关于医院干部人事档案管理规范化建设的几个问题

摘 要：本文主要分析医院干部人事档案规范化管理的特点和在管理过程中存在的“扣档”“死档”“假档”“缺档”现象，并提出了新时代做好医院干部人事档案管理工作的对策措施。

关键词：人事档案;管理;规范化;医院

医院干部人事档案是指医院组织人事部门或卫生健康部门对考察对象进行培养、考察，反映其经历和成长表现的人事资料总和。近年来，随着医疗卫生事业的发展，以及人才流动的频繁，干部人事档案管理中陆续出现“假档”“死档”等现象，究其根原是规范化管理不够，“为党管档，激励人才”的服务理念不强，干部人事档案在选人用人方面的作用发挥不够充分，需从源头抓好干部人事档案规范化管理，提升医院干部人事档案管理部门的服务能力和水平。

1 医院干部人事档案规范化管理所具有的特点

1.1 动态性

医院干部人事档案的动态性突出表现在三个方面：一是干部人事档案会随着档案当事人的成长、进步而不断补充新的档案资料，以便反映其全貌;二是医院干部人事档案管理的人员、方式等不断发展变化，以适应医疗卫生事业发展的现实需要;三是人员工作关系的变化，医院干部人事档案应坚持“人走档移”“人档统一”的原则，其档案管理的主体会随着用人单位的变化而变化。医院干部人事档案动态性特点，要求日常管理保持相应的动态性，适时进行相应更新。

1.2 现实性

干部人事部门只有调阅干部人事档案资料，有目的地查阅其履历材料、考核材料、奖惩材料，才能为医院人才岗位调整、流动使用、提拔晋升提供依据。可见，医院干部人事档案具有相当的现实性，既为医院发展的现实服务，也为人员成长成才提供支撑，须不断补充、完善新的材料，较为全面展示其现实状况。这种特征，要求医院干部人事档案管理立足现实需要，通过规范管理提高利用效率，更好地发挥干部人事档案的应有价值。

1.3 保密性

医院干部人事檔案涉及个人的成长经历、家庭成员、职务、职级、职称、奖惩等情况，一些信息属于个人隐私及党和国家秘密。因此，干部人事档案管理人员应牢固树立保密意识，严格按照人事档案管理有关规定做好接收、鉴别、整理、保管、查阅和销毁等全流程的规范化管理，确保人事档案机密安全。

1.4 专指性

医院干部人事档案通常将一个人的全部材料集中在一起构成一份人事档案。同一个人的人事档案材料需要集中存放，不得分散;同时，不同人的人事档案材料又不能混在一起。专指性是干部人事档案材料区别于其他档案材料的显著特征和标志。干部人事档案的专指性，要求其管理严格按照“一人一档”的原则，以人为单位进行档案的收集、整理、归档、保存、管理和利用。

2 当前医院干部人事档案规范化管理存在的主要问题

2.1 人才流动中存在“扣档”现象

一般情况下，医院等事业单位人员调动、离职时，需与原单位解除劳动关系，由原用人单位将其干部人事档案移交至新用人单位，未明确新用人单位的，交由其户籍所在地人社部门暂管。医院通常以聘用制合同管理作为档案资料合法性的印证，随着公立医院及干部人事制度改革的推进，人员流动双向选择，更加自主，公开招聘、选聘、人才直接引进、调动等灵活多样的用人模式，使得医院人员流动更频繁，存在着在聘期未满辞职、解除劳动合同而原用人单位“扣档”等现象，影响了档案管理工作的正常进行。

2.2 自主择业后出现“死档”现象

根据新版《医疗机构管理条例实施细则》，允许医生自主创业，越来越多的，尤其是掌握精湛医技的医务人员加入了自谋职业的大军。可能认识不到位，或者宣传不足，这些医生更多地关注就业政策的实效性，未对自身人事档案有准确认知，医院干部人事档案管理部门未及时有效防范、提醒和采取相应措施，“死档”“遗档”现象偶有发生。

2.3 利益驱使下出现“假档”现象

2014年10月—2016年6月，中组部、教育部、公安部、人力资源社会保障部等7家单位在全国开展干部人事档案专项审核工作，出台《干部人事档案造假问题处理办法（试行）》，通过学历学位认证、物证鉴定等方式查核64.5万人信息，补充完善了2549万份材料，突出纠正了一批涉及“三龄两历一身份”的造假和不规范问题。近年来，由于受到提拔、待遇等个人利益驱使，出现篡改、修改甚至捏造经历、履历的现象，影响了档案的真实性，进而影响了用人的准确性和公正性。

2.4 技术职称方面存在“缺档”现象

目前，医院干部人事档案按照《干部人事档案工作条例》10类材料收集和整理，对涉及医院等事业单位的专业技术职务评聘材料收集不及时、不完整，造成干部人事档案资料缺失。尤其是医院的《专业技术职务呈报表》《专业技术“以考代评”表》等在医护人员专业技术岗位职称申报过程中形成的档案材料未及时收集，导致医院干部人事档案管理部门后期关于专业技术职称方面的档案资料管理出现“缺失”，影响了人员岗位晋升、职级福利待遇享受等，挫伤了相关人员的工作积极性。

3 推进医院干部人事档案规范化管理的主要措施

3.1 重视档案管理规范化

医院有关领导、机构和人员应高度重视干部人事档案规范化管理工作，将其纳入医院及档案工作的重要议事日程，加强组织领导，在经费保障、人员配备上给予政策倾斜和保障。应组织干部人事档案规范化业务培训，提升档案管理人员的规范意识和能力水平，始终把“规范”放在心上，落实在行动上。还应加强干部人事档案规范化标准和要求的宣传，提高全院人员的档案规范化意识。

3.2 加强管理模式规范化

医院干部人事档案管理部门及人员应牢固树立以人为本理念，改变传统的人事档案管理模式，立足医院干部人事工作需要，加大档案开发利用力度，发挥干部人事档案在人才选拔、职级晋升、岗位调整中的应有作用。应坚持“全生命”周期理论，从人事档案的收集、整理、归档、鉴定、编目、借阅、销毁等全过程做好干部人事档案的规范化管理。

3.3 实现档案内容规范化

主要是抓好四个方面的工作。一是抓好档案资料收集环节的工作，做好档案的分类、编目、装订和排序。二是建立健全归档制度。医院干部人事档案管理部门应定期或不定期地对年度干部人员考核材料、奖惩材料、科研成果材料，以及政审鉴定材料等体现医护人员德、能、勤、绩、廉方面的资料规范收集，确保人事档案材料的规范性、系统性、完整性。三是规范干部人事档案材料移交制度。树立动态理念，时刻做好干部人事档案资料的增补，不断完善档案内容。四是进一步完善医院干部人事制度改革及人员流动政策的落实，从源头减少“弃档”“死档”现象，推动档案管理规范化。

3.4 推进管理方法现代化

随着计算机信息技术的发展，應将现代信息技术应用到干部人事档案管理领域，释放科技红利，助力医院干部人事档案管理工作的现代化。应加强医院干部人事档案管理信息系统建设，建立医院干部人事档案数据库，实现干部人事档案数字化管理。同时，设立干部人事档案管理系统平台，不断深化拓展干部人事档案信息的内涵和外延，更好地发挥干部人事档案在人才使用、评价中的基础性作用，实现干部人事档案的动态化跟踪和实时更新。

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作者简介：王丹（1983— ），大学学历，山东省邹城市人民医院助理馆员，主要从事人事档案管理工作。