新时期下督办工作的实践与思考

常 洁 安雷平 董 蕾 兵器工业卫生研究所

督办是推动领导决策落实，提高工作效率的有效手段。习近平总书记高度重视督办督查工作，他强调“在一定意义上说，没有督查就没有落实，没有督查就没有深化”。所以面对新形势，加强督办工作就显得尤为重要。2021年是所院十四五开局之年，面对经营形势新的挑战，所院部署了多个专项工作，加强督办工作也成为推动各项工作落实落地的必要需求。目前督办工作站位不高、力度不强、制度不健全，导致此项工作运行起来显得“轻飘飘”，因此，办公室要改进工作作风，做到重要决策、文件、会议、批示等事项督办“全覆盖”，确保政令畅通，推动工作落实。

一、督办工作的重要意义

(一)督办是确保政令畅通的重要保障

督办是对执行情况有效监督手段，是推动决策落实重要力量，是确保政令畅通重要保障。办公室要进一步加强督办工作的认识，创新督办机制，利用信息化手段，汇聚各方力量，有力有效推动所院部署的重要工作、领导关注的重点事项等工作目标顺利完成。

(二)督办是推动工作顺利开展的有效手段

督办就是围绕领导批示、所院重点工作和专项工作进行督促检查和调研分析的过程，全面掌握工作动态，有效解决棘手问题，及时调整决策上的偏差。督办工作是贯彻落实所院各项工作顺利开展的重要保障，是提高办事效率和改进工作作风的重要途径。

(三)督办是实施精细化管理的客观要求

精细化管理是现代化企业管理的必然趋势，是企业运行的核心工程，及时有效的督办是实施精细化管理、提高管理能力的客观要求。督办是及时检查工作，及时发现问题，及时纠正和处理的过程，有效落实管理责任，将责任具体化、明确化，完全符合精细化管理的内容和原则。

二、新时期下督办工作遵循的规律

(一)以“权威性、灵活性、实效性”为特点

办公室是综合管理和协调部门，督办作为办公室一个重要的职能，是“参谋辅政、组织协调、督查落实”的综合体现。

1.权威性

一是督办内容的权威性。督办事项多是领导指示批示，重点任务、重要会议精神，代表的是领导和整个单位需要关心、解决的问题，这不是权利，而是责任和义务，要保持督办的权威性，摆正工作心态，做好服务工作。提高政治站位。二是督办过程的权威性。从立项、交办、办结、反馈等整个过程需要领导审批和办公室监管，所以办理过程和结果是具有权威性的。

2.灵活性

一是督办内容的灵活性。督办内容不仅包含文件或者确定的事项，还包含重要会议、重点工作和领导交办的其他事项等，具有一定的灵活性。二是督办方式的灵活性。督办可通过下达《督办事项单》、口头传达和沟通，或者电话、微信等其他手段进行督办，不受时间和空间上的限制，可采取灵活的处理方式。

3.实效性

督办的任务可分为长期和短期内完成，可根据事项的不同内容和要求在时效性上制定不同的规定，所以督办工作具有时效性的同时也具有实效性，要规范制度，强调奖惩，提高自身素质，狠抓落实，推动工作。保证在规定的时间范围内，按质按量完成任务，达到实际效果，切实做到“实”字当头，“效”字当先。[1]

(二)以“协作配合、调查研究、实事求是”为原则

督办工作不能唱“独角戏”，更不能纸上谈兵，要贴合工作实际，符合时代要求。

1.协作配合

督办工作不能仅依靠一个部门来完成，而是多部门协作配合的结果，要充分发挥决策层和执行层的“桥梁”作用。办公室要充分发挥“承上启下、统筹协调”的作用，运用协调和服务相结合的方式，沟通上下，联系左右，形成督办合力，推动工作进展，强化责任落实，督促目标完成。

2.调查研究

督办工作主要是发现问题、分析问题、处理问题的过程，在这个过程中要注重实地调查，是否可以立行立改？是否需要多个部门配合？是否需要下督办单？都是需要考虑的因素，满足督办事项的合理性、可行性和可控性。督办事项里的相关内容在实践过程中也可根据实际情况进行调整，以便工作能顺利开展。

3.实事求是

遵循实事求是的原则，对于承办部门反馈的信息，要认真调查研究，摸实情、看实效，认真确认督办结果。密切跟踪督办工程，形成督办反馈，切实做到从实际出发，不搞形式主义。确保督办结果真实、可靠，对于未完成事项，要持续跟踪，形成督办闭环，完整反馈在《督办简报》中。

(三)以“PDCA循环”为依托

督办工作是以“PDCA循环”为依托，通过“计划、实施、检查、处理”这四个环节，结合督办工作的实际要求，制定“拟办、立项、交办、办结、反馈、检查、归档、通报”这八个小环节，以达到各项工作顺利开展的目的。按照“PDCA循环”模式进行督办工作，能有效提升督办职能，促进各个工作目标完成。督办工作“PDCA循环”详见附图。[2]

如图可知，督办工作流程是以“PDCA循环”为依托，各个环节相辅相成，最后达到督办目标，总结经验教育，形成奖惩机制。已完成的督办事项经核查无误后归档，并予以标准化。未完成的督办事项留待至下一个循环继续解决，持续改进。

督办工作情况直接反映在《督办简报》中，所以《督办简报》同样要遵循“PDCA循环”模板，按季度分类通报，通报内容主要包括专项督办、文件督办、行政查房督办、会议督办、电话督办、三季度未完成事项督办等，督办完成事项可以归档，本季度未完成事项要及时跟进，将督办结果及时反馈在下一期《督办简报》中，形成闭环。

