EXCEL在会计工作中的应用技巧

苏钰尧 刘波峰

随着社会水平与信息技术水平的不断提升，会计行业在时代发展中呈现新的态势，即电算化的普及与更新，其相关工具应用技巧也成为会计工作者的重点研究内容。文章以EXCEL为切入点，探究其在会计工作的应用途径与相关技巧，为相关工作者提供一定的参考依据。

一、引言

随着计算机等电子设备的更新换代以及信息技术的发展，会计电算化在近年来呈现高速稳定发展态势，这是时代进步与行业工作需求的双重影响下的必然发展趋势。然而，在众多财务软件不断涌现的情况下，EXCEL仍然在财务工作中起到不可替代的作用。因此，EXCEL的应用水平仍然是财务工作者必备的专业素养，其相关技巧也是相关从业者重点探究开发的内容。

二、EXCEL基本效用及特征

（一）表格制作简单快捷

EXCEL在经历数代的发展更新后，其在表格制作方面已经拥有较高的灵活性，使得相关工作者可以在较短的时间内制作相应的表格，并且拥有多种表格形式可以选择。同时，针对各行各业业务内容，EXCEL拥有充足的表格模板，减轻了工作者不必要的工作负担，综合提升了工作效率，在此基础上，EXCEL为工作者提供自身模板储存的空间，使其可以将工作者自身制作的模板进行长期利用。除此之外，EXCEL表格中的“填充柄”工具可以帮助工作者将较多的数据或者公式进行快速填充，避免无意义的重复工作为其带来工作负担。

（二）数据处理能力强

在EXCEL中，数据的计算与处理都可以通过公式工具，实现自动化处理，在数据处理工作中呈现出极大的便捷性。除此之外，若计算数据出现变化，公式结果会根据数据具体变化自动进行更改，工作者并不需要再次进行计算。

（三）计算函数充足

在EXCEL中，工作者可选择不同的函数帮助自己快速完成工作，针对财务工作者而言，EXCEL提供专门的财务函数，使其可以将统计函数与财务函数结合起来开展财务统计、数据分析、数据计算等工作。例如，财务工作者在制作月度报表时，可以运用MONTH函数，MONTH函数的参数只有一个，即工作者输入的日期，通过在函数中输入对应的行列数，即可将对应月份提取出来。

而针对特殊情况，财务工作者同样可以利用自定义的方式添加工作需要的函数公式，EXCEL的公式自定义法则与数学的计算法则是相同的。基于此，指标分析法、类比分析法、统计分析法都可以在EXCEL中利用函数完成。针对自定义需要各个工作表数据的情况，可将各个工作表的数据进行链接，在EXCEL中，财务工作者可以根据实际情况，选择链接的具体方式，如同一工作簿中工作表的链接或不同工作簿中的工作表链接。

同时，EXCEL中的数据更新功能同样重要，其主要作用于分析表数据的更新，既通过将待分析的工作表与财务分析模型的数据源工作表进行链接，使财务工作者在数据源工作表中的数据变化时，可以直接得到EXCEL自行更新的结果，而非手动调整改动。

（四）图表兼容

EXCEL不仅可以通过表格形式，帮助财务工作者进行数据统计处理或工作汇报，还可以通过生成图表的形式，帮助其将数据的变化趋势以较为直观的形式呈现出来，使其工作成果成为相关管理者的重要决策依据。同时，财务工作者也可适当在图表中增添文字或数据说明，强化工作成果的全面性。

（五）数据读取

在会计电算化飞速发展的情况下，财务工作者根据公司企业情况，要选择不同的会计软件。而EXCEL自身具有一定的外部数据功能，可以帮助财务工作者完成数据文件的读取与输出工作，并将会计软件中的数据引入到EXCEL中，提升了数据读取工作的效率并确保读取数据的准确性。

三、EXCEL在会计报表编制中的应用技巧

在会计财务工作中，会计报表的编制占据较大的工作比重，而相关工作者在会计报表编制过程中经常面临编制种类繁多、工作量大、错误频繁等问题。针对类似情况，会计财务工作者应利用EXCEL工具，解决相关问题，提升工作效率与质量。

（一）新工作表的建立

在新工作表命名完成后，为有效区分工作表标签，可通过单击鼠标右键，在显示出的快捷菜单中选中“更改工作表标签颜色”，将工作表标签设置成不同的颜色。

（二）文字填写

在填写表格内容时，首先在表格第一行填写标题内容，如“资产负债表”。随后将报表文字内容按照顺序进行填充，同时注意保持文字内容之间的间距，在此基础上完成项目名单的输入。其次，在设定报表内容中的数字、字体格式、文本对齐方式以及边框底纹等内容时，均在“单元格格式”的菜单对话框中完成。最后，根据报表的实际需要，适当地将单元格进行合并，并根据报表内容将表格行高列宽等格式进行调整，初步完成报表的编制工作。

（三）数据函数设定

财务工作者在进行计算时，应注意将公式与函数在对应内容的单元格内完成输入，若出现同列单元格运用相同公式的情况，可直接运用填充柄工具完成复制。为避免报表中出现错误，应在单元格中对条件格式进行设置。例如，内容为反映资产、关系权益、负债情况的报表，其左右两方应保持平等关系，应在“负债与关系权益”数据单元格中选中“条件格式”，选择条件公式：“資产总计数据单元格”并将颜色设置为橙色，便于呈现出“负债和关系权益总计”与“资产总计”的差异情况。

