PDCA循环在医院文书档案管理中的运用和体会

孙晓英

摘 要：文书档案在医院文化建设与营造过程中发挥着不可或缺的作用，不但可实现对医院繁杂档案的人本化管理，且在某种程度上有助于医院文化的有效传承。区别于常规档案管理，医院文书档案管理具有十分显著的特点，如资料格式多样、层面广泛、时间跨度大等等，如何进一步增强整体管理的标准化和规范化成为各大医院亟待解决问题。PDCA循环作为一种科学化管理程序，在各不同领域质量管理中得到了广泛应用，并取得了阶段性的成果。鉴于此，文章基于PDCA循环原理，结合医院文书档案管理实际深入挖掘现阶段管理所面临困境，按照PDCA循环原理中计划、执行、检查、行动顺序实施文书档案管理，并对整体运用效果及体会进行了系统总结和归纳，以此提升医院文书档案管理的规范性及有效性。

关键词：PDCA循环;医院文书档案管理;运用;体会

医院文书档案管理工作的开展，主要是由相关管理人员通过对医院领导公文、重大事件、重要活动等资料的整理与归档，并扩充整合为涵盖人文事迹、历史发展、特色内容等文书档案，借助医院年鉴形式进行对外展示。在医院文书档案管理中植入PDCA循环，可赋予档案管理制度化、规范化、多元化色彩，与此同时，该原理模式的创新应用，可在某种程度上实现对医院文书档案管理的创新与优化，可在激发院内管理人员工作积极性的同时，为医院特色文化体系的构建奠定坚实的基础。从实际角度来看，PDCA循环可深入文书档案管理实际工作，深入挖掘其中所潜藏缺陷与不足，通过多维度管理方案的制定优化传统文书档案管理模式，以实现医院未来发展的可持续性与稳定性。

一、PDCA循环原理

PDCA循环由统计质量控制（SQC）之父Walter A.Shewhart提出，后由W.Edwards.Deming进行了修正与完善，还原了质量管理整个过程，成为一种能够使任何一项工作与常规逻辑相符的工作方法。起初，PDCA循环多被应用于企业管理领域，后被推广至其他方面，被认定为是改善企业的最佳管理办法。

图1为PDCA管理模式循环示意图，从图中所显示的基本内容可以把质量管理分为以下四个阶段：

第一阶段：P即plan，计划。围绕当前各项情况，如优势、劣势等进行分析，追根溯源，并与现状相结合，完成对具有针对性和目的性计划的详细制定。

第二阶段：D即do，实施。以第一阶段相关计划为依托开展各项工作内容。

第三阶段：C即check，检查。若依照最先所制定的计划实施相关管理时，易于产生各种不科学、不合理的现象。对此，该阶段主要是对这一过程的系统检查，确保前两个阶段无与实际不符或其他重大问题的基础上，按原计划进一步开展实施。

第四阶段：A即action，处理。该阶段已完成对计划与执行过程中计划不同、计划执行错误等各类问题的挖掘，只需总结出来前期各阶段问题，在确保计划顺利实施的基础上，实现最终管理要求和管理目标。

PDCA模式并非单一循环管理工作方法，更多情况下具有循环不息的特点，一般情况下，管理模式每进行一次循环，与之相对应的质量管理将有一个层次的提升，循环与更新伴随发生，最终形成一整套可应用于多领域的管理方法。

二、当前阶段医院文书档案管理所面临困境

1.缺乏健全完善的文书档案管理机制

当前，国内多数医院领导层缺乏对文书档案管理工作的正确认识，片面的认为文书档案管理与医院整体经济效益无直接关联，某种程度上对医院文书档案管理相关制度的优化与构建产生了严重阻碍，无形中加剧了管理的交叉性与无序性。另外，医院文书档案管理所覆盖范围和部门较为广泛化和多样化，相关管理部门应与其他部门保持良好的沟通与交流，但从目前实际来看，由于医院文书档案管理尚待完善，造成文书档案管理部门无法实现与其他部门的协调发展，不但导致大量重要文件信息遗漏、缺失，且在极大程度上削弱和降低了医院文书档案管理部门实际工作效率和工作质量。

