对于电子文件时代文档管理一体化及其意义分析

2021-03-06张生

卷宗 2021年1期

张生

（内蒙古自治区地质环境监测院，内蒙古呼和浩特 010020）

随着经济社会的持续快速发展，文档管理一体化工作迎来了前所未有的重大发展机遇，对传统文档管理工作提出了更高要求，如何立足于电子文件的宏观时代背景，精准把握文档管理一体化核心环节，成为业内广泛关注的焦点课题之一。

1 文档管理一体化的必要性

当今社会，经济发展质量显著提高，传统文档管理工作模式面临着严峻挑战与考验。当前形势下，必须精准把握文档管理一体化的核心步骤与关键环节，宏观审视文档管理一体化现状及存在问题，综合施策，切实改进文档管理工作路径。近年来，国家相关部门高度重视脱贫攻坚工作，在脱贫攻坚文档管理方面制定并实施了一系列重大方针政策，为高质高效地推进文档管理一体化提供了基本遵循与方向引导，为新时期脱贫攻坚事业的有效推进注入了强大动力与活力。同时，广大文档管理工作人员同样在创新文档管理模式，优化文档管理流程等方面进行了大量卓有有效的研究与探索，效果突出，初步实现了对文档的全过程管理及文档信息的前段控制，充分整合了文档资源，推动着文档管理事业朝着更高水平发展。尽管如此，受主客观等多方面要素的影响，电子文件时代文档管理一体化实践中依旧存在诸多短板，阻碍着文档管理效能的持续深化提升，办公处理自动化水平相对不足，文件录入、归档、分类等环节衔接效果不佳，需要给予高度重视。上述背景下，深入探讨文档管理一体化的相关策略与方法，具有极为深刻的现实意义。

2 电子文件时代文档管理现状及存在问题分析

2.1 文档管理一体化意识淡化，重视不足

在电子文件时代，文档管理需要由完善而系统的管理制度体系做保障，为文档管理具体策略与方法的制定提供基础依据。纵观当前文档管理实际，普遍存在着管理制度缺失，既有文档管理制度缺乏约束性与针对性等共性问题，相关工作策略与方案的制定及文档管理责任的落实无据可依、无章可循。同时，部分单位对文档管理一体化的重要性认知不足，未形成与电子文件配套的管理制度与管理规范，使文档管理整体水平长期停留在低下状态。

2.2 文档管理一体化信息化建设滞后，管理手段单一

现代科学技术的快速发展，为文档管理一体化提供了更为丰富的技术手段，使管理人员在管理工具与管理方法方面具备了更为广阔的选择余地，使得传统模式下难以完成的文档管理任务具备了更大的可行性。实践表明，出于经济要素考虑，部分单位未能与时俱进，文档管理信息化软硬件建设极为滞后，无法将现代信息化技术转换为提升文档管理一体化效能的推动力，管理手段单一，交互发展和高效互动缺失。同时，由于文档管理信息化建设滞后，无法对重要纸质档案材料进行电子化存储，对关键档案材料的完整性与可靠性构成严峻挑战与考验。

2.3 文档管理人员综合素养有待提高

电子文件时代背景下，文档管理人员始终扮演着不可替代的关键角色，是执行文档管理制度，落实文档管理责任的直接实施者与操作者，其综合素养的高底与文档管理的整体效果密切相关。从当前文档管理人员现状来看，部分人员依旧沿袭传统保守陈旧的文档管理思维观念，僵化固化的文档管理行为模式根深蒂固，阻碍着文档管理一体化整体效能的持续优化提升。此外，部分文档管理人员缺乏必要的专业知识，文档管理实操技能不甚熟练，责任意识、创新意识淡化，与当前高强度、连续性的文档管理一体化需求不相适应，时常导致档案信息丢失和篡改等问题。

2.4 缺乏具有针对性的文档管理绩效评价

电子文件时代的文档管理一体化实施面临着诸多潜在影响因素，部分影响因素隐蔽性较强，辨识与控制难度较大，这就需要完善而系统的绩效评价为依据，对文档管理一体化的实施效果做出评价。实践表明，部分文档管理一体化实施中未能构建具有针对性的文档管理一体化绩效评价体系，无法对文档管理一体化取得的阶段性效果进行反馈，难以查找薄弱环节，文档管理一体化的改进与优化进程受阻。同时，部分文档管理一体化绩效评价分析过程过度涉入个人主观意志的干扰，使得最终形成的文档管理绩效评价结果不具备参考价值，无法为调整与改进后期文档管理一体化实施策略提供借鉴与参考。

