对全省烟草商业系统档案信息数字化的思考

摘 要：在信息和网络化条件下，要实现全省烟草商业系统档案管理信息化管理就必需对基于物理介质的档案信息进行数字化转换。本文从五个方面就如何安全完整地对物理介质的档案信息进行数据处理，做出了思考。

关键词：档案信息;数字化;数据转换

档案数字化是指将原本存储于传统物理介质上的档案信息通过扫描、录入等方式转为数字化的档案信息，以数字化形式存储，网络化形式互连，利用计算机系统进行管理，实现档案信息资源共享。2008年全省烟草系统办公自动化系统运行后，办理完毕的电子文件直接导入档案管理模块进行登记、整理、保管和利用，实现了文档一体化全文管理利用。但对2008年以前的传统介质档案资料（文本、影像、图纸、实物）要实现信息化管理，就必须对其进行数字化处理。在借鉴行业省局（公司）档案数字化经验的基础上，现就全省系统档案数字化处理提出以下五方面考虑。

1 重视对传统物理载体档案的鉴选

对全省烟草系统自1985年成立至2007年近22年的“海量”传统载体档案进行数字化无疑是一项大工程，须通过高质量的鉴选来决定哪些档案需要数字化转化，减少无意义的投入。

档案数字化鉴选要基于以下四个因素考虑：

1.1 本单位（部门）自身形成的档案应进行数字化转换

在“来源原则”决定的“以我为主”的立卷原则下，本单位（本部门）形成的各类文件材料更为重要，保管期限相对较长，凭证和参考价值较大，利用率相对频繁。因而本单位（本部门）形成的各类档案材料特别是永久期限的物理载体的档案需要被选中数字化。

1.2 具有较大利用价值的档案应进行数字化转换

就全省烟草系统文书档案来说，涉及本单位（部门）成立、分设、合并、撤销的审批材料;本单位公章启用，名称、地点、银行账号变更;企业发展战略和规划文件材料;卷烟市场整顿、查处烟草制品违法违纪案件材料;党组（委）重大决定、决议，人事任免，职称评聘;机构设置、人员编制;人大代表、政协委员提案及答复;财务审计制度、报表;卷烟、烟叶价格政策、标准及制度;重大外事活动等。

1.3 对破损严重的档案应进行数字化转换

所谓破损档案是指由于形成时间早或保管不善而发生霉烂、污染以及利用过程中因人为原因造成撕裂、残缺的档案。这类档案应该优先进行档案数字化工作，以防止珍贵历史档案被损害而无法提供利用，以致企业原始历史记忆缺失。

1.4 对移交地方档案馆的档案应进行数字化转换

2005年，国家档案局中央档案馆《关于烟草行业档案管理有关问题的复函》（档函〔2005〕32号）中要求烟草行业各省、地（市）、县烟草专卖局履行行政管理职能的档案就应按规定向各级国家档案馆移交，国家烟草专卖局要求烟草行业年满15年履行行政管理职能（党务工作类和行政管理类）的档案应向各级国家档案馆移交。为保证烟草行业档案的齐全完整和便于利用，全省烟草系统各级单位（部门）应将移交（移交范围详见国烟办〔2006〕166号文件）地方档案馆的履行行政管理职能档案材料数字化。

2 重视对档案数字化工作的规划

档案数字化是一个系统工程，无论从档案的大数量还是从需求利用来看，都不可能一蹴而就，不考虑成本核算、“有文必扫”的作法是不可取的。实施档案数字化的单位要组织档案、信息化、保密部门人员组成小组，研究制定本单位档案数字化近期任务和远期目标。

2.1 较高利用率的档案

选择利用率较高的档案，利用率相对低的要推迟或不进行数字化。与烟草行业履行行政职能密切相关、经常查用，如涉及烟草行业机构改革、烟草专卖执法、烟叶生产经营、烟草经营政策、烟草制品价格、烟草进出口管理、职工工作年限、工资待遇、职务职称及烟草产业扶贫等内容的档案应优先数字化。

2.2 检索的档案目录

在档案短期内不能实施数字化、不能提供全文检索的情况下，应该优先对目录（如案卷目录、全引目录、卷内文件目录等）进行数字化，建立目录数据库以满足快速检索、查询的服务需求。

2.3 紧急利用的档案

档案数字化需要较长的时间，對于有急迫利用需求的档案可先行实施数字化。如烟草体制改革引发的解除劳动合同关系职工缠访问题，决策层在制定应急对策时急需了解这一问题的原由，历次解决所依据的规定、采取的对策，以及政府、上级机关、相关企业解决到什么程度等档案资料，将这些档案迅速数字化提供在线利用，便于使决策层制定科学的对策。