（四）保护数据

在完成报表内容的编制后，为保证数据安全，应及时对数据进行防护。为此，针对需要保护的数据单元格，可在“单元格格式”中的选项中选择“保护”，此时有两种选择。其一，点击“保护”选项，直接保护单元格内容，确保其具备真实性。其二，点击“隐藏”复选框，可以令单元格内容的计算公式在编辑栏中消失，达到算法隐蔽的目的。完成后，点开“工具”菜单栏，选中“保护”，点击“保护工作表”，并将设定的密码输入其中，完成报表单元格防护工作。除此之外，同样可以对工作簿进行防护，可在“工作簿保护”选项中完成设置。

四、EXCEL图表应用技巧

在EXCE的实际效用中，除数字表达形式外，图表同样是财务工作者可以利用的表现方式，相较于文字说明，图表形式更能将数据之间的联系展示出来。在制作图表前，财务工作者应根据数据展示目的，在柱形图、折线图、饼图等图表形式当中选择一种。

图表制作首先要选中想要以图表形式展示的数据区域，随后点击“插入”选项，选择“图表”即可自由选择各图表样式，根据图表实际需求选择对应的样式。确认完成后，选择“下一项”即可生成想要的图表，最后为图表填入对应的图表标题即完成图表制作。

在制作图表时应注意，若图表对应的数据发生变化，则图表当中的数据也会随之变化。同时，如需要对图标类型以及其他内容进行调整，可直接在图表上方单击右键，在弹出的菜单选项中选择对应选项即可完成调整。

五、报表打印

（一）页面设置

在完成报表编制的基础上，为针对报表资料进行汇报或提供给其他部门，应将报表进行打印，此时要注意EXCEL报表打印的相关事项。首先，针对页面打印设置，选中页面中设置选项，根据要求对打印纸张的方向、页边距、缩放比例进行设置。如有需要，也可通过在“页眉/页脚”选项中完成对应设置。除此之外，可通过点击“工作表”选择“打印区域”选项，即可将选中的内容单独打印出来，若需要为打印内容设置标题，只需在“打印标题”选项中完成设置即可，在设置后即便是多张打印，在打印纸张上也有设置好的标题内容。

（二）分页符

在财务工作过程中，经常需要工作者打印多页报表内容，为此可利用EXCEL中的分页符功能，将分页符插入多页报表内容中实现分页。EXCEL的分页符既可以由其自身参照报表打印纸张大小以及打印纸张类型情况，自行插分页符，也可由打印者通过人工设置完成插入。打印者可根据需要，选择分页符插入的行，点击行号或者右侧的列标，选中“插入”选项，点击其中的“分页符”。完成设置后，EXCEL则会根据以页面打印布局设置进行相关调整，并以打印者的分页符设置内容进行分页，完成“分页预览”的视图转换。

六、 EXCEL在会计现代化中的应用

（一）账簿建立

财务工作者在对会计信息进行归档整理时，应注意到EXCEL在其中的作用，由于EXCEL自身拥有一定的适应性，针对财务处理内容。可利用其建立对应的处理系统，令其可以通过自动生成的数据处理方法，完善报表的处理系统设计。在财务工作当中，EXCEL可处理的内容包括财务凭证、财务明细、财务报表等。相较于目前的财务软件，EXCEL在通过数据处理反映企业单位实际经济情况的能力同样不弱，并且其在表达方式上拥有更多的选择。在会计行业的发展中，EXCEL的使用无疑是相关工作者的发展基石，不仅在于其为会计工作内容提供了更高效快捷的选择方式，其兼容性以及多样性同样令财务工作者能够在实际工作中可以满足各种工作情景的需求，令其在工作中具有较高的应对能力。

（二）财务决策

财务工作内容对于企业单位的整体规划以及运转发展都起到决定性作用，是管理者决策的主要依据。EXCEL不仅可以成为财务工作者完成自身工作的主要工具，还可成为企业单位经济发展的重要决策依据。由于EXCEL在数据处理与分析方面具有较大的优势，财务工作者可以根据实际情况，利用其将企业单位近期或者预期的相关经济信息进行整合分析，并通过直观的方式表现出来，为管理层提供清晰的决策参考依据，进而结合企业单位实际情况制定有效的发展战略或计划，避免因财务信息模糊或直观程度较低影响管理者对企业单位的判断。同时，在企业融资投资方面，EXCEL同样可以提供合理的方法对财务工作者提供的行业数据进行处理以及分析，如多元回归分析法。通过EXCEL提供的数据结果，企业可结合各方面情況采取综合效益最高的财务决策，为企业长久发展保驾护航。

七、结语

综上所述，在会计整体行业持续稳定发展的社会环境下，EXCEL的使用是每一名从业者必备的专业素质。通过有效利用EXCEL，财务工作者既可以完成数据信息的录入、分析、整合工作，还可以通过不同的表达形式将其呈现给各个部门或管理者，是其兼顾工作效率与质量的良好工具。

（作者单位： 1.金陵科技学院;2.国网江苏省电力有限公司徐州市铜山区供电分公司）