3 电子文件时代文档管理一体化的有效实施策略与路径探讨

3.1 强化文档管理一体化工作意识

要根据脱贫攻坚工作实际需求，强化文档管理一体化工作意识，建立健全系统性的文档管理一体化制度体系，以制度化的形式将文档管理一体化的具体目标职责、方法过程、保障措施等固定下来，为文档管理一体化具体策略与方法的制定提供制度依据与保障。要注重文档管理制度的约束性、针对性与可操作性，定期对其执行与落实效果予以监督，对于不符合脱贫攻坚工作实际、不符合文档管理原理规律、不符合经济社会发展需求的条款约定做出动态化修订，确保文档管理制度始终朝着正确的方向发展。要摒弃传统保守陈旧的文档管理思维观念，牢固树立文档管理新思维，实现档案收集、整理、归档、借阅等环节的规范化与制度化，保证实现文档收集、登记、分类、立卷等环节的全面控制和综合管理。

3.2 对建档立卡贫困户建立电子信息档案，党建软件建设

在脱贫攻坚与乡村振兴工作中，对建档立卡贫困户建立电子信息档案，党建软件建设。档案归档目录清晰，案件整齐，做到了鉴别、分类准确、编制有序、真实、实用的要求。除纸质档案还应创建电子档案，给建档立卡户建立信息数据库，进行微机化管理，做到动态管理。统一规划文件与档案的网络系统，收集保存各种图片和影像资料，准确分类，充分利用资料档案价值。利用国土地理信息系统进行航拍，做影像图，摸清资源家底，为精准扶贫脱贫工作提供基础数据。党建软件建设推动落实基层党组织规范化建设。在现代信息化技术的支持下，通过有效应用大数据技术，构建文档管理数据库，科学有效地开展档案材料的整理、归纳、分析与存储，有效推动实现档案资源的优化配置。同时，应依托于信息化技术，将纸质档案材料转换为电子档案材料，降低储存难度，并在特定范围内实现档案数据信息的互联互通互享，提高档案材料利用率（如图1所示）。

图1 文档管理一体化业务示意图

3.3 全面提高文档管理人员综合素养

要定期组织文档管理人员参加专项培训与学习，由业内专业人士为其讲解电子文件时代文档管理一体化工作所面临的新形势与新任务，引导其构建形成系统性的文档管理一体化专业理论知识，强化文档管理一体化具体实操技能，更加积极主动地投入到电子文件时代文档管理一体化工作实践中来。要注重强化文档管理工作人员的责任意识、质量意识与创新意识，牢固树立职业道德操守，杜绝文档管理中的各类违规违章行为。实施文档管理一体化宣教，将文档管理与文化建设有机结合起来，营造浓厚的文档管理一体化氛围，普及文档管理基础知识，为提高档案收集的系统性与整体性提供保障，构建形成文档管理的强大工作合力。

3.4 强化文档管理绩效评价与分析

科学合理的绩效评价与分析，对于提高文档管理一体化实效具有直接影响，必须将绩效评价分析融入文档管理一体化工作全过程。要合理确定文档管理绩效评价目标与评价内容，建立健全文档一体化标准，设置具有代表性意义的文档管理一体化绩效评价参数指标，准确反映文档管理一体化的阶段性成果，为后期调整与改进文档管理工作策略提供可靠依据与支撑。在文档管理一体化绩效评价中，应最大限度上减少人为主观意志的干扰，提高绩效评价过程与结果的客观性与可靠性，防止绩效考核出现错误性偏差，保证现行工作事务处理与立卷同步进行。

3.5 强化法制建设，畅通电子文件和纸质文件之间的渠道

在电子文件时代，文档管理一体化需要强化法制建设，将法制理念融入文档管理一体化全过程。部分情况下，有的文档管理缺乏安全性与系统性，泄露问题频繁出现，主要是由于法制建设缺失，与部分法制建设相关漏洞具有直接关联。因此，应从电子文件时代的客观情况出发，严格按照文档管理一体化的现代法制需求，强化文档管理一体化中的法制意识与法制责任。同时，应有针对性地畅通电子文件与纸质文件之间的渠道，解决电子文件与纸质文件的“双套制”保存问题，使电子文件管理达到标准化，规范化、制度化。要全面保持纸质版文件原稿，在进行必要的电子化文件档案处理后，应对相应的纸质版文件进行科学保留，以备后期查阅。

3.6 创新文档管理一体化监督指导，迎合市场化需求

在电子文件时代发展趋势下，必须将文档管理一体化监督作为强化文档管理一体化效能的重要手段，探索建立新型奖励体系。要设立专责部门，组织开展远程教育、专业培训、观摩交流等，巩固文档管理一体化既有成果，打造文档管理一体化标杆。同时，文档管理一体化模式创新不断，陆续出现了市场化、社会化的管理运作模式，可积极借鉴，充分整合与利用社会化第三方专业机构的专业优势，做好档案信息储存与开发。

3.7 充分发挥文档管理工作的服务职能

电子文件时代的文档管理一体化具有特定服务职能，必须深挖文档管理工作价值，将档案资源作为高质量发展的重要资源，牢固树立文档管理的全局意识和责任担当，明确文档管理工作体系流程，围绕着文档管理的各项工作内容展开有效落实，并定期对文档管理工作进行总结，及时解决阶段性的问题，为文档管理工作的顺利开展提供良好的组织保障和工作环境，为各部门提供高效的档案资料检索与查询服务，实现档案资料的全面化和多样化。