大数据时代的企业档案信息化建设

王卫缨

摘要：我国经济建设的快速发展离不开各行业的大力支持。当前，我国社会主义市场经济正在有序发展。在这种环境下，企业的信息开发与利用显得尤为重要。企业档案是企业在整个发展过程中产生的重要信息资源，可以为企业的进一步发展提供指导和参考。

关键词：大数据时代;企业档案;信息化建设;分析研究

1大数据时代企业档案信息化建设的必要性

1.1提高企业综合竞争力的必要性

新时期，我国市场经济发展水平不断提高，企业面临着更加激烈的市场竞争。企业要在激烈的竞争中生存，必须重视内部管理，根据市场形势制定科学的战略规划。档案信息作为企业中的一项重要信息，不仅反映了企业的发展，而且对企业各个时期的发展情况进行了详细的记录，企业领导通过对档案信息的有效分析和观察，总结出企业的发展变化，明确企业的发展前景，从而制定更为科学的决策规划。在传统模式下，企业档案管理采用的是手工模式，难以实现信息化管理，管理者对纸质档案信息进行整理和保管，这样企业领导要想详细分析每个时期的档案资料往往需要花费较长的时间去寻找，不仅效率低下，而且所保存的档案信息缺乏连贯性，难以发挥有利作用。并且通过开发信息档案管理，可以利用计算机进行档案检索，在提高效率的同时，还可以提高信息的完整性，从而促进企业领导决策，促进企业综合竞争力的提升。

1.2是改善企业内部管理的重要途径

企业档案信息作为企业发展过程中不可或缺的资料信息，是对企业整体运行情况的反应和体现，在大数据时代下有效对企业档案进行信息化建设，能够使档案管理者更好地运用互联网技术开展档案管理工作，实现档案信息的细化保存与管理，如此能够为企业领导更好地运用档案信息提供便利。例如，档案管理者可以将每个部门的档案信息进行分类保存，或者对信息进行筛选、记录等，详细对部门的情况进行体现，这样企业领导能够通过不同时期的档案信息对部门情况进行了解，并系统分析情况制定科学的部门发展规划、部门管理制度等，从而能够推动内部管理的健全与完善。

2大数据时代企业档案信息化建设存在的问题

2.1企业档案信息化建设成本高

信息化的前提是要有相关的技术研发和相应的计算机等设备，否则就没有建设。目前的情况是，大型企业有足够的资金支持相关建设，而在中小企业中，这项建设仍然难以实现。受自身规模和性质的限制，难以维持自身的运营和生存，因此没有额外的资金引进专业设备和技术，培养专业人才，投资相应的软件。

2.2缺乏完善的监督体系和制度，档案管理不规范

现阶段，档案信息化建设缺乏相关法律法规，存在明显的滞后性，程序管理也缺乏科学性和合理性，导致档案信息化管理标准不统一，体系不完善。此外，在档案日常管理中，档案人员的思想相对落后，新形势下档案管理的要求极不一致，档案人员职责分工不明确，对档案信息的真实性构成严重威胁。

2.3档案管理人员专业能力差

施工过程不是很智能，因此仅依靠设备是不够的，还要依靠人力。除了精通各种设备的应用和掌握相关技术理论外，相关人员还应对信息足够敏感，能够有效地处理和管理信息。然而，情况并非如此。一些企业的相关人员能力不足，只能简单地完成一些日常操作。

2.4档案信息安全性低

在大数据时代，企业档案信息包含各种重要信息和机密信息。对于企业来说，这种信息一旦泄露，必然会带来无法预料的财产损失和安全风险。从目前的档案管理人员来看，大多数企业普遍缺乏安全理念，无法真正落实企业档案信息的安全防护工作，因此，企业档案管理系统极易受到黑客或某些犯罪分子的篡改、恶意窃取，最终导致机密信息的泄露，严重影响了企业的长远发展。