2.文书档案管理信息化建设严重不足

一方面，目前国内各大医院的现代化建设存在“重治疗体系，轻文书档案”的建设管理体系，在这一现状背景下，档案管理信息化建设成为纸上谈兵;另一方面，医院管理人员自身综合专业能力极度匮乏，无法系统全面的掌握档案管理相关知识，易引发各种文书档案遗失或浪费事件，文书档案管理的科学性与合理性严重缺失，文书档案实际价值难以得到有效发挥，某种程度上不利于工作效率的改善与提升。

3.文书档案管理人员专业素质匮乏

在现代医院文书档案管理中，人才是管理部门工作开展的核心，也是推动医院进步与发展的基础保障。但从实际来看，目前医院文书档案管理人员整体专业素养水平不高，主要体现在以下几点：

（1）现阶段绝大多数医院未建立起系统完善的文书档案管理人员培训体系，文书档案管理知识得不到全面更新，管理制度修订不及时。

（2）文书档案管理人员流动性较大，部分管理人员为其他部门临时借调，属于兼职性质。

（3）文书档案管理人员在医院总人数中占比较小，“一人多岗、一人多责”现象时常发生。

（4）在现代互联网信息技术飞速发展的今天，医院文书档案管理方法也随之不断更新进步，但受医院培训机制落实不到位等因素影响，文书档案管理人员无法掌握最新管理技术和管理办法，管理工作中失误现象频发，极大程度上拉低了医院文书档案管理工作整体质量和效率。

4.文書档案开发利用率偏低

在传统文书档案管理理念和模式的影响与限制之下，医院乃至其他领域均存在“重保存，轻开发”的思维，且由于目前绝大多数医院文书档案管理尚未全面实现网络化管理，文书档案的整体借阅率相对较低。此外，医院文书档案管理人员自身素质水平偏低，无法及时准确地帮助需求者进行资料信息的查找和获取，这一问题的存在某种程度上严重制约了医院文书档案管理的整体开发与利用。

三、PDCA循环在医院文书档案管理中的运用

1.P（Plan）计划

针对医院文书档案管理过程中所存在的一系列问题与弊端，本次研究通过引入PDCA循环理念，在计划阶段提出一系列应对策略，具体如下：

（1）成立专门的文书档案管理工作小组，制定专业人员担任管理小组组长，并配备一定数量的组员，通过组内成员的相互合作，提升文书档案管理工作的质量与效率。

（2）加快完成对相关文书档案管理制度的健全与完善，定期或不定期的开展相关培训活动与专业讲座，积极构建与现代文书档案管理相适应的信息化制度，结合医院实际情况投入一定比例的资金等诸多计划环节，值得注意的是，各项计划的通过与执行需征求相关领导和管理层的认可，最大限度的确保各项计划内容的顺利实施。

（3）做好年度总结归档，对归档过程中具体分类标准进行有效明确，如医院人员合同协议、任命书、员工工作规划、年度总结、会议简要等等。

2. D（Do）执行

（1）根据相关计划内容成立专门的文书档案管理室或系统改造优化原有档案室，并加快传统纸质档案向信息化档案的转化升级，提高档案查询的便捷性与灵活性。针对已被纳入系统的文书档案，未经同意不得擅自更改，依照具体分类标准对档案进行归档。

（2）加大对管理人员培训力度，打破传统单一文书档案管理模式与理念，树立正确的管理意识，引导管理人员对文书档案管理有更加全面的认识。同时，与当前医院文书档案管理实际情况相结合，制定相应的制度体系，对各岗位人员职责进行有效明确。

（3）为丰富医院文书档案管理人才储备，医院可借助招聘、培养等方式增加人才引进量，达到“一人一岗”的标准，招聘人员须为专业文书档案管理人员，在确保接受过系统专业培训后方可开展招聘任务。另外，对于在岗管理人员，需定期或不定期的组织其参加相关培训活动或专业知识讲座，促使其专业能力和综合水平的全面提升。

