探究流动人员人事档案管理存在的问题及对策

张武昌

摘 要：基于对流动人员人事档案管理存在的问题及对策分析，首先通过分析出对流动人员人事档案进行管理的重要性和意义;其次来对流动人员人事档案管理当中存在的问题进行有效的分析;最后提出如何加强流动人员人事档案管理具体解决对策，以此来让管理人员转变管理的观念，对自己的管理方式不断进行优化，进而使得流动人员人事档案管理工作的质量以及效率得到进一步的提升。

关键词：流动人员;人事档案管理;问题对策

随着我国社会经济的快速发展，人士制度也随之进行了不断的改革。流动人员的人事档案作为有效记录个人荣誉、社会经历以及综合技能等信息的重要档案资料，不但是人力资源管理当中必不可少的一部分，更是确保公民合法权益得到有效保障的法律依据。而随着人力资源市场的流动越来越频繁，人员流动的规模也日渐增大，因而就造成流动人员的人事档案管理工作的难度越来越大，随之也暴露出很多人事档案管理中存在的问题，所以为了解决这些问题就一定要制定出有针对性的解决对策。因此，本文就流动人员人事档案管理中存在的问题及对策进行分析，进而使得人事档案管理工作更加的完善，促进我国社会经济更好的发展。

一、管理流动人员人事档案进行管理的重要性和意义

对于人事档案而言，其可以直接的反映出人员的政治面貌、才能、社会履历、家庭情况以及品德等信息，这是对人员进行选拔、考察以及管理的重要参考依据，最直观、最真实的反映出人员所参与的社会活动。而在人事档案当中重要一项就是流动人员的人事檔案，该档案将人员与不同的单位或者是组织还有不同区域之间的相互联系充分的反映出来，并且对于人员的各种信息进行了有效的整合。随着我国特色社会经济的不断发展和进步，流动人员日渐增加，因而一定要切实加强流动人员日常的人事档案管理，这样才可以造成人才和用人单位之间的双赢局面。

（一）给人员提供大胆选择工作的良好机会

对于流动人员的人事档案实行集中的管理，可以有效的解决人才所有权和用人主动权分离的突出问题。由有关的机构来对流动人员的人事档案进行管理，可以将人才资源变成为社会统一拥有的资源，让人员可以没有后顾之忧的随时进行人事流动，并且为人员提供了可以大胆的对工作进选择行机会。

（二）有利于实施“人才强国”战略

现阶段，人力资源已经成为了各国以及各行业间必备的竞争资源，尤其在现今知识经济的时代背景下，“人才强国”战略的提出给人才资源管理提出了更高的要求。人事档案管理作为人力资源管理当中的重要组成部分理应将自己的作用充分的发挥出来，及时的整理和收集人员的资料信息，并进行及时的更新，进而为人员的选拔提供有力的依据支撑。这样不管从业人员流动到哪里都可以将自身的优势作用最大的发挥出来，进而有助于人力资源合理配置有效的实现。

（三）切实有利于人才和各个用人单位的健康发展

只有有效的做好流动人员的人事档案管理工作，才能够把人才的资料更加详细的提供给用人单位，进而帮助用人单位更好的进行选择和聘用。而从人才角度出发，当人才进入到适合的用人单位以后，人事档案有助于人才施展才华，实现自己的理想和抱负，所以人事档案管理对于人才和用人单位来说是双赢的。因此，将流动人员的人事档案管理工作做好具有着重大的作用。

二、流动人员人事档案管理当中存在的问题

（一）缺少对档案管理的重视

在档案管理当中，流动人员的人事档案管理工作具有着至关重要的作用，然而，现阶段我国的部分档案管理机构的档案工作人员却缺少对档案管理工作的重视，没有意识到该项工作的重要意义，所以对于管理工作的方法也没有积极的进行改进，使得档案管理的工作十分混乱，也没有及时更新档案资料，还存在档案补充不完善的情况，这些问题给用人单位了解和聘用人才都造成了十分严重的影响，进而致使流动人员的人事档案的重要作用很难得到充分的发挥。

