网络环境下对高校学生档案管理的几点认识

2021-03-08宋方圆三门峡职业技术学院河南三门峡472000

文化产业 2021年8期

关键词：高校学生档案管理人员

宋方圆三门峡职业技术学院河南三门峡 472000

前言：

在网络环境下，高校档案管理工作发生了很多变化，最突出的就是档案管理的信息化、数字化。所以，在新的环境下，我们需要重新对学生的档案管理工作进行分析、思考，借助信息技术更新档案管理内容和形式，提高档案管理的现代化水平。

一、网络环境对高校学生档案管理工带来的机遇和挑战

(一)机遇

据有关调查显示，目前国内很多的高校都非常关注学生档案的数字化存储，且高校的有关管理部门也从思想层面对档案管理工作的信息化、数字化进行了关注。同时，随着各类新技术的应用，档案的存储载体也变得越来越多，档案信息管理也发生了很大的变化，科学利用各类新技术，还能够提升学生档案利用率[1]。

(二)挑战

在网络环境下，档案管理工作的技术要求更高，对计算机专业方面的人才需求更大，这和我国目前的高校档案队伍构成存在一定的差距，这种技术要求的提高和复合型人才间的不平衡是我们所面临的一大难点。此外，网络是一个开放的环境，网络信息安全也是我们要面临的又一难点[2]。

二、网络环境下高校学生档案工作的现状分析

高校学生档案管理工作对学生、学校来说都是非常重要的。但受到各方面因素的影响，目前依然还存在一些问题有待解决。

(一)对高校学生档案管理工作认识不足

很多高校对学生的档案管理工作不重视，认为对学生的档案进不进行管理不重要，只要做好教学工作就行。而许多学生也认为档案管理是学校管理部门的事，和自己的关系不大，对自身档案信息是否会泄露等并不重视，也并未积极配合管理人员做好档案管理工作[3]。加之，受到传统档案管理思想的影响，导致一些档案管理人员对档案管理工作认识不足，认为工作的重点就是搜集学生的档案，并归档，并未重视这些档案的开发、实用[4]。

(二)高校学生档案信息化建设水平不高

第一，学生档案数字化程度低。所谓的档案信息数字化也就是借助数据库等各项技术，将传统的纸质文档或者是已经存储好的电子档案进行整合，使其变成结构完整的档案信息库。但很明显，现在高校学生档案管理工作并未达到这一要求，还存在许多有待解决的问题。第二，档案网站建设规模小、数量不足。档案网站是档案管理部门与学生或者是社会各行业交流的窗口，功能性强，但对网站建设、运维管理而言，所要投入的资源远超过了数字化建设的投入，而目前许多高校还不具备建设独立档案网站的水平[5]。

(三)学生档案管理队伍的素质水平需要提高

在我们享受着网络给学生的档案管理带来便利的同时，我们也要清楚的认识到给档案管理工作带来的挑战。在网络时代下，对档案管理人员的能力水平提出了更高的要求，管理人员既要有一个负责的态度，又要具备扎实的档案管理理论知识，最重要的是要能够熟练实用计算机技术等各项技术。但现在高校学生档案管理队伍整体的素质水平并不高，专业的管理人才更是少之又少，还有许多高校也并未配备专门的档案管理人员，即便是有，也都是由其他专业教师来担任，他们的专业素质水平得不到保证，学生档案管理工作难以得到有效落实。

三、网络环境下做好高校学生档案管理工作的措施

在网络环境下，对学生档案管理工作进行更新，提高档案信息管理水平和利用率，是我们需要解决的重点问题。下面从三个方面对如何做好高校学生档案管理工作进行了阐述。

(一)更新管理观念，利用新技术，助力档案管理工作

高校档案管理部门、人员等各主体要加大和院领导人员的交流、沟通，确定档案管理新思想，对网络时代下学生档案管理工作的新方向加以明确。同时，还要利用好新技术，对高校学生档案管理工作加以更新，可以利用大数据技术挖掘、分析学生的档案信息；并利用云存储技术做好学生档案的存储工作；利用互联网技术提高学生档案管理的质量，以使高校的档案管理工作高效完成。

(二)建设高校学生的档案管理系统

在网络环境下，要做好高校学生档案管理工作，就必须要有一个科学有效的档案管理系统，这是目前高校学生档案工作的重点。第一，要为系统的建设、运维、管理提供充足的资源保障。第二，系统建设要围绕学生展开，要满足学生的需求，得到学生的认可和接受，如，可以利用数据库技术建设关于毕业生网上档案查询系统，毕业生能够通过身份认证进入到这一系统，查看毕业后档案去向。同时，毕业生也能够在系统中针对档案问题留言咨询，学校档案管理部门也可以在系统中回复毕业生[6]。需要注意的是，如果档案管理系统要更新升级，必须要对学生的电子档案做备份处理，以免档案信息损坏。第三，学生档案管理系统的建设，需要对其安全性加以考虑，要有效借助信息技术手段解决电子档案安全问题，可以提升电子档案的安全保护等级，以免学生的信息被不法人员窃取利用。第四，要保证档案信息系统的建设的标准化、体系化。这就包含语言格式的标准化、操作流程的标准化等内容。

(三)提高档案管理人员的整体素质水平

高校已有的档案管理人员大部分都是非专业出身的，缺乏专业档案管理方面的知识、技术、经验等，甚至有些档案管理人员对以前的档案管理方式应用的也不是很熟练，更不用说利用现代化的技术进行档案管理了。所以，在网络环境下，高校要加大对档案管理人员的教育培训，这是提高高校学生档案管理工作质量的关键。具体如下：第一，营造一个好的学习环境，鼓励自学。档案管理人员要对自身工作引起重视，通过各种方式、渠道加强档案管理方面知识的学习，对新时期最前沿的档案管理知识有一个了解，并能够准确把握档案管理新动态，以丰富自身的知识储备。第二，高校上级领导要给档案管理人员提供一个外出实践学习、进修的机会。可以开设各种类型的培训班，对在岗管理人员进行培训，也可以安排在岗人员到先进单位交流学习。第三，高校档案管理部门人员要定期进行业务交流，对工作中存在的问题加以探究，以解决问题，共同做好学生档案管理工作。第四，利用政策制度来约束和激励档案管理人员，让他们能够严格按照要求做好自身工作，留住更多的人才，组建一支业务水平高、技术水平高、素质好的骨干学生档案管理队伍[7]。