（4）围绕文书档案管理人员综合素质进行系统化培养，特别是对于缺乏管理意识的人员，可通过学习培训使其认识到文书档案管理的重要性。同时，针对医院当前文书档案管理水平进行综合评估，以专题形式对全员文字档案材料的规范性作业展开培训。此外，强化对文书档案管理中相关内容和门类的管理，以从根本上提升文书档案的准确性与完整性。

3. C（Check）检查

C环节主要是检查和监督D环节各项任务的完成进度和完成效果，应用于医院文书档案管理中主要是相关负责人检查医院月或季度文件档案管理质量，并对P环节所制定的相关年度计划执行进展，如完成项目、未完成项目、完成效果等展开进一步检查。针对D环节检查过程中所发掘的各类问题及时总结上报于领导部门，以为医院领导层相关制度决策的制定与调整提供参考依据，合理规避不合理的管理项目，避免对医院文书档案管理工作效率和质量产生严重影响。此外，还需以抽检方式对医院文书档案管理中各薄弱环节进行检查，定时或不定时的抽检医院文书档案管理年度计划。

4.A（Action ） 行动

一方面，不断地将信息数字化在医院文件归档管理工作中推进。医院应加大数字化信息技术的投入力度，提升医院文书档案管理相关技术设备的配置比例，如扫描仪、档案盒、复印机等等，提高医院文书档案数字化建设水平，提高文书档案管理的保密性与安全性。从法律角度出发，对医院文书档案管理人员进行法律知识的普及与讲解，增强人员管理意识。加快进行文书档案管理备份与恢复备份相关机制的建设，及时对档案管理信息进行更新。此外，医院文书档案管理需局域网，避免外网进入盗取或泄露相关信息资料，为文书档案信息的安全性与可靠性提供可靠保障。

另一方面，对医院文件档案管理人员展开及时培训与继续教育。定期或不定期的开展各类文书档案管理培训活动，鼓励相关人员在理论知识和专业技能层面不断深造，促使自身综合素养的全面提升，不但有利于管理人员对相关管理制度和工作技巧的了解与掌握，且在某种程度上可实现对文书档案管理人员专业技能的系统考核，提高人员参与学习、培训的积极性，进而从根本上促使医院文书档案管理人员整体工作质量和工作效率的显著提升。

四、PDCA循环在医院文书档案管理中的应用体会

在经过一系列探索与实践，总结出PDCA循环在医院文书档案管理中需注意以下几点：

第一，PDCA模式在医院文书档案管理中的运行，应避免局限于过程性大循环，应自始至终坚持“大环套小环”的原则。通过翻阅大量资料发现，只有坚持上述原则，才能实现医院文书档案管理工作从局部到整体，从片面到全面的宏观循环上升趋势。

第二，需及时改进和总结小循环中的相关问题。该循环阶段的问题针对性不明显，解决难度较低，通过对小循环问题应对可为大循环的顺畅运行奠定坚实的基础。

第三，将持续性的学习与实践贯穿于整个PDCA循环过程之中，而从实际管理循环来看，其中一项必经环节为发现问题解决问题。针对所发现的问题，若为具体层面问题其解决办法可通过与相关部门沟通得以实现，或者以管理理念和管理方法的更新与引进完成问题的解决。例如，在现代电子化归档要求下，针对一些保密性极强的文书档案资料，如何在局域网环境中既方便索引，又实现相关内容的保密要求，需医院文书档案管理工作人员不断深入学习和钻研，并定期接受相关管理技术的综合培训，以确保文书档案管理工作取得实质性的改进和提高。

五、结束语

综上所述，在医院文书档案管理规范化进程中，PDCA原理从中发挥着积极的推动作用，该管理模式不但可促使文书档案管理水平的提升，且在某种程度上有利于文书档案管理区域发展的规范化。目前，文书档案管理工作受到医院领导层广泛关注，在硬件设施设备方面的投入力度不断加大，且相关管理制度也逐步趋于健全化和完善化，为医院综合管理工作的开展奠定了基础，为医院未来健康稳定发展营造了良好环境。

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（作者单位：临沂市人民医院）