（二）档案内容结构严重失衡

目前流动人员人事档案在结构还有内容等方面出现了失衡严重的问题，不单单信息的真实性有待考察，甚至有许多的内容都是空白的，在档案当中只对人员的基本信息进行简单的记录，而对于人员的工作能力还有社会履历等记录的内容少之又少，进学历和而造成了档案内容缺失的问题。而造成这种问题的主要原因就是因为没有及时的收集和归档资料信息。并且，因为在档案管理当中存在着档案资料不能续接的问题，所以用人单位对于人才的实际情况很难全面的了解，在选择人才的方面就造成了严重的影响。另外，在部分的人员档案当中，对于人员的家庭情况和社会关系等内容过多的反映，而对于人员的道德品质以及实际的工作能力却没有反映出来，失去了档案资料的重要价值。

（三）管理机制不完善

现阶段在流动人员人事档案管理的过程中，因为管理制度不够健全和规范，所以责任也没有有效的落实到人。在档案转递和文件移交的过程中经常会遇到传递不及时和混乱的现象，严重时还会造成档案的遗失。与此同时，档案资料整理还有收集的制度也不够健全，所以所得到的信息产生了分散严重的问题，这些问题都给用人单位还有人才造成了大量的麻烦。出现这些问题的主要原因就是因为流动人员人事档案管理没有一个健全的管理机制。

（四）档案建设信息化程度低

在流动人员的人事档案管理当中进行了信息化的建设，然而还是具有着信息检索查询效率低、信息录入不及时、信息调取不便利、数据库不完整以及信息不能进行分享和关联等问题。同时，在部分的流动人员人事档案管理的服务机构当中，也普遍存在信息系统设备缺乏还有落后等情况，这些问题最终致使人事档案的信息化建设只是长期处于电子化层面，并且也没有进行管理的有效软件，制约了档案管理工作的有效顺利进行。

三、提高流动人员人事档案管理的具体对策

（一）提高档案管理的重视程度，加强档案管理意识

如果想要将流流动人员人事档案管理工作更好开展，那么就一定要使得管理人员还有有关的管理机构提高自身对于人事档案管理的重视程度，并且一定要使得自身对于人事档案管理的意识提高，采取责任到人以及加强人手等方式来对有关的人事档案管理工作进行强化。在具体的实施过程中，首先，对于流动人员人事档案管理方面的教育还有宣传的工作一定要强化，这样才可以使得档案管理人员将自身管理的理念逐渐的转变，进而会把自己的本职工作认真的做好，以此来使得自身的服务意识增强。其次，对于流动人员个人需要进行教育，让其对于个人档案保管的重要性以及意义有一个充分的认识，这样才可以提高自身档案保护的重要意识 [8]。与此同时，就档案管理人员来说，一定要对其的保密意识要不断的进行强化，严格的按照有关的工作原则和工作制度来对人员的信息进行公开或者是半公开，进而使得自身的服务质量得到有效的提升。

（二）实行规范化管理，加强档案资料的收集和整理

1、完善档案资料收集的渠道

在对流动人员的各种档案信息进行收集的时候，可以建立一个完善的资料信息补充和收集网络系统，运用这个系统来对信息进行及时有效的收集，而且还可以运用动态跟踪的方法来对资料进行有效有针对性的填充以及完善。

2、与时俱进，完善档案内容结构

在对档案内容结构进行完善的时候，应该与时俱进来建立技能档案和诚信档案。现阶段在进行人才选用的过程中，对于人才的实际技能和品质都非常的重视，所以对于流动人员档案的内容人事档案管理机构也应该进行及时有效的健全和填充，有效的归纳和整理人员有关道德品质还有专业水平、技能水平以及职业素养等方面的信息，进而将档案利用的价值最大化。