2.4 珍藏的孤本档案

选择有珍贵价值的档案或年代久远但保存条件欠佳特别是濒危的档案。在本单位（部门）通常都有一些孤本档案，在办展览、做宣传、搞编研时往往需要多次反复利用，而这些室藏孤本档案一般都有较长的历史，有些由于存放时间长、载体老化或天灾人祸等原因，已出现不同程度的损坏。如历史久远的卷烟烟标、反映烟草企业变迁的照片、获得省级以上的奖杯、省级以上领导的关怀指导、指示批示等档案，对这些保存价值、利用率高的档案应优先数字化。

3 要尊重室藏传统载体档案的历史

3.1 尊重本单位（部门）曾经制定的《文件材料归档范围规定和文书档案保管期限》

在档案数字化过程中对利用不同版本、不同时期的《文件材料归档范围规定和文书档案保管期限》整理的传统载体档案要分阶段数字化，不能用现时的归档范围规定和保管期限来数字化本单位（部门）各个历史阶段档案，以防止抹杀本单位档案形成的历史轨迹原貌，并要保持数字化前后档案外貌特征的一致性。

3.2 要尊重本单位档案分类标准

无论本单位（部门）的档案分类大纲历经多少次修改，经过数字化后的档案都要体现室藏档案不同修改阶段档案分类状态的原貌——即便是原先的分类大纲不太科学。如全省系统县级局（分公司）2006年取消法人资格前大都采用“年度-组织机构-保管期限”分类标准，而从2007年起县级局（分公司）法人资格取消后，机构设置明显压缩且不固定。因此，大都采用“年度-问题-保管期限”分类标准，二者在数字化时不能统一，要尊重立档单位档案的历史状态。

3.3 要尊重本单位的历史沿革

数字化后的档案不能抹杀了立档单位（本单位）的历史沿革。行业省级公司经历了××省烟草公司和中国烟草总公司××省公司;市级公司经历了××省烟草公司××市分公司和××省烟草公司××市公司两个阶段，县级烟草部门经历了××市公司××县烟草公司（联销公司）和××市公司××县烟草分公司两个阶段。以上这些“三级公司”的两个历史阶段单位的主体是完全不同的，一个具有独立法人资格，一个没有独立法人资格。因此，在档案数字化过程中一定要分两个阶段进行，以维护立档单位的历史原貌。

4 要重视档案数字化的成本核算

将室藏传统载体的档案向新技术保护环境的转换迁移需要的花费比较高，对传统载体档案数字化后还要面对庞大电子文件的管理和维护问题，数字化后的电子文件的保存需要持续的管理，其中包括对数据完整性的核对，对载体老化的评估和数据的迁移，等等。資料显示，目前信息化系统有效技术寿命为3—5年，超过这一年限后，信息系统必须进行大的技术更新或直接改造，所以必须从实际利用率的角度对拟数字化的档案作投入效益分析，毕竟在数字档案的寿命期内其网络利用频度足以抵偿其不菲成本的也只是少数。不考虑后续维护成本（劳动力投入和维护费用）的一次性数字化成果在若干年后可能完全无法使用，这将是一笔极大的浪费。全省烟草系统最好在省局（公司）统一倡导下共同选择（开发）档案管理软件，培训数字化工作人员并定期组织交流研讨，通过规模效应来分担单位（部门）档案数字化建设的成本及风险，以实现经济上的节约。

5 要重视执行双套制管理机制

档案数字化的前题是保持档案的原始性和真实性，原始的档案材料信息，其形式表现为文字、图像等，它是数字化信息物理映像，与相关的数字信息构成一一对应关系。全省系统档案数字化还处于初级阶段，加之传统载体的档案管理基础相对薄弱，数字化过程中很多问题需要逐步解决，因此在相当长的一段时间内全系统的档案保存还要坚持双套制管理机制，在保存电子档案的同时要保存相对应的传统载体的档案，以确保档案信息内容的安全、完整和真实，并能最大限度地发挥档案信息的支撑作用。

结论

档案数字化是实现物理介质档案信息化的必由之路。烟草行业档案数字化转化的经验比较成熟，本文利用这一成熟的经验并结合陕西烟草商业实际，特别是对需要档案数字化对象范围和优先选择作出了较为明晰的界定，并对档案数字化过程中必须重视的事项进行了说明，以期加快全省烟草商业系统档案信息化建设步伐。

参考文献：

[1]烟草行业档案数字化经验材料.

[2]张照余.关于档案信息化建设效益问题的思考[J].档案学通讯，2007（4）：58.

作者简介：成龙，本科学历硕士学位，中国烟草总公司陕西省公司副研究馆员，从事企业综合档案管理工作。