3加强企业档案信息化建设的对策

3.1加强组织管理，明确职能定位

工作不动，制度先行，推进企业档案信息化建设，首先要从档案管理的角度，明确各组织的职能，并制定相应的管理制度。企业应成立“信息化领导小组-各业务单位-企业信息部-档案”四级档案管理体系，由企业牵头协调、档案信息化、业务合作，并提供支持依据，企业信息部档案部制定相应的规章制度，负责档案业务指导，为档案信息化建设的发展提供坚实的制度保障。

3.2加强档案信息基础业务建设

在大数据时代，企业需要强调以档案为基础的业务，通过各种手段提高档案信息化建设的广度和深度，进一步加强档案管理的质和量，通过这些渠道，提高数据仓库建设数量和收集质量，真正意义上建设丰富的档案信息资源。为此，要做好以下几点工作：一是重点加强档案资源的收集整理。在企业档案信息化建设中，档案数量的多少将直接制约或影响企业档案信息化建设的效果。因此，企业应不断加强档案的收集，为更好地实现企业档案信息化建设打下良好的物质基础。二是规范统一档案数据库。因此，企业应在标准化、统一的数据格式基础上，构建高效、丰富的档案信息共享资源。此外，企业需要保留文字档案电子档案，有效保护历史数据，档案管理人员还可以充分利用各种先进技术，将文字信息扫描成电子档案，使企业建立档案数据库，最大限度地保证档案资源的可靠性和综合性，方便档案管理人员查阅，提高档案管理的整体效率。第三，企业应提供硬件和软件支持，企业档案管理部门应得到企业领导的认可，以获得足够的资金，最大限度地满足档案信息化建设的硬件要求。此外，企业还需要投入大量人力物力，建立与档案、OA系统紧密结合的系统，严格遵守行业标准和法律法规，全面收集和整合档案，更好地实现档案的信息化管理。

3.3建立共享体系，促进档案信息流通

企业档案信息化建设的作用不仅是提高档案管理的效率，而且是促进档案信息资源的流通，提高档案信息的使用效果。因此，企业应建立共享体系，加强档案部门与其他部门的沟通和联系，为档案信息的流通提供更好的条件。具体来说，企业应该利用互联网搭建彼此之间的沟通平台，可以单独搭建档案平台，也可以将当前各部门使用的系统联系起来，并在系统主模块中设置档案信息，这样一方面，档案管理员可以通过系统对档案信息进行收集，另一方面，企业员工可以通过入口获取自己需要的档案信息，更好的工作，档案信息的使用效率可以全面提高。

3.4重视企业档案信息安全

信息安全是企业档案信息化建设中一个非常重要的问题。它包括两个方面：一是电子文件本身的安全性，即电子文件载体作为数字资源存在着被破坏的风险;其次，黑客攻击、病毒入侵、系统漏洞等外部安全威胁将给电子文档安全带来挑战。因此，企业在信息化建设过程中，应定期对数据库和网络平台进行检查，确保防火墙的正常运行;设备更新后迁移数据，及时进行远程异构备份;实施安全级别保护评估，以消除技术漏洞造成的数据丢失。

3.5提高企業档案管理人员的业务水平

加强培训教育，培养大批复合型人才，是实现档案管理现代化的关键。企业档案信息化建设需要计算机技术与档案管理相结合的复合型人才。人才的素质直接影响着企业档案现代化管理的水平。在工作中，要组织有关人员学习和掌握信息技术的新知识，提高档案管理人员的现代信息技术素质，以确保更好地完成企业档案管理现代化工作。

4结论

总之，在大数据背景下，档案信息化建设为档案的建立、保存和管理提供了更多的便利，时刻牢记档案信息化建设中存在的安全问题，并制定一系列策略来解决相应的问题，从而促进档案事业的长远发展。

参考文献

[1]管会玲.石油地质研究中的特征与规律探究[J].石化技术，2018，25（08）：130.

[2]郭晶.石油地质研究中的特征与规律[J].化工设计通讯，2018，44（05）：226-227.