机关事业单位人事档案管理优化的思考

庄宇春

【摘要】随着我国机关事业单位改革的深入推进，人事档案管理工作的重要作用日益突显，对档案管理工作的规范化、标准化提出了很多新要求，事业单位档案管理工作也要与时俱进，创新和优化管理理念，才能更好地适应时代发展需要，目前机关事业单位人事档案管理工作仍存在一些问题，比如对档案管理重视程度不足、专业人才匮乏，制度不健全等影响了机关事业单位其他工作的有序开展。因此，需要进一步提出切实可行的对策，不断优化和提升档案管理工作，才能确保机关事业单位各项工作的有序开展。基于此，本文详细分析了机关事业单位人事档案管理优化措施。

【关键词】机关事业单位;人事档案;管理优化;思考

引言

在日常工作中，档案管理的任务在各机关事业单位中大多数隶属于人力部门，这些单位甚至会为了管理档案而建立档案室，并安排相应的人员负责。档案作为信息资源，也绝不仅仅是人事档案这一种，但无论是什么档案，规范化、科学化的档案管理都是机关事业单位必须做好的一项基础性工作。

一、优化人事档案管理工作的必要性

1.合理开发人才资源的重要依据

人事档案是人才信息的重要承载，关系到单位工作人员的考核、调动、升职等诸多事项，是培养和考察选拔干部的重要依据。因此，在实际工作中，优化和改进人事档案管理工作，对单位合理运用人才发挥着十分重要的作用。

2.人事档案能够为事业单位实现人力资源的最佳配置

人事档案能够为每一个人提供最为公平和客观的历史资料，但是随着时间的推移，事业单位的实际运营情况也会随着时间发生一定的变化，这就要求单位的人力资源管理者需要结合单位员工的实际情况进行人事调整和岗位调整，这符合事业单位未来发展的趋势。在这个过程中，人事档案就能帮助人力资源从业者提供数据的支持，能够对每个员工进行科学的评价和预测，在岗位调整的过程中让人力资源实现最优的配置。

二、人事档案管理工作存在的问题和不足

1.人事档案归档的及时性有待提升

目前大多数事业单位的人事档案记录的都是员工在参与本职工作前的基本信息，包括年龄、学历、参加工作时间、主要社会关系和家庭关系等。有些单位会在固定的时间对档案信息进行更新，但是更新的内容较为单一，一般是在工作中的奖励、入党资料和职称晋升资料等能够量化的数据材料。但是从单位的发展角度出发除了这些基本的信息外还需要更新员工的专业技能水平、近期取得的科研成果、业务能力等，只有这些信息得到了补充才能客观且全面地反映一个员工实际情况[1]。

2.人事档案管理工作的制度落实不到位

目前机关事业单位按照相关规定都制定了严格的档案管理制度，但是在日常管理工作中，并没有参照管理制度进行，存在着对规章制度的落实不严谨，工作方式过于随意等问题。主要表现在：人事档案资料的收集不全，一些归档的材料还不够真实和准确;履历表、年度考核表、学历、职称等资料不能及时补充，出现人事档案信息滞后、借阅登记制度履行不嚴格等，造成管理流程规范性较差。

3.档案的收集工作力度不够

很多事业单位在人事档案收集方面认识不足，收集不全面，导致个人档案信息不全，档案有所缺失。在载体方面，只注重文书纸质的收集，而忽视了电子、声像、实物等载体的档案;在范围方面，只注重收集本单位本部门形成的人事档案，而忽略了向组织、人事、劳资等单位和部门收集，很多档案无法及时归档，破坏了人事档案资料的全面性、完整性，影响单位职工晋升或学历、工龄认定等，这种现象在没有专职人事档案管理人员的单位尤为突出。

三、优化人事档案管理工作的策略

1.提高思想认识，重视人事档案管理工作

一是要与单位的中心工作同部署同安排，定期对其进行检查、指导、督促，筑牢档案管理人员的责任心。二是配备专职人员负责人事档案管理工作。人事档案工作涉及的内容繁杂、任务量大，需要耗费一定的时间和精力。因此，优化人事档案管理关键要配备专职的档案管理人员，确保档案的日常管理、更新维护、信息录入等各项工作都实现规范化和专业化。三是要加大资金投入和设备支持，完善档案管理的硬件以及软件设施。如，创建专用档案库房，配置优质的档案柜等。

2.制定高效的人事档案管理制度

制定高效的人事档案管理制度是优化人事档案管理工作的前提，只有根据事业单位自身的实际情况制定切实可行的制度，所有工作人员按照制度执行才能把人事档案的管理工作层层落实。在设定的工作中首要保证的就是制定的规范性，这会为后续的工作带来非常大的便利性，也可以借鉴国内一些档案管理工作做得比较好的单位的经验，结合自身的特点和现状形成适合的制度。在设定奖惩条例时，需要充分考虑员工工作的积极性，制度的设立应该倾向那些工作效率高且态度认真的员工，给予其制度上最大力度的支持。制度落地的过程中一定要保证执行力，不能“上有政策，下有对策”，严格落实奖罚制度，尽量把工作做全做细，实现制度真正的作用。

3.加大人事档案的收集鉴别力度

要与各个科室和其他相关单位部门建立联系，加强沟通和交流，由被动接收变为主动收集，不断开拓收集渠道，拓展收集范围，细化完善收集内容，全面收集入党志愿书、思想汇报、年度考核表、奖励审批表、工资变动审批表等反映党员培养、考核奖惩、工资变动、职务晋升等的档案材料。对于缺失的必须归档的档案，要采取各种措施，主动补充完善，确保人事档案齐全完整[2]。

4.注重培养复合型的档案管理人才

建设一支强有力的档案管理队伍是优化档案管理工作的关键。一方面，要重视提升档案人员的素质，加强档案管理人员的业务培训，及时更新自身知识体系，不断提高业务水平和工作能力，特别是熟练掌握信息技术操作技能，适应信息化发展的要求，为档案管理工作有序开展提供有力保障。此外，必须要重视档案管理人员的职业道德建设，要选择政治可靠、作风正派、责任心强的党员从事干部档案管理工作，要重视对档案人员的职业道德教育，增强他们的社会责任感，让他们有足够的能力胜任此项工作。

结语

综上所述，目前我国人事档案管理工作还处于发展阶段，需要行业内所有的从业者不断地创新和突破，秉承与时俱进的思想，为人事档案管理工作的未来做出自己的贡献。

参考文献

[1]席凡，罗天文.新时期做好机关事业单位人事档案管理工作的思考[J].明日风尚，2019（06）：176.

[2]宗大娟.机关事业单位人事档案管理工作的思考[J].黑龙江档案，2017（02）：99.