回工作。另外，大数据库统计技术和物联网技术的联合应用有助于档案资源管理实现实时查看资料，从而减轻定期盘点工作量，在日常工作中就可及时查看档案是否存在丢失情况。

2．物联网技术在档案馆库房管理中的应用

档案馆库房温湿度调节是否合理，这关系于档案资源保存质量。通过温湿度传感机制就能让库房温湿度调节实现自动化与实时性[2]。通过烟感器检测功能就能实现消防系统和报警系统互联，进而在发生火灾危机时快速发出警报信息。关于库房光照管理和空气管理，同样可使用对应的检测设备配合无线传感技术实现信息传导和控制。

3．物联网技术在档案出入库和整理中的应用

物联网中的WSN技术和RIFD技术在智能化档案管理服务模式构建中，能通过附在档案上的RIFD标签对其定位，以便在查取之时准确归档、快速借阅。基于物联网技术构建的智能化档案管理模式方便工作人员操作，在系统中进行数据查询即可找到对应的档案信息，尤其是在最繁琐也最容易出错的出入库管理中，迅速正确的定位和归类功能有效提升了档案管理工作效率，为借阅者提供更优质的档案信息服务。

4．物联网技术在知识服务创新中的应用

智能化档案管理服务模式的构建除了自动化、智能化以外，还要充分考虑用户感受和需求。所以基于物联网技术的支持，可充分利用RIFD技术来智能化识别用户需求，经过分析整理后在提供更为精准的知识服务。这种围绕用户需求的知识服务创新不但实现了更高的档案查找效率，让档案借阅手续也得到了简化，而且给用户提供更具便捷性、高效性的档案服务，提升用户满意度。

三、物联网环境下智慧档案馆的服务模式

1．从被动服务模式发展为主动服务模式

目前大部分档案馆的信息管理系统并未直接对接于档案实体，其管理对象主要是电子化的档案虚拟信息，没有直接管理档案实体。就现阶段档案服务来说，档案实体几乎以被动、静态的特性存在于档案馆中，始终保持着待查找、代利用的状态。物联网主要构成有传输网络、传感网络设备、应用控制网络系统，同时兼具了智能化处理、稳妥传递和整体感知的三大功能与特征。在档案实体中植入传感器节点后，就能向档案信息管理系统主动发出信息，让系统中的数据信息得到及时更新[3]。与此同时，还能动态化、实时性地接受档案信息管理系统管理，根据应用对象信息的分析，让档案信息系统拥有可靠的参考性数据去优化档案状态数据。如果有用户想要以档案信息管理系统为渠道来调取某个档案实体资料时，附于档案实体中的传感器节点就会接收到信号，一路引导用户寻找档案实体，在此过程中的档案实体就像是一个智能化的机器，直接参与到了档案资料利用活动中。

2．从单向服务模式发展成为多向互联服务模式

就大部分传统的档案管理服务流程而言，用户、档案实体以及档案信息管理系统三者之间的关系完全是水平式的（图1），围绕着档案信息管理系统为中心进行信息交换，用户和档案实体之间不存在直接交流的渠道，只有经过档案信息管理系统这一中转站才能实现信息查询和资料调取，服务效率相对较低。档案信息管理系统和档案实体属于单向服务关系，档案信息管理系统的信息采集通常只在档案实体入库时进行一次，此后记录的只有档案的借阅请。档案实体自身既缺乏传递信息的载体，也没有接收信息的能力，因此，档案实体和档案信息管理系统之间不会产生任何交互信息，这就容易出现档案信息管理系统和档案实体脱节。尽管档案信息管理系统和用户之间存在双向互动联系，不过在这个双向联系中还是有用户对管理系统的需求方向，比如用户提出订阅电子档案的要求、通过管理系统进行目标性档案查询、提出资料借阅申请、线上延期借还申请等，档案信息管理系统往往只能在有限的资源中给用户提供对应的信息反馈服务，比如，借阅审批通知、资料催还提醒等。

图1 传统档案馆中用户、档案实体和档案信息管理系统的关系

基于物联网技术的智能化档案管理服务模式构建，直接优化了用户、档案实体和档案信息管理系统之间的关系，构成了网状型服务（图2）。在此结构中一共有两个拥有计算能力的智能节点，一是档案信息管理系统，二是档案实体，而且这二者之间可进行无范围限制的信息交互。这样的信息交换帮助档案信息管理系统将存储的实体档案和虚拟档案做到一一对应，在这样清晰的分类和通畅的传递作用下进一步加强了档案信息管理系统和档案实体的联系。持有智能设备的用户直接进入到物联网系统中，一方面，能自由顺畅地与档案管理信息系统完成信息交换；另一方面，还能基于手持设备和档案实体传感器节点建立直接通信关系[4]。如若用户正经过档案架，在智能终端上除了能实时感知并接收临近档案的主题内容，还能通过嵌入其中的传感节点，在引导信息下快速找到目标档案实体。

图2 基于物联网的智能档案管理服务关系

3．从浅层档案服务发展成为深层信息服务模式

当前大部分档案馆中的信息管理系统存储的档案实体信息都非常有限，并且长时间处于不更新的状态中，难以做到对档案实体的实时性管理，同样也缺乏围绕用户需求的档案服务。往往提供给广大用户的就是孤立的档案资料，无法从整体性出发将相关的档案资料一并呈现，存在片面性、浅层性的问题与不足，这就是为何以往的档案信息服务总是停留于浅层资料服务的原因。基于物联网技术的智能化档案管理服务模式构建，所有档案实体都被视为一个档案主体并赋予了智能能力，物联网技术所具备的控制能力和感知能力，让应用对象在接受感知信息的同时还能发出感知信息，实现信息的互动和传递，加之每个智能节点都有处理信息的能力，由此以物联网为中心形成的有机整体实现了档案信息交换和共享。