三、改进督办工作的对策措施

(一)加强“三项建设”，完善督办机制

1.加强内容建设。在督办内容上不断拓宽，主要分为专项督办、文件督办、会议督办、行政查房督办、电话督办、未完成事项督办等六个方面。专项督办是对所院大型专项活动和方案进行督办；文件督办主要对有节点型、专项型、任务型以及领导重要批示的文件进行督办；会议督办是针对领导在会议上重点强调、重点指示等事项进行督办；行政查房督办专指每月专项大检查中形成的问题进行督办；电话督办是不需要下达督办通知单的简单事项进行电话督办；未完成事项是在这一节点未完成的督办事项，在下一节点内持续督办。六项督办相结合，更加注重一体化统筹协调和整体推动。

2.加强架构建设

在督办架构上不断深化，不仅构建办公室、主办部门，协办部门的横向联动，还要构建分管领导、部门责任人、执行人员的纵向联动。目的是形成重大事项领导“抓”，督办事项主办部门“办”，督办过程办公室“跟”的责任架构，使得督办事项从上到下落实责任，督办过程从始到终环环相扣，督办结果从有到无解决问题。责任架构的形成有利于各部门的工作联动，促进各项工作目标顺利达成，办公室也将按照“事事有结果，件件有回音”的原则，充分发挥综合协调能力，层层抓好督办落实。

3.加强体系建设

在督办体系上不断创新，主要以“主管领导、分管领导、办公室、责任部门”为“四轮驱动”，建立以“督办事项、执行情况、绩效考核”为“三位一体”的工作体系。将领导和部门上下联动，督办结果和绩效考核紧紧相扣，有利于推动形成各部门分工明确、协调沟通、高效运转的督办工作格局。规范的督办行为和完备的督办体系可让领导的讲话“有力量”，会议的决策“有重量”，文件的办理“有能量”，检查的结果“有质量”，问题的反馈“有份量”，进一步提升督办工作满意度和认可度，有序推进各项工作的落实。

(二)做好“三个环节”，抓实督办过程

1.做好立项环节

围绕重要批示、重要文件、重要会议、重要检查、重点难点问题以及领导关注的其他问题等，逐一规整梳理，做好分门别类，形成督办台账。切实贯彻落实重要指示精神，增强对事件的敏锐度、紧迫感和好奇心，准确把握事件的切入点和落脚点。以事关所院全局的重点、焦点工作为抓手，根据督办内容和职能部门的职责分工，确定主办部门、协办部门、完成时限等，确立需要督办事项，拓宽督办内容，细化督办分类，明确督办分类体系，做到督办事项“全覆盖”。

2.做好交办环节

将已经划分好督办事项，利用自动化办公手段，下达《督办事项单》，督办单要包括督办来源、督办内容、交办时间、主办部门、办结时间、完成情况、未完成情况说明等相关要素。督办单力求责任明晰化、目标精确化、时限具体化。交办督办事项单前要明确各自分工与责任；交办督办事项单时要与主办部门做好沟通与交流工作；交办后及时了解办理进度和动态。办公室要加强督促检查工作，确保政令畅通，将政策方针和重要指示批示落实到位。不断完善督办工作制度，形成持续化督办，做到督办过程“全方位”。

3.做好反馈环节

按照督办单的时间节点，督促相关部门落实，分阶段追踪办理过程，全面掌握相关情况，及时协作解决办理过程中遇到的问题和难点。办公室要做好立卷归档工作，建立完善的督办工作台账，对督办过程中形成的文件资料要定期归档。加强督办管理措施，在完善制度的基本上加以检查，确保督办事项能取得实效。每个季度利用周会通报督办事项，形成《督办简报》，经领导批准后，按期通报在所院公告栏中。按季度追踪和反馈，做到督办简报“全总结”。

(三)开展“三个结合”，创新督办方法

1.督办与考核相结合

督办工作不能“各自为伍”，为提高工作执行力度，提升工作效率，促进督办事项有效落实，注重督办事项的实效性和完整性，特将督办情况纳入部门绩效考核。并将督办情况形成的《督办简报》在周会进行通报，受重视才能办实事，督办结果直接反馈在绩效考核上，真正让指示批示和会议精神落到实处。考核和奖惩也将按照“注重实效、落实责任、奖罚分明”的原则，制定合理的督办考核办法，客观公正地展开考核工作，确保各项工作顺利开展和各项目标顺利完成。

2.督办与调研相结合

督办工作不能纸上谈兵，要及时通过现场调研，走访调查，实地考察，符合所院实际开展督办工作。一方面要根据宏观政策的变化而调整，在适应所院实际和社会大环境背景下，调整完成节点或者督办内容。不能认为交办了督办单，督办事项就结束了，而是要不断跟进，及时反馈；另一方面要及时掌握工作进展，对重点、难点工作适时协调，脱离实际情况的督办是不可取的，要充分运用督办合力，推进各项目标完成，使督办工作更加人性化、合理化、个性化。

3.督办与沟通相结合

督办工作更不能是“唱独角戏”，要充分发挥职能部门作用，加强沟通协调能力，做好部门与部门之间“桥梁”“焊接口”作用。督办前要沟通督办事项和完成时限；督办中要沟通办理过程和问题难点；督办后要沟通验收结果和反馈情况，由此可见，沟通在督办整个过程都是不可缺少的一部分。督办人员要勤于思考，勇于沟通，善于将原则性与灵活性相结合，积极跟进督办过程，抓好协调各方力量，加强配合主办部门，充分发挥整体效应，形成督办合力。■