校园数字化文化背景下职业院校档案管理模式探析

钱 艳 扬州市职业大学审计处

随着职业院校信息技术的不断完善，档案管理模式也逐渐由传统纸质管理向数字化管理方向迈进，给院校档案数字化、人员信息化的实现提供了前提条件。当前，职业院校档案管理工作改革中具有国家政策、校园技术等多重资源优势，能够为校内档案信息化建设提供有效改革支撑。然而不可忽视的是，职业院校在寻求档案管理信息化建设路径时，也面临设备不完善、人员素质不高、档案管理模式不规范等问题，阻碍了学校档案管理工作的长远发展。为此，文章重点从这些问题出发，分析了问题现状，并讨论了一些改革方案与优化对策，希望能为职业院校档案管理模式的数字化、信息化发展提供借鉴。

档案管理工作信息化的转变不仅是社会发展到一定程度的必然结果，也是档案管理工作自身改革的要求。如今进入数字化时代，档案管理模式又面临新的机遇与挑战，国家与社会主体的支持给学校的该项工作改革提供了资源支持，数字化技术为学校该项工作改革提供了条件支持，相信在国家和社会的通力合作下，学校该项工作能顺利进行，发挥其应有的服务价值和社会功能。

数字化校园背景下职业院校档案管理模式构建意义

当前阶段，我们可以感受到数字化技术对社会诸多行业领域所产生的积极影响，尤其是社会档案信息化、数字化的更新优化迹象越来越明显，并迅速引起了社会各行业领域的广泛重视与推广。学校作为教育领域的重要场所，其档案信息化、数字化建设对教育管理工作、科研工作能产生促进作用，为此，各大院校也纷纷开始了数字化档案管理模式的探索，给学校教学工作者和学生群体带来了更加广泛的服务，能够有效提升学校档案信息化服务效率、有效保存校内档案资源，同时还能提升校内管理人员的综合素质，由此可见，研究该内容具有现实意义。

有利于保存档案信息化资源

随着职业院校师生人数的增多，产生的档案信息也越来越多，若这时仍然使用传统人工管理档案模式难免会出现档案信息资源丢失或数据混乱的现象，而且纸质档案的保存不仅占用空间较大，也容易出现腐蚀、毁损的隐患，而如今数字化校园建设背景下，学校引入档案信息化管理模式，可将所有校内档案资源都归结整理到档案管理数据库中，将不用的档案信息进行单独保存和删除处理，对于常用的档案信息，平台系统会给予提示，让管理人员安排这些信息的归属地。由此大大节约了存储空间，有效保存了档案资源[1]。

有利于提升档案人员综合素质

素质水平高、技能先进的管理人员能为学校档案管理模式的改革锦上添花。如今数字化校园建设中，许多职业院校制定了人才引进计划，专门面向社会招聘一些专业的信息化人才，为校园档案管理团队注入新的活力。这些人才需能熟练操作档案数据库平台，准确对各类档案信息进行分类管理。同时部分管理人员还能负责日常设备的维修与更换工作，便于为师生提供实时的信息服务，如此能充实学校档案人才队伍，便于学校档案信息化管理模式的构建。除此之外，学校还能利用数字化技术对新老管理人员进行信息技术培训，提升整个档案管理团队的信息化素质。

有利于提高档案管理效率

以往职业院校开展档案管理工作时，工作重心往往是在资料收集和保存方面，资料收集的工作较为繁琐，管理人员不仅要将收集到的资料进行编号编码，还要将其按照年代、功能、用途等进行分类摆放，同时记录在案，这一系列流程需要投入大量人力资源，工作过程十分不便；在资料保存方面，需要管理人员定期检查资料摆放位置、将使用过的资料回归原位，并对毁损、丢失较严重的档案资料进行手抄恢复或电脑恢复，工作流程也十分繁琐，而如今将数字化技术引入校内档案管理中，则可将资料收集和保存程序全部录入电脑，实行一键式管理，如此可大大提高档案馆的工作效率。

