医院经济合同管理与风险防控

2021-03-07李慧霞

科技研究·理论版 2021年16期

李慧霞

摘要：本文以华东地区某公立三甲医院作为研究对象，分析了其运营中所涉及的大量经济合同类型，以及在管理中出现的问题，以项目风险管理为切入点，结合实际工作经验，从内部审计的角度提出了针对经济合同管理的若干风险防控要点和措施，对提升公立医院经济合同管理能力具有一定的参考价值。

关键词：医院经济合同、内部审计、风险防控

一、医院运营的高质量发展要求与经济合同管理

当前公立医院的改革和经营规模不断深化发展，《国务院办公厅关于推动公立医院高质量发展的意见》（国办发[2021]18号）以及国家卫生健康委员会发布的《关于加强公立医院运营管理的指导意见》（国卫财务发[2020]27号）提出了新时代背景下在党组织领导下公立医院运营高质量发展的新目标。

经济合同管理是医院运营管理不可或缺的重要一环。现代的医院不可避免得需要从外界获取各种资源来发展基础建设、采购医疗物资、从事医学研究，协助资产管理、购买咨询服务和其他各类专项服务等。所有这些经济活动院方均需按照国家相关法规，在内部审计的监督下签订合同并执行。

医院合同管理能力是医院维护自身合法权益的关键，也是经济运营高质量发展的必要保障。加强和提升医院经济合同管理能力是当前形势下的必然要求。以风险防控为导向，在医院内部审计牵头主导下的全周期、科学、精细和规范化的经济合同管理不仅关乎相关经济活动的直接效益能否实现，也是维持医院经济运营健康合规的必要手段，更是实现医院运营高质量发展的坚实保障。

二、医院经济合同管理的现状

当前公立医院所涉及的经济业务种类繁多、内容复杂，且周期长短不一。仅以经济活动内容归类，就可以将对应签署的合同分为：基建及修缮工程合同、信息工程合同、设备采购合同、科研合作协议、对外专项医疗服务合同，以及涉及物业管理、劳务安保、节能减排、培训合作、造价咨询、捐赠等数十类合同。仅以华东地区某公立三甲医院为例，平均每年的合同达1500余份，合同涉及金額总量巨大，涵盖面广，影响着医院运营的方方面面。

合同监管成为了医院内部审计工作的重点之一。本人对医院过去若干年大量合同监管案例以及所出现的问题进行了分析总结，整理出几类最常见的医院经济合同常见问题如下：

1）项目主管人积极性和责任心不够，单纯依靠流程对合同进行评审，对评审出的问题解决不彻底，为后续合同执行埋下隐患。

2）某些采购类合同的前期招标文件中的评标规则制定不够严密，直接以最低价中标，后续发现供应商履约能力不足。

3）合同文件中的需求表述不够精准，导致项目执行阶段双方在工作范围方面出现争执和违约。

4）在合同执行过程中，合同交底工作不到位，项目负责科室人员对合同条款不熟悉，理解不透彻，导致合同执行超出合同范围、进度失控，且相关人员不知晓违约条款，无法节制合同乙方，甚至造成医院自身违约的情况发生。

5）合同执行完毕后，由于没有进行教训总结，组织过程资产流失，导致发生过的失误在后续其他合同管理中再次发生;而好的经验没有存档并积极分享出去，对后续其他经济合同管理的效率提升没有带来帮助。

6）合同电子化管控不足，某些固定设施或设备由于签订合同的时间较早，当时某医院信息系统建设还未跟上，导致合同没有电子化。纸质合同遗失后，当要求相关方继续履行维保义务时缺乏足够的依据，只能以协商形式进行。历史合同的丢失也给外部专项审计抽查带来不便，无法清晰追溯相关经济活动的事实基础和各方责任。

7）违反项目管理基本原则的情况也时有发生，一些小金额的项目直到工程全部结束，才补立合同;更有甚者出现直到付款时由财务部门告知因未订立合同，无法付款的尴尬局面。这类做法违背了项目管理理念，失去了合同的意义，只能作为事件的记录，存在明显的合规问题。

三、医院经济合同的风险防控要求

随着医院对外经济业务的增多，合同审计监管中的风险影响也日趋扩大，出于风险防控的要求，提出以下若干要点：

1）合同主管科室项目负责人的权责落实

作为合同主管科室的项目负责人对具体情况了解最为全面，医院相关管理部门应充分授权，切实将其绩效考核与项目管理目标挂钩，做到权、责、利三落实。帮助和提升合同主管人员的主观能动性和责任心，为合同管理确立“带头人”，铸好“主心骨”。

2）严抓合同需求管理和执行

合同需求的完整性应追溯到招投标文件形成期。在项目早期规划阶段，由医院项目小组负责人，牵头其他各职能科室对项目预算、供应商资质和信用、技术规格、责任分工、项目进度和可能的专用条款进行分解梳理。通过内部评审流转，相关部门均充分提出各自的需求，并对需求的准确性进行协商统一直至确认。合同条款还应由法务和财务部门对商务条款、违约责任条款和排他性条款进行审核，确保合同条款的合规性。最终由医院领导审核批准。

