信息时代高校图书档案管理工作面临的问题及对策

2021-03-08贾国华宁夏大学档案馆贾璨宁夏大学美术学院宁夏银川750021

文化产业 2021年8期

关键词：信息时代图书档案管理

贾国华宁夏大学档案馆贾璨宁夏大学美术学院宁夏银川 750021

前言：

以信息化发展为基础，通过大数据技术、计算机网络以及人工智能技术等，推动高校图书档案管理的创新，实现高校图书档案的数字化和电子化，促进高校图书档案管理的共享和保存，进而提高高校图书档案的利用率[1]。

一、高校图书档案管理的困境

我国高校图书档案的管理机制不断完善，管理水平不断提高。由于受各种因素的限制，仍然有很多问题需要解决，主要体现在以下几方面：

(一)高校图书档案的归档水平低

很多高校对图书档案管理的重要性认识不足，对于图书档案的重视程度不足，因此高校图书档案的归档水平较低，管理不完善。尤其是缺乏正规化的管理，难以真实反应重要数据等，归档文件不全，缺少评估以及记录的文件，导致了高校图书档案不全。当前，我国对高校图书档案的使用程度较低，尤其是与社会需求不匹配，再加上高校图书档案管理的不同环节之间的碎片化和不兼容，很难在所有图书档案的质量上取得突破[2]。因此，构建完整的档案管理服务系统，积极与信息化技术相结合，促进高校图书档案管理的发展和进步，来提高高校图书档案的利用率和归档水平。

(二)高校图书档案存在较为普遍的分散管理问题

从高校图书档案的现状来看，有些专业的科研档案成为师生私有财产，造成大量科学技术文献分散在不同专业或师生之间，如果文件被隐藏或篡改，会导致高校图书档案的价值丧失。尤其是在保密性上，没有完善的制度，法规的重点尚不清楚。保密的相关规定在建设中远远落后，并且管理规则显然与现代信息化的要求不匹配，这些问题会对高校图书档案管理的信息化建设以及网络机密性造成一定的困难，导致高校图书档案无法依法管理，高校图书档案的机密性严重不足。同时，目前还没有完整的操作规范，从而难以有效地促进高校图书档案的共享和使用。

(三)管理模式不适合信息时代

我国多数高校图书档案管理模式仍然相对落后，没有顺应时代发展的潮流，造成的结果是大多数高校图书档案的保密规格过高，无法有效利用，难以更好地促进社会发展。在这些高校图书档案中，很多数据确实需要进行保密，但也有部分材料可以对社会公开，而这种全面保密的做法限制了高校图书档案发挥其应用的作用，也不符合目前资源共享的需求[3]。

二、信息时代开展高校图书档案管理工作的条件

(一)数字化内部环境

内部环境主要是指新时期高校图书档案的创新发展，这不仅在一定程度上弥补了传统档案工作的不足，而且为内部环境增添了新的特色。高校图书档案管理的逐步形成了网络、数字化和信息化的集成管理工作。网络技术的使用可以提供数字信息的相互集成，搜索和使用，从而满足档案信息化的需求，呈现出良好的发展趋势。

(二)外部环境网络化

外部环境的网络化也是信息时代高校图书档案管理的重要变化，外部环境包括社会环境和外部技术环境。高校图书档案的外部环境趋向于数字化，网络化和信息化。在信息技术飞速发展的影响下，外部环境更加复杂，可以有效地促进管理创新和改革。

(三)高校图书档案面临的挑战

在信息时代的环境中，高校图书档案馆面临许多挑战。首先，缺乏档案意识，项目单位没有认识到高校图书档案的重要性，不重视高校图书档案的积累。其次，由于缺乏全面的数据采集，相关的人员没有及时注册和传输文件信息，导致文件信息丢失。第三，没有相应的文件存储或者文件存储不具有防虫，防火和防盗功能。第四，很多从事档案管理的人员综合素质相对较低，收集、分类、编目、存放等不符合程序要求。

三、信息时代高校图书档案管理工作的对策

(一)全面收集文件并建立专门的数据库

高校图书档案的收集是档案工作的基础，扩大高校图书档案的数量和内容，弄清需要档案的具体工作部门，并在每个具体环节引入管理方法。统一归档时间，对高校图书档案的每个文件的目录进行分类，并收集研究项目的全过程，对信息进行全面记录，并定期汇总和评估档案材料。改进相关硬件，安装快速的文档信息管理系统，创建高校图书档案管理数据库。但是由于一些部门的高校图书档案信息过于庞大，很难一一地组织高校图书档案[4]，有必要通过信息技术加强数据的收集和处理，自动组织和信息数据库的系统集成，有效降低人员成本，并保证信息收集与处理的质量，实现档案管理的标准化。

(二)转变思想观念，实行专业管理

高校图书档案是科学研究工作的智慧结晶，因此，有必要将高校图书档案管理工作与科学研究相互结合起来，以实现共同进步。在高校图书档案管理结构方面，需要专门机构和专业人员来管理高校图书档案，需要对相关的管理人员进行综合性的培训，包括技术培训、道德培训、法律培训以及知识培训等，来提高高校图书档案管理人员的综合素质，使其满足当前高校图书档案管理信息化的发展要求，促进高校图书档案管理的信息化进程。

(三)完善控制机制

在对高校图书档案信息化的过程之中以及完成后，将根据特定改革的状态对文档管理工作的所有部分进行重组，并确定适合高校图书档案管理的各种职位，可提高工作人员和技术的一致性以及文件管理效率。结合高校图书档案管理系统的建设，专注于创新高校图书档案管理理念，促使高校图书档案的管理模式，由传统的管理模式逐渐向动态管理模式转变，组织相关的档案管理人员加入到研究项目之中，并以实物形式收集和组织高校图书档案，确保记录与研究管理之间的同步。在将信息时代与高校图书档案馆整合的同时，应更加重视在档案馆中建立实用的检索系统，来提高档案利用的效率[5]。完善文件管理系统是信息时代图书档案管理的根本保证，高度重视高校图书档案信息化管理工作，并通过激励制度和考核制度，提高相关人员的积极性，以提高高校图书档案管理信息化管理的效率。

(四)充分利用高校图书档案

首先必须从强调拥有过渡到强调应用上。档案管理人员应积极建立公开档案信息管理模型，并不断研究档案的价值，以使用户可以更轻松地访问和使用档案，并努力将死档案转变为活档案。通过高校图书档案信息化，将信息技术与档案管理整合，为高校图书档案的开发和使用奠定基础，也为最大限度地利用高校图书档案提供机会。因此，高校应当高度重视信息时代高校图书档案信息资源的开发，提供优质服务。在开发高校图书档案时，要根据需要，对原始数据进行汇总、分析、过滤、计算、研究和处理，并形成专题汇编，以提供严谨的文档服务。关注移动信息技术的发展趋势，积极开发和定制用于移动终端和手机，微信等客户端访问、请求、处理、下载或上传的界面，真正实现更多便捷、免费、互动的信息资源访问需求。