3、严格规范档案资料的使用

为了防止发生流动人员人事档案资料出现丢失或者是磨损等问题，应该派专人或者是专业快递等方式来取得遗留在原单位的档案，并将其移交到档案管理机构中，这样才可以确保档案资料准确，而档案管理机构需要及时的做好入檔登记工作。

（三）健全档案管理机制，提升档案管理服务的水平

在对流动人员的人事档案进行管理的过程当中，有关管理的部门还有管理额机构应该要严格根据人事档案实际的工作管理情况来制定出更加健全完善并且合理科学的档案管理制度，进而有效的进行人事档案管理的各种工作。与此同时，对于管理监督要加强，有效得到健全有关的管理监督机制，在管理的过程中要做到权责分明，将责任落实到个人，严厉处罚档案管理过程当中存在的违规行为。除此以外，对于档案利用的程序也应该要进行规范，按照统一的标准来进行档案的调阅和查询，对于有关的流程进行简化，这样才可以使得服务的效率提高。

（四）进行现代化的档案管理，使得档案信息化建设提高

在对档案进行现代化管理的过程当中，为了更好的进行档案信息化的建设和管理，应该对信息技术进行充分的利用，因此可以从这几个方面进行：

（1）在建立的档案库中应该要选择最为合适的管理软件，然后要有计算机、扫描仪等信息化设备来辅助软件的管理工作，把原来的纸质档案逐步的向电子档案转变，而且还应该要把数字化资料备份的工作做好，确保信息的安全性。

（2）在电子档案数据库的基础上建立与之相对应的网站，以此来对档案资料进行联网管理，这样方便档案的实时更新以及异地查询，使得档案信息系统更加完善[10]。

（3）把全国流动人员的信息整合起来，做到信息全覆盖，并为所有整合之后的人员信息建立一个信息资源库，在信息库中要最大程度的收集全国的流动人员信息，统一的管理全国的流动人员人事档案，提高档案的灵活性。

（4）对于有关的管理人员，应该要加强思想政治教育和信息技能培训，这样才可以让管理人员在具有更加专业的管理技能，在进行档案管理工作的时候，可以端正自己工作的态度，并且做到不丢失、不泄密，进而使得服务水平得到进一步的提升。

四、结束语

综上所述，现阶段我国的流动人员数量在不断的增长，所以导致流动人员的人事档案管理工作也变得日渐困难和复杂，并且在人事档案管理工作中存在着越来越多的管理问题。因此，就要求有关的档案管理机构应该要做到与时俱进，对于人事档案管理工作当中存在的问题要及时的发现，并且使用合理科学的解决对策来解决存在的问题，对于管理的方式也要不断的进行优化，这样才可以使得流动人员人事档案管理工作的质量以及效率得到进一步的提升。

参考文献：

[1]陈放放.流动人员人事档案管理存在的问题及对策[J].中国集体经济， 2014（19）：120-121.

[2]胡浩媛.浅议流动人员人事档案管理存在的问题及对策[J].广西政法管理干部学院学报， 2014（03）：127-129.

[3]李春芳.浅析流动人员人事档案管理存在的问题和对策[J].中国科技信息， 2013（02）：135-135.

[4]吕志东.贵州省黔南州流动人员人事档案管理中存在问题及对策研究[D].云南大学， 2011.

[5]魏小红.浅谈流动人员人事档案管理存在的问题及对策[J].科技经济导刊， 2016， 000（005）：P.158-，157.

[6]薛炳华.浅谈流动人员人事档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务， 2013（13）：107-107.

[7]张静.浅谈流动人员人事档案管理存在的问题及对策[C].耕耘之道——2010兰台探索. 0.

[8]陈秀.福建省流动人员人事档案管理服务工作存在的问题及对策[J].人力资源管理， 2015， 000（010）：216-216.

[9]于爱荣.流动人员人事档案管理存在的问题及对策分析[J].中国室内装饰装修天地， 2019， 000（023）：121.