浅谈文书档案管理中存在的问题及对策探究

刘玉美

摘要：推动构建文书档案管理信息化、一体化建设，是文书档案管理创新、优化发展的需要。从单位工作实际出发，多角度分析、探讨文书档案特点、管理现状、意义和解决建议、采取的措施，能为满足日益增长的办公信息化、一体化需求做好充分准备。营造良好的工作软、硬件环境和条件，与时俱进不断推进文书档案管理水平提升，使文书档案价值最大化，为单位效能化发展提供支撑和保障。本文主要分析文书档案管理中存在的问题及对策。

关键词：文书档案管理;信息一体化;创新性;价值体现

引言

文书档案管理工作具有综合性、多样性、技巧性，是企业单位工作的重要组成部分，为单位整体发展、规划提供可靠的办事依据和凭证。完整、准确、真实地梳理文书档案材料能充分体现出文书档案管理工作的价值，使其在单位工作开展进程中起到承上启下的重要作用，也能从侧面体现出单位管理能力和效率，确保各项工作有条不紊、高效有序进行。

1、文书档案管理工作的特点

1.1提供信息服务的可靠依据

文书档案材料是单位开展日常工作过程中产生的文件和档案资料，收集、汇总、梳理、分类、编码、归档、合理化应用文书档案材料是信息检索的实质载体呈现，是分析工作开展意义和成效的有力抓手，也是提升各项业务潜能价值的信息依据。

1.2区分特点保存产生的工作效能

文书档案材料归档工作分定期、永久性材料两种。收集需归档的纸质、电子资料，通过区分保存周期性特点、文档性质特点，分类进行存档，能方便随时调阅。这种利用档案管理特性，开展信息化建设的方式，可提升工作质量、产生效能。

2、文书档案管理工作存在的问题

2.1领导对于文书档案的管理工作不够重视

根据调查，我国大多数单位的领导层认为文书档案的管理工作对单位不特别的重要，因此，他们没有给予文书档案管理工作足够的重视，尤其是对一些刚刚起步的单位，人员比较少、规模也比较小，这些单位的情况更为严重，而领导阶层不予重视的原因主要有以下几点：一是由于文书档案管理工作，不能为单位产生直接的利益，即不能为单位带来直接的收入，所以没有引起过多的重视;二是在上级部门考核单位或单位负责人时，他们的考核内容中通常没有文书档案管理工作，这就导致领导层忽视这方面的管理;第三，文书档案管理工作如要凸显意义需漫长的过程，但大部分企业领导在位只是某一时期，所以他们不愿意花费很多的精力来管理文书档案工作。

2.2文书档案管理工作不规范、不科学

由于企业领导层的不够重视以及从事文书档案管理的工作人员的工作能力差等原因，导致一些单位对文书档案管理工作不够规范、科学。根据调查数据显示，大部分企业没有对文书档案管理工作进行相关的规定，也没有形成一套比较完备的制度，即使有的单位设置了相关制度，但也只是表面上的，没有落实到每个工作人员的行动中，甚至还有些企业的文书档案管理人员频繁地更换，导致从事文书档案管理工作的人员紧缺的现象。

3、对加强企业的档案管理工作应采取的措施

3.1完善档案管理运转体系

为了保持文书档案管理的高效、精准、低成本，还要不断总结档案管理工作经验，构建更加规范和完善的档案管理运转体系。例如，根据企业的整体环境明确档案管理的职责，围绕档案数据信息运转的需要明确档案管理工作责任分工。强调基于信息化的环境制定档案管理工作程序，引导专兼职档案管理人员切实提高履职效能。根据文书档案管理工作的需要拟定设施设备的更新计划，积极更新软硬件设施设备，依托技术更新提高文书档案管理的整体水平。对照档案管理要求进行档案整理分类，强调有序做好档案信息的采集、整理、储存与运转共享工作，及时协调人员分工，针对阶段性重点工作集中人力物力资源，始终保持档案管理高效运转，促进数据化档案管理改革深化实施。尤其重视加强档案安全管理，明确安全防控的要点，积极采用科学化的档案存储设备，从而降低档案管理中的风险，应对未知隐患对档案管理的影响。

3.2加强对文书档案规范化管理的重视程度

文书档案管理工作对促进社会发展有着重要的意义，各项事务的决策与制定都和文书档案内容的完整性关系密切。所谓文书档案管理就是对企业和个人的信息、档案有序的存放和管理，一般来说档案管理就是对职工的工作经历和企业开展的活动进行记录，从而反映企业发展状态，发挥档案管理的优势，从而更好的服务于企业。有必要让文书档案管理趋于规范化，以此带动企业各项工作的稳定进行。要求提高管理人员对文书档案管理的规范化认识，强化其规范化管理意识，明确文书档案管理工作的重要性，时刻关注文书档案管理是否能达到规范化标准。引导工作人员了解档案管理工作的社会价值，明确该项工作的社会属性，为档案管理制度的完善提供帮助。提升相关人员综合素质，健全奖励激励机制，激发档案管理人员的工作积极性结合文书档案管理工作情况，按照具体的工作内容与岗位制作确定激励措施，强化相关人员的综合管理责任。要求管理人员坚守岗位职责，认真学习，严格按照《档案法》中提出的要求展开各项工作，按照党的规章制度办事，秉公处理，严守党的保密制度，防止泄露党的秘密，兢兢业业做好文书档案管理工作。只有健全的激励机制才能提升人员竞争意识，有必要对企业文书档案管理人员进行定期培训，引入先进的信息化管理工作模式，以此提升管理人员技能水平，为今后的文书档案管理工作改进提供帮助。

3.3更新档案管理手段，提高档案管理效率

应加强资金投入，引进先进的管理手段。大数据时代背景下，各单位应对文书档案信息化建设给予必要的资金保障，引进先进的管理技术手段，确保文书档案信息化建设顺利推进。应引进更为先进的技术设备，进一步提升单位档案信息化管理平台的兼容性、延展性和适用性，为档案信息化建设提供硬件保障，使档案工作人员能够利用软硬件设施设备对文书档案信息资源进行系统开发，进一步提升文书档案管理效率。还应完善相关的制度规制，充分认识到网络信息技术对信息化建设产生的重要影响，对原有的文书档案管理制度进行完善和创新，进一步提升文书档案管理制度的针对性和有效性，切实为文书档案信息化建设提供完善的制度保障。同时要对文书档案信息化建设各项工作经验进行总结，进一步优化文书档案管理流程。加大对文书档案信息化建设宣传力度。单位在文书档案信息化建设过程中一定要对文书档案信息化建设的必要性和重要性进行宣传，让各部门及其工作人员了解文书档案信息化建设的重要性、主要目标和具体流程，并加强与档案管理部门的联系和互动，确保文书档案能够快速收集、整理和数字化，进一步提升文书档案的管理效率。

结束语

总之，在新时代应高度重视和大力推进文书档案信息化建设，主动地引入大数据、云计算、人工智能技术，对文书档案管理流程、管理模式进行创新和优化，实现对纸质文书档案的数字化转型，建好用好文书档案信息管理系统，实现对文书档案的系统开发和利用，努力实现文书档案管理现代化。

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