企业集团财务共享服务中心的构建

张春玲

伴随国内企业实力的增强，集团化已经越来越成为公司发展的趋势，传统的财务管理模式已经跟不上公司的发展，建立财务共享中心，通过对财务部门信息共享，优化业务流程，以提升集团公司的竞争优势成为公司发展的必然。S集团为全国连锁的动产租赁企业，近两年正在努力建立财务共享中心以促进集团整体的经营管理。本文通过对S集团财务共享中心建立，分析财务共享中心这一体系带给企业管理的影响及当中的一些问题和相关解决办法。

一、财务共享的内涵及其作用

（一）财务共享的内涵

财务共享就是在互联网等信息技术的支持下，将企业集团的财务组织、财务流程、财务制度等与信息技术相结合的一种新型财务管理模式。一般来说是在统一的ERP财务系统平台上和统一的VPN系统及相关的平台中，通过标准化的业务流程和统一的会计核算体系，实现对整个公司财务信息的处理和共享。

具体上，是建立财务共享中心，对企业内所有总、分公司、母子公司的财务进行集中账务处理、会计记账、会计核算及期末会计报表等服务，而各总、分、母、子公司则不需要再设立功能与之相同的部门或人员，只需要给财务中心提供相关信息即可。

（二）财务共享的作用

1.提高企业集团总部财务管理的能力

传统的ERP，每个公司内部，甚至总分公司之间都不通用，各自为政。公司总部每每需要一个统一的数据时，财务人员自制表格填写、汇总、分析、整理都苦不堪言，每个数据每个表格都渗透着财务人员的汗水。而使用统一的ERP系统，使得提取相关数据和信息成为触手可及的事，只要ERP具备的相关功能，数据采集、数据汇分、数据分析都是信手拈来的事，可以为上层管理人员的决策分析提供更及时有用的信息。

2.提高工作效率，降低财务运行成本

通过集中处理财务业务，将原来分散在各分支机构的资源进行整合，相同重复的劳动经过统一培训，建立整齐化一的财务处理流程，提高财务队伍素质，运用现代化的信息系统更进一步降低了数据传输成本，降低财务运行成本，也提高了公司业务人员的工作效率。

3.加快企业财务标准化、流程化和信息化

对会计核算、费用管理、财务流程控制的加强，必然促进审批流程的統一、制度的规范和审批人员移动办公的进程。为规范化会计核算和费用审批等工作而进行的培训，更会进一步促进企业财务和业务处理的标准化。

二、S集团财务共享服务中心的构建分析

S企业集团是一家拥有几十家分支机构的全国连锁动产租赁企业，已在中国市场深耕十多年，为向管理要效益，经过近两年的努力，已经基本构建出财务共享服务中心的框架。

（一）组织机构设置

撤销原先分散于各公司的财务机构，建立了财务处理中心，集中负责全国几十家总、分公司的会计记账、会计核算及期末会计报表工作，在统一的ERP系统和数据库下进行财务处理。上级主管可随时提取财务信息和数据，生成需要的报表，汇总相关数据，保证了数据提供的及时准确和个性化需求。

（二）加强资金管控

由各公司分别在同一家银行的各地分支机构开设银行账户，建立资金池;建立了资金组，负责集团中所有公司资金支付的付款单提交及审核，通过后的单据由资金组统一负责支付，实现银企直联，即在ERP系统中即可一键实现款项转出;每月末由资金组成员分别填写各自分工的总分公司资金流动情况表和资金计划情况表，并进行汇总上报，加强资金预算和资金使用管理。

（三）规范业务处理流程

通过VPN建立的CROSS平台，格式化的申请版面，确保申请事项符合公司各项要求，将公司业务与ERP相联，通过审批的收入及新购固定资产可由业务平台直接推送到ERP系统，通过审批的客户与供应商数据与财务系统联动。为配合共享平台的建立，规范业务处理流程，公司还相继制定了《费用报销管理规定》、《资金支付审批内部管理规范》等制度。

（四）建立NC共享服务系统

第一，报账人门户模块，所有员工可通过此模块进行费用报销。通过安装使用手机扫瞄APP或其他扫瞄设备，将纸质原始凭证转变为电子单据，上传至报账系统;网上审批平台与预算管理系统相联，超过预算即预警不得上报，实现预算对费用报销的管控;通过手机移动审批APP，实现移动办公和审批，提高费用报销效率;

第二，通过HR自助模块，实现出差、休假、加班的个人自助申请，自助查询本人以前月份工资发放和扣款明细，自助查询本人各月考勤明细，人事管理更加从容。

三、企业集团财务共享模式存在的问题

（一）缺乏相应的技术支撑

公司内部没有相应的技术部门和人员，可以对VPN乃至ERP系统的功能进行优化升级。VPN和ERP系统数据互通、功能优化升级是财务共享中心发展的刚性需求，实务中数据的传输经常发生错漏，需财务人员在使用中才能发现，与运维人员沟通进行修改或者重新传输。但是懂财务的人不懂系统，懂系统的人又不懂财务，请的NC维护人员只是ERP所在公司的外派人员，并不能很好的理解和解决ERP使用中功能延伸和升级的问题，而ERP本身也有许多bug在使用中被不断发现需要解决。

