探讨单位文书档案管理效率的提升路径

刘阳

摘要：随着我国经济不断发展，事业单位的建设质量越来越高，对行政档案管理也提出了很高的要求。但随着大数据时代的到来，很多单位的文书档案管理工作效率还很低下，因此本文分析了单位文书档案管理的重要性及目前存在的问题，提出了提升文书档案管理工作效率的实践策略，希望给有关部门提供参考。

关键词：文书档案管理;行政工作;提升效率

引言：文书档案管理工作需要对行政资料进行整合、存储与分析，起中包含了会议纪要、人员变更以及存档资料等多方面工作数据，在单位中占据着十分重要的位置。因此其关联的数据比较多，应保证文书档案管理工作顺利有效开展，提升工作效率，为单位发展提供良好的基础。

一、单位文书档案管理的重要性

在机构组织中，文书档案管理是部门日常工作中提供一定参考的基础工作，准确、全面的文件可以有效提升日常工作效率。而文书档案管理工作中存在着许多问题与技巧。因此为做好文书档案管理工作，应注意归纳范围与归档时效，在保持完整性的同时也应保证其准确度，也要注意相关法律法规的规范。

文书档案管理工作中的收集、整理、保护等工作并不是相互独立的，而是相连并相互制约的，因此在总体工作中，应广泛运用文档信息为日后工作奠定基础。各个档案信息也会为事业单位的相关工作进行全程性服务，因此做好文书档案管理工作对推动单位整体发展起着重要的作用，因此应不断提高档案管理的质量与工作效率，促进单位整体的发展。

二、当前单位文书档案管理的问题

在当前事业单位的文书档案管理中，仍旧存在着一些问题，为该工作造成了制约，降低工作效率。

第一，当前很多单位并没有对文书档案管理工作持有足够的重视，认为这项工作没有技术含量，因此在档案管理工作中缺乏有效方法与正确的分类系统，而相关工作人员也没有真正意识到文件组织意识的重要性，只是简单地组织相应信息，没有部署专业人员进行工作组织。

第二，我国已经进入了数字化与信息化的时代，很多先进技术与设备进入了人们的生活，而档案管理工作也需要先进的计算机、扫描仪等设备提供帮助，然而目前很多单位基层文件管理部门的建设较为薄弱，缺乏先进设备，甚至有些地方还没有独立的文件管理室，或是单纯依靠人力进行信息收集整体工作，降低着工作效率，也让信息缺乏准确性。

第三，当前文书档案的制度有待完善，很多单位的文档管理工作都被安排在了文员身上，在实际工作中较为随意，缺乏规范管理的制度，导致相关人员十分松懈，难以重视工作，缺乏端正工作态度，如机密文件随意乱放、人员信息处理不及时、单位考核缺乏参考信息等乱象时有出现，非常容易造成不良影响，文档管理工作效率低下，并对单位的整体发展造成了较大的阻碍[1]。

三、提升文书档案管理效率的实践策略

（一）提高对文书档案管理的重視

现阶段应提高相关部门对文书档案管理工作的重视程度，在工作中，领导部门以及相关管理人员应意识到文书档案管理工作的重要性，以及其对单位发展的重要作用，并积极转变自身思想，跟上时代发展的不发，保证文书档案管理工作可以顺利开展，提升自身的管理责任，对档案工作进行统一协调管理，协调好档案管理中的各项工作流程，对相关工作人员进行细分，实行专人负责、各负其责，将具体责任落实到每个人，并结合实际情况加大资金投入，建设良好且完善的档案管理工作条件，由于纸质文书较多，所以应保证档案管理室有充分的通风性与干燥性，防止纸张发霉影响资料调取，依次促进该工作在各部门工作人员心中的重要性。

（二）运用现代化设施

在相关部门加大资金投入后，各单位也应与时俱进，为文书档案管理工作引入现代化的先进设备，并将传统的封闭式管理加以转变，融入先进思想，将通讯技术与互联网技术加以广泛运用，构建健全合理的文档信息化系统。

由于数字化技术不断发展，因此文书档案管理工作也应融入数字化模式，解放劳动力的同时提升文档信息的准确性与高效率，防止出现人为疏忽导致的信息错误，以及人工操作缓慢影响的低下效率，充分发挥信息技术的可靠性与时效性，提升文书档案管理工作的效率。

（三）建立健全文书档案管理的制度

在进行文书档案管理工作时，为提升工作效率与质量，应建立健全的文书档案管理的规章制度，首先可以对当前文档管理工作制度进行针对性分析。将新时代与新发展的相关需求目标加以融入。

也应加入适当的奖惩激励制度，严格惩罚不安规定要求的，对档案工作不认真的工作人员，杜绝资料乱放的现象，同时在不断完善规章的同时，积极落实听证制度，让管理人员与相关专业人士参与到听证活动中，提高制度规章的合理性与可行性，并积极采取科学合理的调整优化措施，让工作更加可行，促进新制度的全面落实，更加提升档案管理的工作效率。

（四）提升相关人员专业素质

在落实各项规定时，也应提高文书档案管理工作人员的综合素质，由于当前各单位对其缺乏重视，因此招聘来的文书档案管理人员水平普遍较低，难以适应新时代的发展要求。

因此应从源头上加以控制，如在招聘环节中，应适当提高档案管理工作人员的准入门槛，多加招聘一些有行政专业的人才及现代化信息专业的人才，并适当增加工作待遇，吸引更多人才涌入。也应制定完善的在岗培训，积极开展培训工作，结合文书档案管理工作的实际需求以及现代化设备操作方面，加强相关人员素质，并对已在职或即将上岗的人员进行考核，有效保证相关人员的专业素质。

也应注重考核方式的多样化，将传统的理论知识考核加以创新改变，多采用一些互动性考核，并将考核通过的员工加以晋升，适当提升薪资，促进其更积极地学习，也对未通过的员工进行激励，激励其提升自身素质，防止考核流于形式，通过多元化手段提升文书档案管理工作的效率[2]。

结语：综上所述，现代化社会对我国各单位提出了更高的发展要求，而文书档案管理工作则在各单位中发挥着不可或缺的重要作用，因此为了保证文件信息的健全与完善，应不断优化相关制度，提升相关人员专业素质，各领导部门也应提升对其的重视程度，积极引入现代化设备，多方面提升档案管理工作的工作效率，为各单位的长久发展提供保障。

参考文献：

[1]钟卫国.办公室文书档案收集与归档工作管理现状及措施分析[J].兰台内外，2021（14）：22-24.

[2]郭向.双轨制管理模式下医院文书档案管理效率的提升策略[J].黑龙江档案，2021（01）：134-135.