上述按内控制度及程序所进行的评审过程由医院内部审计进行严格监督并签署，以保障程序流转的真实性和有效性。在此过程中由审计人员提出的建议和整改意见必须得到相关科室的响应、执行并再次由内部审计认可。

进入竞标阶段时，项目组将投标人提交的各类信息与招标文件要求逐条比对其符合性进行初选，经答疑澄清并考虑商务等条款后，最终由评审委员会评定中标单位并完成合同签署。

在合同执行阶段，需按项目进度严格监控乙方的工作进度和质量并按约定的流程支付合同款项。尤其需要注意的是合同变更，应参照项目章程中规定的更改控制流程进行审核和记录归档。

合同执行完毕之后，项目管理组和内部审计需对最终的完成内容与合同初始范围之间的偏差进行审计确认，进而指导最终合同款项的支付和责任确认等事项。

3）各类合同的特别关注点

医院内部审计发现以下各类合同容易出现问题需要特别关注的地方如下：

a）大型工程基建或修缮类合同：关注合同特别规定的工艺、

材料品牌、规格型号和质量标准;工程进度款审批手续合规性;项目决算方式以及违约责任的认定标准。

b）设备采购类合同：关注设备型号规格与合同规定的一致性，

以及质保期满后维保合同的价格约定，大型设备的大额零部件更换在合同中的价格承诺。

c）对外协作类合同：关注合作主体必须是医院，而非下属科

室或职能部门;合作过程中双方的分工、成果以及管理费用的分享比例。

d）各类服务类合同：关注服务范围、服务所需达到的行业标

准，人员配备数量以及人员资质要求;对提供服务方进行月度、季度、年度考核的指标以及奖惩措施;未达到规定的服务标准的违约责任。

e）捐赠协议：关注医院接受捐赠资助需纳入医院财务统一管理使用，不得将接受捐赠资助与采购商品挂钩。体现捐赠的公益性和无偿性;捐赠人应承诺所捐赠物品应符合医疗使用规格并在质保期内。

4）关注合同中的专用条款

当经济合同出现认定的专用条款，且潜在可能造成较大影响的，应在合同管理和内部审计中予以特别关注。对于由通用条款修订而来的同时适用通用和专用的条款，则由项目主管部门进行特别关注，内部审计在既定的工作环节一并审核。

5）合同违约处置

在医院大量合同并行执行时，难免偶尔出现合同违约，例如工程付款超期、合同条款异议且判定为医院违约。此类问题通常可以被认定为已识别风险的发生，需直面对待。在合同违约情况发生时，内部审计通常需要给出审计建议，即项目主管部门协同医院法务团队与供应商采取协商方式解决，避免医院承担更大损失。

四、内部审计对医院经济合同风险防控的總体建议

医院经济合同风险原因众多种类多样，医院内部审计力量通常较为薄弱，无法为此投入全部资源。风险的防控还是要遵循早期识别，持续追踪、全员参与、责任落实和制度支撑的原则。

具体到加强合同风险防控的举措方面，建议如下：

6）强化经济合同管理制度建设;

医院内部应充分认识经济合同管理的重要性，将合同风险尽可能在早期就充分予以识别。招标文件或合同文本的编写应在项目管理团队的牵头下，各职能部门协同编写，并在内部审计监督下评审会签。合同谈判及订立过程中，各部门应支持和参与项目管理团队与供应商的会议，对最终文本会签确认并负责。合同执行中，项目管理部门起到主要的支持和监管职责，财务部门配合进行合同款支付，内部审计负责监督款项支付手续流程。合同完毕时，项目管理部门应组织评审会，协同其他科室核查合同完成率，并咨询内部审计意见并对最终决算报告负责。此外还应纳入固定资产一并移交给归口部门。职责明确，分工合理、执行严谨的制度是合同管理的强有力保障，能够使得全过程中的风险始终处于可防可控的水平。

7）引入专业的数字化合同管理平台

专业的数字化管理平台也有助于发现和管控风险，必要功能如：

a）合同全周期流程管理和文件会签、存储;

b）完善的数据库功能，可按照合同类型、涉及专业、合同阶段、合同金额区间和审计整改意见等进行多种不同要素的交叉索引，便于内部审计和外部专项审计对经济活动进行审查监督;

c）支持访问权限设置，规范数据访问和编辑;

d）提供合同类比功能。

8）加强内部审计的专业水平

医院经济合同管理还要求内部审计人员加强对相关专业知识的学习以及培训，内部审计人员应着重加强对法律法规、财务管理、项目管理、风险管理、信息化建设和大数据审计等各类知识的学习掌握和融会贯通，在院方的支持下全方位多角度进行职业体系建设，更专业更高效地履职尽责。

五、总结

医院经济合同管理也是医院管理能力的一个重要组成部分，合同管理能力的强弱直接影响到医院经济运行的效率。内部审计在当今医院的经济运营中承担风险防控的职责，对于合同执行的全过程监督负有直接责任。

内部审计在保持独立性的基础上，应从自身角度出发，对合同内容的完整性、合规性，执行过程中的符合性和合同履约完成后的组织过程资产管理进行审查。

为提高合同管理的效率和便于审计，医院合同管理除了团队专业性之外还应引入专业的合同管理平台，以协助各部门精益管理，提高管理水平和质量。