高校档案信息资源的开发利用探讨

2021-03-08尹春芳湖北第二师范学院湖北武汉430205

文化产业 2021年10期

尹春芳湖北第二师范学院湖北武汉 430205

档案信息资源的开发和利用在各行各业的工作中都属于必不可少的一项，而为了更好地促进高校长久健康发展，需要依托于新时代背景之下做好相关档案工作，并促使其逐步实现正规化、电子化发展。新时代下的档案工作需要与时俱进，不断地丰富馆藏资源，并且对档案信息的收集、整理以及归档工作进行重点关注和重视，同时，对馆藏结构进行适当更新和调整，由此不断拓宽档案资源的收集渠道，进而实现档案信息的综合利用。

一、高校档案的特点

一方面，高校是培养人才的重点场所，也是为我国输送复合型人才的重要阵地。而在整个教育过程中，会形成大量且丰富的教学档案材料和教研档案材料，而伴随着高校的发展轨迹，也会在学校管理以及建设等多个方面形成大量的档案信息，从而促使档案信息类别逐渐显现出多样化发展的趋势，同时也会呈现出繁冗复杂的情况[1]。

另一方面，高校档案具有一定程度的知识性，同时具有极高的价值。高校以育人为中心，作为重要的教育阵地，其在科研方面也是比较重视的，因此，在长期的教育和科研过程中，形成和构建了相应的教育档案以及科研档案，这些档案的存储量是巨大的，而且在高校档案中占据的比例极高。

二、高校档案信息资源开发利用存在的主要问题

（一）档案管理意识淡薄

从档案工作本身来讲是需要重视的，因为档案工作是一个高校长久发展的基础。但现如今很多的高校都十分忽视档案工作，进而促使相关档案工作人员也十分忽视档案工作，由此使得档案工作在实际推进时，不仅没有强有力的支持与配合，还会受到多个方面的不利影响，无法及时且有效地创新档案工作形式和工作方法，严重阻碍档案工作的规范性与高效性，降低高校档案工作的质量与效率。与此同时，很多档案信息资源难以被有效开发和利用，使得其实际作用和积极意义难以被发现[2]。

（二）馆藏档案结构单一

根据对高校馆藏档案结构的分析和研究，档案工作的流程并不规范，而且相关制度也存在着不健全的情况，这样很容易造成档案资源的缺失。一般来说，关于党政机关方面的档案信息是高校比较重视的，并且能够有效收集，保证收集的完整性，但是对于教学方面的档案信息以及教研方面的档案信息，由于其资源信息具有一定程度的分散性，而且需要进行长时间的建立，因此，高校很难保证此类型资源信息的完整性和齐全性，进而也就无法对这些资源信息进行有效的开发和利用[3]。

三、开发利用高校档案信息资源的有效途径

（一）从丰富馆藏入手，做好档案的收集、归档工作

首先，为了更好地丰富和增加高校馆藏的内容，便需要做好馆藏的建设工作，不断地拓宽档案信息收集渠道，增加档案信息收集的路径。与此同时，馆藏内容的丰富，还需要对馆藏结构进行一定程度的调整和完善，具体来说，可以创新归档方式，即为双套归档的方式，这样能够最大限度地维护相关档案信息的完善性和可靠性。以往对于馆藏资源的使用是不灵活的，基本都是等待着他人主动去发现、去使用，在这样的情况下，馆藏资源的使用率是比较低的。因此，在新时代背景下，高校档案馆应该逐渐更新和优化档案收集、整理和归档方式，化被动为主动[4]。并且需要深刻认知和明确一点，馆藏资源的丰富，不在于其数量，而在于其质量。在保证馆藏质量的基础上，能够为档案信息资源的开发利用工作奠定坚实的基础。

其次，需要对档案的归档工作进行重点关注和重视，具体包括档案的移交工作、档案的装订工作以及档案的著录工作等，并且在进行这些工作的过程中，需要注重档案的完整性和准确性。与此同时，在进行档案收集时，对档案本身也有一定的要求，不仅需要其本身具有较高的价值，并且能够拥有一定程度的附加价值，还需要保证档案的分类丰富。

最后，需要加强宣传，促使相关人员能够从根本上认识和明确归档工作的重要性。对于档案集中管理的基本含义和实际意义，高校各部门也要进行充分认知，并且需要积极配合相关档案工作，促使高校档案能够顺利且完整地进行收集以及归档。

（二）开拓思路，创新观念，加强档案信息资源的开发利用

档案信息本身具有一定程度的服务功能，通过档案信息的获取和使用，能够为高校教职工和学生提供更多的服务[5]。基于服务功能，作为相关档案人员，需要具备相应的服务意识和服务理念，以足够的热心和耐心面对每一个需要运用档案资源的人员。与此同时，需要及时地转变原有的被动服务方式，促使其朝着主动性、积极性的方向发展。而为了更有效地开发和利用这些高校资源，相关档案人员需要从高校本身出发，对其真实的档案利用情况进行全方面、多角度地分析和研究，由此更为清晰、直观地发现和认识各个部门的实际需求情况，从而进行有针对性的档案信息服务。

（三）增加经费的投入，实现档案信息资源网络化

现代社会在不停地发展和进步，在这样的背景下，档案管理需要借助互联网信息技术，构建出一个完善的档案管理系统。基于信息化管理系统，能够将相关信息进行及时地整理、分析和归纳[6]。现如今，纸质化档案管理的时代已经过去，电子自动化时代已经逐渐拉开序幕，高校需要更好地加强档案资源建设的信息化发展，从而促使档案资源管理流程的顺畅进行和档案资源管理方式的完善。而想要更好地实现档案信息资源网络化，高校需要投入相应的经费，而经费投入的比例和具体额度，需要高校领导进行认真、仔细地研究，只有高校领导能够真正地意识到高校档案资源的重要性，才能够从根本上保障经费的足额投入，进而购置相关基础设施设备，实现档案工作质量和效率的显著增强。

（四）通过培训学习，提高档案工作者的综合素质

高校可以从多个角度出发，对档案工作人员进行全方位地培养。既可以选择定期组织讲座、交流会等，促使档案工作人员更好地交流与沟通自己的优秀工作经验和工作技巧，相信在这样的一个良好氛围中，档案工作人员能够逐渐增强自身学习和工作的主动性和积极性，并碰撞出更多的交流火花，促进档案工作人员的共同发展和高校档案工作的阶梯式进步[7]。与此同时，也可以对档案工作人员进行时常地鼓励和激励，并为其提供相应的培训条件，同时根据高校的实际情况，分批、分阶段地指派档案工作人员到专业机构进行专业知识和专业技能的培训和实践，为更好地进行档案开发工作打下坚实的基础。