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探讨单位文书档案管理效率的提升路径

2021-02-18刘阳

文学天地 2021年11期
关键词:提升效率文书档案管理

刘阳

摘要:随着我国经济不断发展,事业单位的建设质量越来越高,对行政档案管理也提出了很高的要求。但随着大数据时代的到来,很多单位的文书档案管理工作效率还很低下,因此本文分析了单位文书档案管理的重要性及目前存在的问题,提出了提升文书档案管理工作效率的实践策略,希望给有关部门提供参考。

关键词:文书档案管理;行政工作;提升效率

引言:文书档案管理工作需要对行政资料进行整合、存储与分析,起中包含了会议纪要、人员变更以及存档资料等多方面工作数据,在单位中占据着十分重要的位置。因此其关联的数据比较多,应保证文书档案管理工作顺利有效开展,提升工作效率,为单位发展提供良好的基础。

一、单位文书档案管理的重要性

在机构组织中,文书档案管理是部门日常工作中提供一定参考的基础工作,准确、全面的文件可以有效提升日常工作效率。而文书档案管理工作中存在着许多问题与技巧。因此为做好文书档案管理工作,应注意归纳范围与归档时效,在保持完整性的同时也应保证其准确度,也要注意相关法律法规的规范。

文书档案管理工作中的收集、整理、保护等工作并不是相互独立的,而是相连并相互制约的,因此在总体工作中,应广泛运用文档信息为日后工作奠定基础。各个档案信息也会为事业单位的相关工作进行全程性服务,因此做好文书档案管理工作对推动单位整体发展起着重要的作用,因此应不断提高档案管理的质量与工作效率,促进单位整体的发展。

二、当前单位文书档案管理的问题

在当前事业单位的文书档案管理中,仍旧存在着一些问题,为该工作造成了制约,降低工作效率。

第一,当前很多单位并没有对文书档案管理工作持有足够的重视,认为这项工作没有技术含量,因此在档案管理工作中缺乏有效方法与正确的分类系统,而相关工作人员也没有真正意识到文件组织意识的重要性,只是简单地组织相应信息,没有部署专业人员进行工作组织。

第二,我国已经进入了数字化与信息化的时代,很多先进技术与设备进入了人们的生活,而档案管理工作也需要先进的计算机、扫描仪等设备提供帮助,然而目前很多单位基层文件管理部门的建设较为薄弱,缺乏先进设备,甚至有些地方还没有独立的文件管理室,或是单纯依靠人力进行信息收集整体工作,降低着工作效率,也让信息缺乏准确性。

第三,当前文书档案的制度有待完善,很多单位的文档管理工作都被安排在了文员身上,在实际工作中较为随意,缺乏规范管理的制度,导致相关人员十分松懈,难以重视工作,缺乏端正工作态度,如机密文件随意乱放、人员信息处理不及时、单位考核缺乏参考信息等乱象时有出现,非常容易造成不良影响,文档管理工作效率低下,并对单位的整体发展造成了较大的阻碍[1]。

三、提升文书档案管理效率的实践策略

(一)提高对文书档案管理的重視

现阶段应提高相关部门对文书档案管理工作的重视程度,在工作中,领导部门以及相关管理人员应意识到文书档案管理工作的重要性,以及其对单位发展的重要作用,并积极转变自身思想,跟上时代发展的不发,保证文书档案管理工作可以顺利开展,提升自身的管理责任,对档案工作进行统一协调管理,协调好档案管理中的各项工作流程,对相关工作人员进行细分,实行专人负责、各负其责,将具体责任落实到每个人,并结合实际情况加大资金投入,建设良好且完善的档案管理工作条件,由于纸质文书较多,所以应保证档案管理室有充分的通风性与干燥性,防止纸张发霉影响资料调取,依次促进该工作在各部门工作人员心中的重要性。

(二)运用现代化设施

在相关部门加大资金投入后,各单位也应与时俱进,为文书档案管理工作引入现代化的先进设备,并将传统的封闭式管理加以转变,融入先进思想,将通讯技术与互联网技术加以广泛运用,构建健全合理的文档信息化系统。

由于数字化技术不断发展,因此文书档案管理工作也应融入数字化模式,解放劳动力的同时提升文档信息的准确性与高效率,防止出现人为疏忽导致的信息错误,以及人工操作缓慢影响的低下效率,充分发挥信息技术的可靠性与时效性,提升文书档案管理工作的效率。

(三)建立健全文书档案管理的制度

在进行文书档案管理工作时,为提升工作效率与质量,应建立健全的文书档案管理的规章制度,首先可以对当前文档管理工作制度进行针对性分析。将新时代与新发展的相关需求目标加以融入。

也应加入适当的奖惩激励制度,严格惩罚不安规定要求的,对档案工作不认真的工作人员,杜绝资料乱放的现象,同时在不断完善规章的同时,积极落实听证制度,让管理人员与相关专业人士参与到听证活动中,提高制度规章的合理性与可行性,并积极采取科学合理的调整优化措施,让工作更加可行,促进新制度的全面落实,更加提升档案管理的工作效率。

(四)提升相关人员专业素质

在落实各项规定时,也应提高文书档案管理工作人员的综合素质,由于当前各单位对其缺乏重视,因此招聘来的文书档案管理人员水平普遍较低,难以适应新时代的发展要求。

因此应从源头上加以控制,如在招聘环节中,应适当提高档案管理工作人员的准入门槛,多加招聘一些有行政专业的人才及现代化信息专业的人才,并适当增加工作待遇,吸引更多人才涌入。也应制定完善的在岗培训,积极开展培训工作,结合文书档案管理工作的实际需求以及现代化设备操作方面,加强相关人员素质,并对已在职或即将上岗的人员进行考核,有效保证相关人员的专业素质。

也应注重考核方式的多样化,将传统的理论知识考核加以创新改变,多采用一些互动性考核,并将考核通过的员工加以晋升,适当提升薪资,促进其更积极地学习,也对未通过的员工进行激励,激励其提升自身素质,防止考核流于形式,通过多元化手段提升文书档案管理工作的效率[2]。

结语:综上所述,现代化社会对我国各单位提出了更高的发展要求,而文书档案管理工作则在各单位中发挥着不可或缺的重要作用,因此为了保证文件信息的健全与完善,应不断优化相关制度,提升相关人员专业素质,各领导部门也应提升对其的重视程度,积极引入现代化设备,多方面提升档案管理工作的工作效率,为各单位的长久发展提供保障。

参考文献:

[1]钟卫国.办公室文书档案收集与归档工作管理现状及措施分析[J].兰台内外,2021(14):22-24.

[2]郭向.双轨制管理模式下医院文书档案管理效率的提升策略[J].黑龙江档案,2021(01):134-135.

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