浅议新吋代档案管理员的新思路

张敏

摘 要：信息化背景下，社会发展进入了全新时代。“大数据”、“云计算”等先进技术成为了人们开展管理工作的主要工具，不仅有效提高了工作效率，同时也在组织运营活动中创造出了更为突出的贡献。而档案管理作为保存组织活动数据的重要工作，其同样也迎来了新的需求以及挑战，需要档案管理员能够以新的思路对待各项工作的开展，以此更进一步开发档案信息价值。基于此，本文对新时代背景下的档案管理员职业规划思路与工作开展思路进行了研究。

关键词：新时代;档案管理;信息化;新思路

引言：随着人们愈发重视信息价值，档案管理员的重要性也开始得到了重新审视。作为管理组织运营资料以及人事档案的重要员工，档案管理员的工作性质已经开始从传统的保管、建立、转递、接收转变为了对信息价值进行分析，同时协助管理者更好地进行组织资源调配，以此确保日常各项管理工作能够有序开展。在这一背景下，档案管理员需要对自身的职业规划与工作方式进行性的思考，如此才能够有效彰显自身职能效用。

一、档案管理员职业规划的新思路

现阶段，信息化档案管理模式已经成为了普遍趋势，这一现状意味着传统的工作方式已不再适用，并且为了能够有效适应新的工作需求，档案管理员需要慎重思考自身的能力体系，以此创造更加丰富的工作价值。为此，在新时代工作背景下，档案管理员需要对自身职业规划作出以下思考：

（一）专业职能

首先，档案管理员需要思考自身岗位职能的正规化、专业化发展。结合当前的“知识经济”背景来看，能够决定组织发展高度的不仅仅是各类物质、技术资源，同样也包括组织运营过程中积累下来的各种原始经营数据。例如一些高校、图书馆、医院等档案管理工作中，通过保留知识信息与工作信息，可以生成的丰富的教研参考资料用于开发各类校本课程或是课题项目;而在企业、事业单位等档案管理工作中，借助自身经营数据可以制定精准的管理决策，或是对人员岗位变动进行各位合理的安排。由此可见，新时期的档案管理工作人员应当重新审视自身的专业职能，并在“大数据”等先进技术的辅助下，将“档案”这一组织重要生产资料利用起来，充分开发其蕴含的信息价值[1]。

（二）职业素养

传统的档案管理工作性质偏向于文案以及书籍管理，主要职能是对组织员工以及经营数据进行统计保存，以便于进行人事调动或分析组织经营状况。而在当前信息化管理背景下，无论是从档案管理还是生成分析数据的角度而言，都强调档案管理员必须具备一定的信息技术能力，以便灵活操作档案管理系统，协助组织更好的开展管理规划工作。如此不仅能够為档案管理员提供更好地职业前景，同时也有可以更加合理的利用组织经营与人事信息资源，达成统一的进步理想目标。

（三）工作范围

档案管理员的职能效用得到了前所未有的重视，意味着其工作活动范围也应当适当拓展，不应再单纯局限与档案管理或建立这一层面，而是要将视角延伸至其他岗位部门上，通过了解其工作事务、职能特点，以便于更好地统计并收集组织运营资料，并结合不同部门的工作需求，来为其提供精准高效的数据参考资料，以便于保证企业各部门之间的工作效率都能够得到有效提升[2]。

二、档案管理员工作方式的新思路

（一）档案资源数字化，加强管理效率

现阶段，尽管国内大部分企业单位都已经引入了信息化管理系统，但是目前档案信息的数字化建设成果依旧不够理想。主要体现在企业虽然已经统一使用计算机进行档案管理，但是却没有将之与自身运营服务系统并联在一起，通过智能化管理从而实现档案资源价值的最大化。例如，目前个别企业的电子档案仅仅能够满足人们的查阅需求，但是却缺乏有效地分析与监督功能，当想要分析组织某一方面的经营现状时，依旧需要档案管理人员先通过资料索引来调集出相关档案，随后再使用人工审阅、分析的方式来进行评估。这样的工作模式远远没有体现出档案管理工作的现代化特征，也不利于帮助档案管理员开发自身全新职能。

