新时期下高校学生档案信息化管理模式探讨

周航

摘要：学生档案不仅要准确记录学生学习和成长过程，更要依赖外源信息不断输入就业倾向和学籍异动等信息内。在人事档案管理的前期形态，高校必须认识到学生档案管理信息化建设的重要性。始终秉承全员服务原则、保密性原则、动态性原则，科学构建高校学生档案信息化管理模式，并能生成提高工作质量和效果的新策略。

关键词：高校;学生档案;信息化;管理模式

引言：

高校学生档案管理模式的构建和实践，必须充分体现实效性和先进性，要最大程度满足学生档案利用和使用的个性化需求。学生档案反映的是学生成长轨迹和质量，对学生未来求职和就业具有十分重要的影响，务必要保证信息内容的真实性、客观性和完整性。新时期下，高校需自觉对学生档案管理模式进行创新，要利用技术和制度手段加强信息化建设质量。

一、高校学生档案管理信息化建设的基本原则

（一）全员服务原则

新时期下，高校学生档案管理需重用轻藏，充分发挥记录内容的作用和价值。根据学生个性化需求，对档案内容和传输方式进行全面升级。高校要始终遵循全员服务原则，对学生档案管理模式进行创新和优化。要对复杂和海量的档案内容进行数字化应对，利用强大的数据处理技术加强管理质量。档案应成为学校教育教学质量评价的重要凭证资料，并为学生自我反省和自我进化提供完整信息参考依据。

（二）保密性原则

学生档案记录的是学生学习和成长过程和个人信息，具有鲜明的隐匿性特征。档案管理者要注重保护学生隐私，并利用适合和合理的方式使用档案中所记录的信息。始终坚持保密性原则，建立健全学生档案管理流程。档案借阅和开放的程度，要根据具体档案中的内容呈现特点而定。若档案中记录大量学生隐私，甚至因信息内容的泄露和传播而影响学生声誉和心理健康，管理人员就必须加强信息采集和应用的管理。

（三）動态性原则

动态性原则的构建，主要体现在根据学生档案管理的实际要求，不断生成新的方法、模式、规则。要根据实际需求和要求，不断对学生档案管理模式进行创新，继而全面提高工作质量和效率。且档案内容需持续化和专业化的更新，要将最新、最关键、最重要的学生动态反映到档案中。管理人员要做好档案信息管理工作，始终秉承动态连贯原则，采集、整理、分析、处理档案信息，并充分保证档案内容的可靠性和完整性。

二、新时期下高校学生档案信息化管理模式的构建

（一）做好信息化管理的系统结构图设计

高校学生档案信息化管理模式的构建，管理人员需做好系统结构图的设计，要对管理界面进行优化和完善，充分保证其具备一定的可观赏性和舒适度。高校要设计专用框架，能自定义浏览模式和页面呈现形式。同时，要做好数据处理和档案应用的无缝衔接，要根据既定对象的个性化需求，不断细化和优化信息类型，以便提高信息传播和使用的质量和效率。将数据库设计和使用作为可直接操作的底层结构，在此基础上生成不同的信息管理系统，并对学生档案进行科学分类。例如，围绕专科学生档案、本科学生档案、研究生学生档案，分别设计不同的信息管理系统，并能持续和一贯的更新和优化数据库存储的内容。不同类型的学生档案，都要标准化和规范化的输入数据库系统中，充分体现学生档案管理的系统性和层次性。

（二）设计多模块和可拓展的信息化管理系统

高校要对学生档案管理系统进行不断优化，始终秉承动态性原则，对页面展现的模块进行创新。要根据学生档案的应用情况，适当增删不同的管理模块。例如，应根据系统界面显示特点，能够对信息加载位置进行重新设定，需对信息输入和输出的接口进行人性化的设计，便于师生快速定位和获取目标资源。同时，要对系统标题进行进一步的丰富，除保留原本的新建、修改、删除、刷新、查看、阅读等标题，还可融入问题反馈、借阅需求和标准、新管理理念学习等标题，并在既定标题下生成具体的模块和内容。高校要设计多模块和可拓展的信息化管理系统，并能适当增设《档案法》的学习模块，继而对管理人员的职业能力和素养进行有效培养。

三、新时期下高校学生档案信息化管理质量提升的策略

（一）以个性化需求为导向，动态优化管理流程

学生档案的使用，既要做好校内的借阅管理和催还工作，还需对校外档案邮寄和使用的问题进行深入分析。以个性化需求为导向，不断地对学生档案管理流程进行优化。尤其，涉及到学生档案外转问题时，高校要构建科学和完善的回执反馈机制。要利用学校统一专用信封，对学生档案进行邮寄，并注重选择资质和信用高的快递企业进行合作。对学生档案进行严格密封后，发往指定地区和接收地点。重要的档案需安排专人进行取送，并签署回执单，确保责任落实到个人，避免出现档案丢失和损毁的情况。高校需对学生调取和使用档案的缘由进行验证和确认，并保证邮寄及转送地址和接收人联系方式的准确性。高校必须设计完善的管理流程，确保重要的学生档案按照正确程序和路径进行转递。

（二）以实际的工作问题为着力点，建立健全学生档案管理机制

高校应根据实际的工作问题，不断的进行制度创新和优化。围绕档案信息的采集、录入、整理等工作，分别制定科学的工作标准和要求。学生档案的应用，以及数字化文本阅读权限需进行科学设定，并生成具体的规则和制度。高校要构建科学的学生档案管理长效机制，利用制度手段保证信息存储的完整性和安全性。要始终遵循保密性原则，对学生档案内容进行管理和应用。要充分发挥问题导向功能，不断对管理机制进行优化和完善。根据实际展现的工作漏洞，严格制定和履行学生档案管理职责。高校要生成完善的监管机制和评价体系，对档案管理人员的工作过程进行全面监管，并能多维度的评价他们的工作质量和成效。档案管理人员的职业能力和职业道德，对工作质量和效果具有直接的影响。因此，必须加强工作人员的教育培训，根据管理成效评价结果，有针对性的设计教育培训模式和机制，为全面提高学生档案管理质量提供更多可能性。

结语：

综上所述，高校针对学生档案信息化管理模式的构建，要真正服务于学生学习和职业发展。教育工作者需对目前科技领域发展趋势建立正确认识，即时和科学引进最新管理理念和经验，对高校校学生档案管理模式和方法进行不断的创新和改革。

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