（二）财务交接衔接问题

财务工作交接频繁，交出人员草草交接，新到岗的财务人员资历浅缺乏经验，导致某些公司的财务工作在交接后，后接手的财务人员不负责交接前的数据，造成数据冗余甚至错误。公司财务频换，在频繁的更换交接中，大部分财务工作中的灵魂被丢失。建立财务共享中心，为的是提高工作效率，提高数据使用效率，如果以牺牲财务数据的真实准确为代价，那这样的财务中心与将财务外包无异，将丧失最根本的财务管理功能。

（三）财务人员的流动问题

在建立财务共享中心的过程中，涉及到岗位调整和人员调动，财务核算工作全都集中在S城的财务中心，一些有丰富经验的财务人员因个人原因不能调动又在原单位没有合适的岗位而离开公司，余下的财务人员没有调到S城工作的，留在原单位从事业务支援等与财务工作关系不大的工作，对公司造成巨大的人才流动损失。

（四）财务数据利用不足

费用报销系统和CROSS系统中的电子数据，即通过扫瞄设备将纸质凭证转化成的电子凭证，目前仅供审批使用，并没有在生成凭证的时候作为电子附件一同传递，或者整理归档，对电子数据利用不足。

四、企业集团财务共享问题的完善建议

（一）管理理念的转变，加强培养自己的ERP技术人员

财务共享中心的建设，对整个集团来说是一次巨大的管理模式的转变，对集团信息化建设具有重大意义，需要集团领导的高度重视和各部门的积极配合。要做好财务共享理念的宣传，积极征求各部门人员的意见，争取得到更广泛的支持和更彻底地贯彻执行。公司信息技术部门需聘请经验丰富的财务软件信息员，或者委培具有财务经验的人员进行ERP开发技术学习，以期更好地解决信息系统和ERP在使用过程中产生的各种问题，提高系统和平台的使用效率。

（二）加大对财务核算人员的培训力度

一是加强岗前培训，确保所有人员全面系统地学习使用ERP系统。每个单位使用ERP的重点不同，加上根据自身业务特点并结合CROSS系统开发的一些功能，这些都是在具体使用中必须强调并培训的。

二是建立并不断完善ERP使用和工作手册。定期进行人员培训，确保工作中遇到的问题能及时解决并补充到ERP使用手册中，即使错过培训程在工作手册中也可以查到解决方法。加强模块间的对账等功能讲解使用，减少数据冗余及错误。

三是加强会计职业道德修养的教育。会计的职业道德，是不贪污不挪用，更是对身前身后的工作全面负责，保证数据前后衔接无误。交接人交接的不只是截止到目前的数据，还有系统操作内在的细节，承接人保证所有财务数据记录一如既往地顺畅准确，这既是较高的工作水平，更是爱岗敬业崇高的职业道德。

（三）设立管理会计岗位，建立公司财务人才库

首先，设立内审岗位，不定期地对各公司财务核算进行抽查和分析，在目前的系统条件下完全可以异地进行。这样既可以促进财务核算人员的工作准确，也是公司财务建设向善向好发展的需要。设立管理会计岗位，结合本公司数据和行业内其他优秀企业数据进行分析，完善企业内控制度，为公司财务战略和总体战略提供有效数据支撑，这也是财务共享中心建立的最终目的。

其次，提升员工专业素养，使财务人员由单一型向复合型人才转变，完成财务由传统会计核算向管理会计过渡，为公司贡献更大的协同效应。其一，建立职业发展规划，通过建立内部晋升通道和岗位轮换机制，制定科学有效的KPI系统，奖惩分明，形成能上能下的职业通道。其二，建立完善的职工培训体系，为员工提供全方面的培训和交流渠道，方便职员提升自我向管理岗过渡。其三，建立人才培养和流动机制，提高集团整体财务人员的流动率，降低财务人员的流失率，建立公司财务人才库，保持财务队伍的专业性和稳定性。

（四）完善公司财务数据管理，建立實物和电子两套数据库

建立电子凭证、报表等数据档案。在原付款单、报销单等需在提报时上传电子单据的基础上，其他所有凭证，只要有原始凭证作为附件的，一律上传扫瞄件作为电子附件，并在生成凭证时一并传递到系统。建立电子凭证档案，由专人定时进行整理保存，完善公司的档案管理数据库。通过建立电子凭证档案数据库，查找相关单据时可直接调用电子档案，方便快捷且不会造成原始单据的损毁遗失，是公司完善档案管理和数据库的必要一步，又大大提高电子数据的利用率。须专人专职进行整理保管，对调用数据作好规范和登记，并做好相关保密工作。

五、结语

综上，财务共享中心借助互联网等新技术对企业集团的财务信息和资源共享，可有效提高企业财务管理水平，是企业集团发展的必然趋势。在建设财务共享中心过程中，既要学习和借鉴其他企业的先进经验，也要结合实际大胆创新，在应用中建立更适合本公司的一套管理系统，让共享中心的发挥最大的作用。

（作者单位：爱思开（沈阳）汽车租赁有限公司大连分公司）