基于新时期社会保险基金会计档案电子化管理的研究

摘要：社会保险基金会计档案管理在整个社会保险事业中发挥着积极的作用，不仅能够进行稳定的发展，同时也有利于可持续发展目标的实现。随着互联网时代的来临，信息技术的使用也在多个领域中取得了显著的效果，在社会保险基金会计档案工作中也发挥了重要的作用，并且也在逐渐向着电子会计档案方向发展。为了能够做到与时俱进，切实的提升管理水平，实现社会保险基金会计档案电子化管理符合现在的发展趋势。本文针对新时期社会保险基金会计电子化管理进行研究和分析。

关键词：社会保险基金;会计档案;电子化管理

随着国家的发展和壮大，对于社会保险事业也越来越重视，这也使得社会保险基金财务会计需要核算的内容越来越多，这也使得相关的工作人员的工作量急剧增加，因此，对于那些需要归档的纸质文件的管理也变得越来越复杂。因此，对社会保险基金会计档案的管理工作提出了新的要求，在社会保险事业的发展中，社会保险基金会计档案是一项重要的组成部分，其实际管理的好坏与该领域的发展有直接的关联，并且与参保人的个人利益密切相关，如果使用传统的管理方式，不仅不能做到与时俱进，同时如果管理不当，会给参保人的利益带来影响，为了能够符合新时期的发展，进行现代化管理就需要对这项工作进行改革和创新，也需要相关的管理者能够正视目前在管理工作中所存在的问题，能制定针对性的措施对其进行管理，促使这一项工作管理水平能够提升，与现在的发展要求相符。

一、当前社会保险基金会计档案管理工作中存在的问题

（一）纸质社会保险基金会计档案难以实现长期保存

社会保险基金会计档案是对保险业务活动进行记录和反映的重要载体，并且按照一定的年限要求，对其中所有涉及到的资料都要进行保存，在传统的社会保险基金会计档案管理中，经常采用的记录方式是纸质，但是因为纸质难以保存的特性，也使得这些档案因为受到时间或者调阅等因素的影响受到破坏，并且很容易出现材料丢失的现象，这给参保人的利益造成直接的损失，并且在对信息进行查阅时，这样的方式也不方便，不仅会使管理人员的工作量增加，同时在对资料进行翻阅查找过程中，也容易出现资料破损或者丢失的情况，一旦发生这样的问题，对于整个管理部门而言，都不利于其健康稳定的发展。

（二）存在查询不便的问题

因为参保人员单位或者是个人对这一部分档案有查询需求，因此经常会出现调阅和大量复印的情况，传统的管理方式调阅存在很大的困难，并且在对相关档案进行查找时，也会浪费工作人员大量的时间和精力，并且随着社保行业的快速发展，规模逐渐增大，工作量急剧增加，并且因为经费压缩的影响，纸张消费过大，这些问题都会让这些保险经办机构备受压力，因此还需要对会计档案管理进行创新，实现电子化管理能够符合现在的发展趋势，同时也能提升工作效率，减少工作人员的工作量，并且对于参保人员自身利益而言，也能提供重要的保障。

（三）保管完整性存在风险

因为社会保险基金会计档案中包含各种材料，并且大多数都与参保人个人信息有关，所以在进行管理时，一定要注重保护这些参保人的信息隐私，因此在实际的管理中也有完整的程序规范着，但是随着社会保险事业的快速发展，也使得业务量急剧增加，为相关人员带来了更多的工作压力，在加上因为投资的有限，也使这些工作的实现程度比较局限，如果出现一些意外情况，很难及时发现，这样比较容易出现个人信息泄露的或者丢失的问题，如果出现这些问题，对参保个人和整个社会保险事业都带来很大的风险。