数字化校园背景下职业院校档案管理模式面临的机遇

当前，部分职业院校已经引进了数字化管理模式，给数字化档案收集整理、查阅等工作带来了极大便捷。从这一变化可知，院校档案管理工作已经发生了深刻变化。而促进这一变化的条件有多方面，但主要依靠国家政策的大力支持和学校技术的不断优化这两个因素，这两个因素的出现和协同配合，共同推动了学校档案管理的数字化进程。

国家政策大力支持

新数字时代发展背景下，学校作为社会主体的组成部分，需发挥主人公的表率作用，对自身档案管理工作进行优化更新，做好档案传统管理模式向数字化管理模式的无缝转化。在党和国家提出的相关政策法规中明确了国家高度重视学校档案管理模式构建工作，也充分肯定了学校这一建设工作符合社会发展的实际需求和大众群体的信息需求，符合国家档案的发展方向，值得进一步深化与推行[2]。

校园技术不断优化

在数字化校园建设背景下，职业院校档案管理模式发生了较大变化。传统纸质管理模式已然被数字化管理模式所替代，如此不仅提高了档案管理人员的工作效率，还有效强化了档案资料的使用价值。这一变化充分说明了如今校园信息化技术在不断优化，今后档案馆数字化建设也将大量普及，成为常态化管理模式。比如广州部分职业院校CRP已经启动了数字化校园建设，引进了许多智能、网络化技术和设备，也构建了统一的校园数据系统，能将校内所有师生以及日常教务工作等档案信息全部包容在内，实现一键化管理，如此成绩体现出如今校园信息技术在不断优化的良好发展前景。

数字化校园背景下职业院校档案管理模式中的问题

数字化时代下，我国社会大众对档案信息的获取渠道与获取速度要求逐渐严格，传统纸质档案管理模式已经难以满足信息即时化、共享性的需求，于是社会各个领域都开始了档案管理信息化模式的探索工作，如此给学校教育领域档案管理模式的构建也提出了新的挑战。但部分职业院校在引进数字化技术，开始档案信息化管理过程中，却不可避免地出现了人员信息化水平不高、档案信息化管理模式不够规范、硬件设备不够完善等诸多问题，给当前校内该项工作带来了极大制约。对此，在校园数字化政策引导下，职业院校需深入分析这些问题，针对问题形成理论分析基础[3]。

档案管理人员素质水平不高

学校档案包含师生基本信息、日常教务工作信息以及学校其他信息，内容繁多，保存起来十分不易。而且许多纸质档案年代不一，保存方法也各不相同，部分资料可能会由于保存不当、自然条件不适宜等原因出现毁损或模糊的问题，由此给档案工作人员的工作带来了极大难题。当前管理人员一直沿用的是传统人为编码、定期开窗通风、检查修复等方式，虽然能在一定程度上做好管理工作，但长时间的管理模式下，随着资料的增多，会给管理人员增加较大工作量，而其又未接触信息化管理模式，对于先进的硬件设备无法熟练操作，因此使得整个档案管理工作效率不高现象时有发生。

数字化管理模式不够系统化

当前部分职业院校内的档案数字化管理模式改革虽然正在如火如荼地进行，但其中仍暴露出管理模式不够系统化的问题，如此给该项工作的持续开展带来了制约性影响。部分院校数字化尚未普及，档案信息管理流程中的部分环节仍停留在人力处理层面，新引进的数字化系统与传统档案系统融合度不深，许多电子档案传输不够畅通、智能归档模式仍然不够完善。而且在一些学校档案管理流程中，大多根据档案材料来源对档案进行分类，分类完毕后又返还到各部门手中，要求其各自管理，虽然这一分散管理形式能减轻档案集中管理工作的压力，但各部门之间尚未建立起数据共享渠道，无法实现档案信息的即时传输，如此无形中给档案查找工作增加了负担。

