地勘单位档案管理的数字化应用

2021-03-04郑立国

兰台内外 2021年36期

摘要：地勘单位是地质档案资料管理的基层单位，保管着数量庞大、种类繁多、内容丰富的地质成果资料原本、复制本，其数字化管理水平在整个地质档案资料管理中发挥着重要作用。本文分析了地勘档案数字化管理的意义和原则，讨论了档案数字化管理构建的具体技术应用及系统设计，提出了系统构建及运行的具体举措，供参考。

关键词：地勘单位;档案管理;数字化应用

地勘单位是地质档案资料管理的基层单位，保管着数量庞大、种类繁多、内容丰富的地质成果资料的实物、原本、复制本，也是地质档案资料形成和保管的重要基地。地勘单位档案数字化是指运用OCR技术、扫描线性CCD技术、数据库技术、数字摄影技术（录音、录像）、存储技术，将地勘档案资源转化为数字档案信息，并以数字形式存储、网络形式互联，形成具有有序结构的档案信息库。地勘单位档案数字化能够实现馆藏地勘档案资源及时利用、信息共享，更好地发挥地勘档案的经济社会价值。其数字化管理水平在整个地质档案资料管理中发挥着重要作用。

1 地勘档案数字化管理意义

1.1 抢救老旧地质档案资料的迫切需要

经过50余载的积累，地质档案资料数量可谓是“海量”，然而“海量”的资料基本处于“睡眠”状态，随着时间流逝，纸质不断老化、脆化、褪色，加之使用时反复折叠、磨损，大批资料已经严重受损。有些实物标本、岩芯档案磨损、腐蚀。因此，有计划地进行地质档案资料的数字化整理保护，十分迫切。

1.2 精准决策的重要依据

地勘单位档案记录和保存了其创立、发展、壮大的全过程，是从事地质找矿、生产经营活动的成果、经验及教训的记录和总结。通过地勘档案信息，可为找矿方式、技术运用、生产过程、经营活动提供科学依据。地勘单位进行档案数字化管理，能将海量的馆藏地勘档案信息资源进行数字化集成、互联和共享，为地勘单位的精准决策提供信息资源支持。

1.3 科技创新的必要条件

地勘单位档案数字化，实现地勘单位信息资源集成化，可为后期的地勘技术开发、科学研究提供更为可靠、科学的信息保障，也为地勘单位科学研究、技术创新提供必要条件。将地勘单位档案数字化，是地勘单位档案适应信息化、数字化时代的现实需要，也集中体现了地勘单位管理能力和管理水平的重要进步和发展。

1.4 维护权益的现实保障

地勘单位档案资料是地勘活动的真实记录，包括地勘单位的证明性文件、单位之间合作交往的文件。将其数字化，强化地勘单位档案科学化、信息化管理水平，一旦发生权益纠纷等问题，能够快速地在档案数据库中调阅所需的地勘档案资料，更好地维护地勘单位的合法权益。

2 地勘档案数字化管理原则

2.1 前期调研分析原则

地勘单位档案数字化是利用先进技术将传统载体的档案信息进行数字化转换，并予以存储、保护和利用的系统性工作。因此，前期应遵循调研分析原则。既要做好数字化对象的调查统计，也要了解数字化相关规定和要求，还要做好数字化技术运用分析，以及数字化形式比较选择。根据地勘单位档案实际，选择档案数字化外包企业，了解地勘单位档案数字化相关制度和要求——目前涉及地勘档案数字化应用的《岩心档案管理规范》《纸质档案数字化规范》《缩微胶片数字化技术规范》等，熟练掌握这些技术规范对数字化的基本要求和相关规定，从而制定符合地勘单位档案数字化实际的技术、保密、考核验收等制度。

2.2 中期过程控制原则

地勘单位档案数字化过程控制是建立在前期调研分析的基础上，主要包括数字化方案、过程质量监督和控制，以及合理的数字化业务流程。以数字化外包为例，其中，地勘单位档案数字化实施过程中，应确定招标单位、起草招标文件、明确档案软件选型等内容;确定数字化单位外包之后，还要与地勘单位签订数字化外包合同，明确合作方式、工作进度、技术要求、责任划分、售后服务等，签订保密协议，包括质量监督和控制等。数字化业务流程则应涵盖地勘单位档案管理的全过程，包括提档、登记、拆卷、修整、扫描、验收、备份、抽检、还档等。

2.3 后期维护服务原则

在完成地勘单位档案数字化之后，还需要对已经完成的数字化档案进行验收、维护，体现地勘单位及行业的特性和便捷服务性。档案数字化结束后，应组织地勘单位、承包商等组成数字化验收小组，采取全检和抽检相结合的方式，进行质量验收。档案数字化應充分体现地勘单位的特点和属性，建立多个专题数据库。此外，应注重地勘单位档案数字化利用的便捷性，可在地勘单位局域网、官方网站链接档案数据库，根据特定权限的设置，赋予不同群体不同的查阅和利用权限，实现档案共享。

3 地勘档案数字化系统构建

3.1 系统设计

以某地勘单位为例，设计了地质档案数字化管理应用系统，应用到计算机技术、数据库技术、文件服务器技术，基于微软.NET Framework的C#语言开发，采用C/S架构，系统包括客户端、服务层、数据层三个架构。其中，客户端运用MAS、MD5、FTP、HTTP技术实现地质档案数字化录入、查询、借阅;服务层则包括数字化档案应用服务、FTP服务和Web服务，用户通过互联网，采用FTP加密方式即可预览和查询到相应的档案资料;数据层是整个地勘单位档案数字化系统架构的基础，包括地质档案数据库、FTP数据目录，以及其他电子文档、地图等等。

3.2 主要技术

地勘单位档案数字化系统架构的实现需要在线转码技术、自动升级技术、MAS技术、并发处理技术和加密技术支持和保障。其中，在线转码技术，即针对非权限下载地勘档案，利用在线转码技术将文档在服务器端转码为HTTP，实现在线预览;自动升级技术，则是将XML技术应用于该系统的C/S架构，启动数字化档案系统，可自动实现服务端与客户端文件自动比对、自动系统更新，适时将最新档案提供给用户;MAS技术，则是智能化提醒技术，将超期借阅的地质档案送还提醒通过短信或其他方式，提供给档案借阅者，提醒其及时归还;加密技术则是针对地质勘察采用“数字指纹”等MD5加密技术，增强数字化档案系统管理的安全性。

3.3 板块功能

地勘单位档案数字化管理系统包括地勘单位档案录入、查询、借阅、统计和用户管理等基本功能。

4 地勘档案数字化实现路径

4.1 理念先行

地勘单位领导、档案管理人员及业务人员都应重视档案数字化管理，强化数字化管理理念，加快已有馆藏档案数字化进程，以及新增档案数字化录入等。

4.2 制度保障

根据地勘单位档案数字化实际，制定相应的查阅、借阅、录入及安全管理等规章制度体系，实现整个档案管理的规范化、制度化。

4.3 搭建平台

采用购买或者邀请第三方机构研制地质档案数字化档案管理系统，搭建相应的管理平台。

4.4 加大保障

地勘单位应加大档案数字化人财物的支持和保障力度，拨付专项资金、增加人员、添置必要的软件和硬件设施等，保障这项工作顺利进行。

参考文献：