高校档案现代化管理手段探究

侯建华 华北理工大学 河北 唐山 063210

引 言

完善高校档案信息数据库的建设，提升工作人员的专业素养，促进档案管理工作步入数字化、智能化、现代化发展新路径，将充分体现档案管理工作价值[1]。相较于传统档案管理方式，其更侧重于对档案资料的留存与保管，工作推进存在一定局限性。立足于互联网+时代背景下，重视对高新技术手段的应用，发挥高校档案管理工作服务作用，有助于对本校办学历史、教学信息、办学成果等进行分类录入与有效保存，并可借助大数据、人工智能、云计算等进行档案信息开发利用。从而，促进档案管理工作的优化升级，提升工作效率、提高服务能力。

一、高校档案管理工作存在的主要问题

(一)档案管理工作的受关注度略低

随着高等教育步入普及化时代，各高校的扩招、设置新的专业，使高层领导将主要目光集中于教学管理与科研工作中，对档案管理工作重视度不足[2]。这便造成因资金、人力、物力等投入较低，档案管理工作实际开展水平远低于现代化发展需要。另外，档案管理工作的智能化、现代化水平不足，也会在一定程度上掣肘决策、影响教学管理工作的开展。

(二)相关从业人员综合能力待提升

在高校档案管理工作的推进中，因相关工作人员专业素养较低、工作中责任意识淡薄，缺乏信息化工具应用意识，使信息化管理手段的运用受阻。他们大多时候还是依赖传统的工作方式，进行对本校发展档案信息、教职工档案、教学信息、学生档案及产教研融合档案等进行分类收集、整理与归档，将档案保管视为工作的全部。这便造成档案信息无法发挥自身应有价值，归档后便陷入“沉睡”之中。

(三)档案管理制度亟需进一步完善

提升档案管理工作开展质量，需完善相关的档案管理制度。为此，需要结合《档案法》《档案法实施办法》《归档文件整理规则》等[3]，结合本校档案管理工作开展的特点，制定相应的管理制度，促进管理责任的落实，提升工作开展效率。

但实际却是，很多高校档案管理制度缺乏健全性、规范性，因年代久远，其可参照性也不强。这便造成了档案管理工作带有一定的随意性，有时候对各类档案的信息收集出现内容不全、不及时、数据更新较慢等问题。另外，因提档入档过程相对长，无法满足多人共同查阅需求，造成档案管理工作难以满足实际需要。且在反复翻阅中，也会出现纸质资料损毁、丢失等不同的问题。这便造成高校档案管理工作实效性、精准性及有效性低，广大师生对其满意度不高。

(四)档案服务模式过于单一与局限

因档案管理工作开展的信息化程度较低，档案管理服务理念陈旧，造成无法对信息数据的共享与及时更新，且面对师生查询不同档案中某一项数据时，还要翻阅众多文档。这样一来，不仅在无形中加大了档案管理员、档案信息需求者的工作量，也会使档案管理工作价值被削弱。造成工作开展存在单一性、局限性问题，影响高校档案管理工作开展质量。

二、促进高校档案现代化管理主要手段

(一)加强对高校档案现代化管理工作的重视

促进高校档案现代化管理手段的有效运用，应自上而下的提升教职工、校领导重视，给予档案管理工作更多关注与有效支持。为此，应立足于5G、物联网、人工智能、大数据及云计算等先进技术快速发展的视域下，促进档案管理工作与现代信息技术的融合。毕竟，档案管理工作作为高校教育工作的重要组成部分，其管理的信息档案内容包括相关文书、教研工作记录、教职人员与学生的基本信息以及不同专业在学科研究中取得成绩等。革新工作理念，加强工作重视，促进对现代化管理手段的应用，有助于批量进行档案信息的录入与存储，使档案留存方式更多样化，让高校档案现代化管理工作焕发新的生机与活力。

(二)为促进现代化管理应提升工作人员素质

倾力打造一支专业化、高素质的档案现地管理团队，有助于保障各项工作实施。为此，应优化人才结构，重视对专业人才的引入，加强对自由人才的培养，使他们了解并应用现代化管理技术，具有信息化工作能力。只有这样，才能为高校档案现代化管理工作推进夯实基础。在人本理念下，发挥信息科技优势，使档案现代化管理工作推进更加规范，增强工作人员的使命感、责任意识，使其具有良好的服务意识与能力。例如：可阶段性展开档案信息平台应用培训，密切档案管理部门与技术研发部门的联系，为界面设置、系统优化升级提供好的意见与建议。

(三)应构建健全的高校档案现代化管理模式

促进档案信息数据库的建设，还应健全高校档案现代化管理模式，优化工作开展流程。首先，应进行对管理制度的更新，使其为档案现代化管理提供方向。其次，应关注信息的分类问题。可对不同形式的档案，进行精准、完整、有效的信息转化与录入、归档。再利用信息识别技术，将其逐一进行自动分类，便于数据存储，使后续的查阅工作也更快捷。最后，面对影音档案、文件档案及图片档案，可为其设置相应的观看、录制、打印、下载等功能。同时，在对档案信息的录入中，应提升工作的灵活性，确保信息内容的准确、更新及时。对于无法靠关键字识别的图片、视频档案，可应用ORC技术进行对非结构化数据的智能化识别[4]。

(四)需拓宽高校档案现代化管理的服务范围

为提高对档案信息数据的利用率，还需完善服务内容、拓宽服务范畴，满足师生的档案信息调取、查阅、运用需求。在档案现代化管理中，可借助智能设备，利用自己的用户名登录档案信息平台，发起查阅申请，在智能系统完成对信息数据的处理后，便可及时获取所需档案信息。在这一过程中，便离不开大数据的应用支持，在海量的数据信息中，依据系统指令进行对庞杂档案信息的筛选、处理、导出及传输。其不仅有助于满足多人查阅需求，响应迅速，更省去了人力劳作，使传统的查阅档案卷宗向信息方式转变。另外，还应结合不同专业师生的个性需求，进行多元化服务项目的设置，在系统平台中进行相应功能的开设。

(五)应构建完善、安全的档案管理信息平台

促进高校档案现代化管理手段的有效实施，还应关注网络安全问题。为确保本校档案信息数据库的安全，避免其遭受不法分子的访问、数据盗取与篡改，应升级云防火墙，进行档案信息备份，建立独立的机房。只有确保档案信息平台的有序、稳健、安全运行，才能使档案管理工作高效推进、规范开展。例如：为控制访问安全性，可应用无线入侵检测系统、增加安全性能的密匙等，确保高校档案管理工作的顺畅、规范、有序发展。

三、结 语

综上，在提升高校办学水平、扩大招生规模中，应给予档案管理工作高度关注。只有加强工作支持、提高投入力度，才能使其发挥自身的工作价值，助力教学管理、数据分析及科研创新等工作开展。在进行档案信息开发、数据汇总中，形成对相关经验、教训的借鉴，提升决策精准性；构建完善的现代化管理模式，明确管理责任；健全管理网络，提高教学管理质量；优化档案服务体系，为有查阅需求的广大师生提供精细化服务。并且，智能存储有助于档案资料的永久留存，既节约了档案管理成本，也将助力高等教育发展[5]。