二、新时期社会保险基金会计档案电子化管理的具体对策

（一）创新档案管理理念，认识档案管理电子化的重要性

随着社会的发展和新时期的到来，必须要从新的角度对社会保险基金会计档案管理工作进行审视，要重视这一工作在保险事业中占据的重要地位，因此就需要相关的工作人员要具有创新理念，在对这些档案进行管理时融合进去，并且能够正确的认识这一工作的重要程度，在实际工作开展中，切实提高相关工作人员的专业能力，让他们能够按照制度严格工作，具有更好的工作意识，这也为这一项工作顺利开展奠定基础，除此之外，还可以借鉴一些电子档案管理比较成功的案例，通过对其进行分析和研究，找到对其进行管理的切入点，并且以此为借鉴，加强自身电子档案管理方面的内容和建设，创建一套与自身情况比较相符的电子化档案管理模式，进而有利于工作效率的提升。

（二）做到与时俱进，创新档案存储方式

使用现在具有的先进的技术手段对这些档案进行管理，能够实现会计档案电子化管理模式，并且采用技术手段将这些会计档案以数据的形式进行保存，将其存储在计算机中，随着信息化时代的来临，对会计档案管理来说也使其逐渐趋向信息化，并且因为越来越多的软件和技术使用在工作中也使其成为重要的信息载体，为了能进一步的加快档案信息化的进程，就需要进行改革创新，在通过对传统会计档案管理模式进行分析，结合信息手段，采用多种方式对其进行管理，能够实现长期保存的目的，这也就要求财务会计人员在对这些档案资料进行借阅时，可以直接使用计算机进行快速的查阅，减少了时间和工作量，同时也解决了纸质档案不易保存的缺陷。这样也能促使档案电子化管理被广泛使用，有利于社会保险事业的稳定发展。

（三）結合互联网完善社会保险基金会计档案管理

因为社会保险基金财务会计档案的数量庞大，这就给管理的工作人员带来了一定难度，虽然目前已经在社会保险基金征缴等方面的服务上开展了网上经办的方式，这也是希望能尽最大程度减少人员因素的干扰，实现档案信息化的管理，通过对这些数据进行及时记录，能方便将这些信息快速保存予以分析，并且方便在任何时间对其进行查阅和使用，同时，这些数据也为社会保险事业的具体发展方向提供了有力的数据依据，能够实现资源共享数据，同时也能提升管理人员的工作效率和质量，在对档案进行管理时，还需要进行规范操作，改善工作环境，保障档案管理的安全性，同时对相关资料进行查阅时也较为方便。因为会计电算化系统是以会计软件为基础，在此基础之上，通过使用软件而具有的功能，能够实现其应有作用的发挥，同时，这些软件的使用也可以保证具体业务进行，实现实时互联互通，提升人员的工作效率，同时也为参保人员提供了更多方便。通过对互联网技术的充分使用，有利于社会保险基金财务会计档案的电子化管理目标的实现。

三、结束语

总之，在社会保险基金会计档案电子化管理的实现的过程中，不仅提升了管理人员的工作效率，同时也为参保人员带来了方便，能切实的保障这些参保人员的利益，在如今互联网的时代中，需要进行处理的信息数量庞大，并且在目前全员参保的大环境下，也对管理人员的要求越来越高，这就需要相关部门和人员必须要进行创新，对传统的管理方法改革采用先进的理念和管理模式，对工作进行必要的总结，或者借鉴先进的案例实现电子化管理，这样能够更好的满足目前社会保险事业所需要的实际发展需求，同时对于参保人员而言，也是能够切实保证他们自身利益的有效途径。

参考文献：

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[3]疫霾里的党性之光——记上海市社会保险事业管理中心静安分中心审核科三级主任科员王中华[J]. 刘铭翌.  中国社会保障. 2021（06）

[4]平易近人的好“班长”——记江西省上饶市广丰区社会保险事业管理局局长祝增喜[J]. 陈卫东.  中国社会保障. 2021（06）

作者简介：

王晓晨（1968.9.23）女，汉族，籍贯：河北省山海关，本科学历，职称：中级，研究方向——档案电子化管理