校内缺乏数字化硬件设备

在当前数字化校园建设背景下，部分职业院校在档案管理模式重构中由于受经济条件的限制，在管理中出现了数字化硬件设备投入不够充分的问题。许多院校在档案资料录入流程中尚未配置专门的智能扫描仪、复印机等设备，使得许多信息录入工作都需要人工操作，如此给管理人员增加了工作负担。而且学校在数字化档案馆构建时，需要用到的磁带库、光盘库、磁盘阵列等数字化存储设备尚未全部投入使用，使得各设备之间的档案信息无法实时传输。为此，职业院校需尽快购买添置专业档案管理硬件设备，尽快落实档案信息化管理模式要求[4]。

数字化校园背景下职业院校档案管理模式构建对策

当前，数字化校园背景下，档案管理信息化改革受到了政府相关部门的高度重视，为此，政府部门也下发了一系列相关文件政策，要求职业院校需将档案管理的主要精力投入到档案信息化模式构建中，为满足校内教学科研工作与学习需求提供完善周到的档案服务。因此，在落实政府的相关政策背景下，职业院校需针对当前出现的档案管理问题，从人员素质、管理模式规范化、硬件设备完善化等角度思考解决档案管理数字化模式构建的问题，将政府下达的文件政策贯彻落实到构建策略中，加快实现校内档案管理信息化改革目标。

提升档案管理人员素质

职业院校档案管理人员的管理水平是影响档案管理工作质量的重要因素，因此需着重提升档案管理人员的综合素质。一方面，学校管理者需重视档案人员的职业能力培训，可定期组织职业能力测试活动、数字化设备培训活动，通过培训与测试来提升人员队伍的管理水平与职业素养。另一方面，还应注重完善档案管理人员的考评奖惩制度。定期对学校各部门档案管理工作进行综合考评，对数字化落实情况、人员素质提升状况、工作成绩等指标进行评价，对各项指标良好的部门予以物质或精神奖励，批评指标完成较差的部门与人员，并要求其整改和调整工作模式，以此激发各部门管理人员的工作积极性，保质保量做好档案信息服务工作[5]。

规范校内数字化管理模式

针对部分职业院校档案管理中模式不规范问题，院校可利用数字化技术建立档案互通管理平台，管理模式仍采用各部门分管模式，由学校数字档案管理部门统一管理。学校数字档案管理部门可要求各院系部门定期对各自的师生档案、教务档案等内容按照电子与非电子档案进行校对更正，将更正后的档案资料利用OCR识别、特殊文字识别等方法，保存到档案互通管理平台内的数据内容信息模块中进行永久保存，如此既可减轻各部门资料递增的管理压力，又能确保档案资料的完整性。同时，数字档案管理部门还应保证档案信息在有机组合的前提下实现自如拆分，具体可按照档案材料的主题、功能、时间、用途等结构进行分组归类，形成多元化档案数据资源库，便于师生随时查找。

完善校内数字化硬件设备

职业院校档案管理模式信息化建设离不开硬件设备的辅助，而硬件设备又需要充足的资金来支撑，因此，院校需先解决资金问题，再购置先进的数字设备。院校可向上级教育部门申请特殊资金，作为日后档案信息化建设的专项经费；或者在政府批准的教育经费中抽出一部分作为校内档案信息化管理的经费。同时，院校也可向社会公开募集资金，汇集社会各界的支持，解决资金不足的问题。除了资金之外，院校还需安排专业技术人员定期维修更换现有信息化设备，按照上级部门的指示，统一回收陈旧、无法使用的设备，以保证校内档案管理设备的正常使用[6]。

综上所述，校园数字化建设背景下，为职业院校档案管理模式的构建提供了良好的基础条件。今后，职业院校相关负责人与管理人员需加强档案管理重视程度，按照国家政策的具体指示和校内现有资源，积极引进数字化档案管理模式，优化档案管理体系，切实做好数字化档案把控工作，为院校档案整理、保存的有序规范和档案管理工作的长远发展做好全方位保障。