为此，档案管理人员需要加快“智慧档案系统”的建设，也就是尽快实现档案管理工作的“业务化”特征向“服务化”特征转变。具体而言，即指通过信息办公软件的支持，实现档案管理的标准化建设。工作人员不仅可以实现自动采集、在线移交、同步更新等信息管理工作，同时还能能够借助自动组卷、排序、装盒、编号等功能，极大提高人工查阅效率。并且由于软件能够实现与组织的管理系统对接，因此在进行数据分析时可以自动调取相关档案资料，以此得出精准结论以供人工参考，从而有效实现了档案资料的信息价值[3]。

（二）部门交流信息化，及时更新数据

随着信息化时代的到来，档案管理人员采集数据的方式也在发生转变。比较常见的便是当前工厂、医院等组织机构的智能化系统，为了追求更加精简的办公效率，通常都会将各类业务信息、生产合同、人员资料等相关数据以电子版形式发放到各个部门之间，员工则统一根据在线审批恢复来展开相关的业务活动。为此对于档案管理人员来说，需要主动借助信息渠道来加强与企业各个部门之间的联络，通过密切关注部门经营动态，以此保证数据采集的及时性与有效性，并确保能够根据不同岗位的业务需求为其提供精准的信息服务。

例如，在组织的信息化管理系统中，通常都会包含监督审计、数据分析、评估预测等相应的功能模块。因此档案管理人员可以通过加强对办公系统的操作熟练程度，来实现对管理工作的事前、事中、事后分析。如，当察觉到某一部门开展了一项新的业务活动之后，档案管理人员可以通过搜索其文书合同来建立新的电子档案，并对即将开展业务往来的合作企业进行信息查询，通过大数据技术采集其在银行、法院以及市场经营活动中是否存在问题，并审批业务手续是否齐全，以此保证组织经营活动能够顺利开展，并降低经营当中可能存在的各类风险[4]。

（三）档案分析专业化，发掘信息价值

智能系统的快速发展，意味着对于人工的有效“解放”，但是却不能够将之理解为“取代”。由于是现实了智能化数据采集与管理，因此档案管理工作人员不必在将主要精力集中的文档建立工作当中，而是可以开放自身的工作视角，借助自身丰富的档案分析经验来帮助企业更好地开展各项管理工作。例如，相对于组织其他部门的工作人员来说，档案管理员往往更加清楚每一类档案文件中蕴含的信息价值。通过对其进行整合与梳理，能够直观呈现出组织当前在人事、财政、管理、业务等各个方面的发展现状，因此通过对这些内容的深度整合，能够辅助决策者制定更加准确的发展规划，以此体现出档案管理员在信息发掘方面的重要作用[5]。

结语：综上所述，信息化背景下，档案管理工作模式已经发生了全面转变。而档案管理人员也需要积极转变自身思路，从而职业规划与工作模式等两个方面思考自身的发展空间，如此才能够在为组织创造更多生产价值的同时，带动自身获得更好地发展。

参考文献：

[1]郝蕊，郑洁，李娜. 基于互联网+平台的医院档案电子信息管理系统设计与应用[J]. 中国医学装备，2021，18（2）：90-93.

[2]柯平. 新图情档——新文科建设中的图书情报与档案管理一级学科发展[J]. 情报资料工作，2021，42（1）：15-20.

[3]闫慧，高家擎，闫新战，等. 2020年中国图书情报与档案管理领域研究热点回顾[J]. 情报资料工作，2021，42（2）：8-13.

[4]杨康，欧阳佩雯. 基于病理信息系统提升病理科档案资料管理能力[J]. 诊断病理学杂志，2021，28（2）：148，151.

[5]邢玉. 对医院档案信息化安全管理的思考[J]. 中国中西医结合急救杂志，2021，28（3）：369-370.