解读如何做好机关事业单位人事档案管理工作

龚莉梅

摘 要：人力资源管理工作中的一项重要内容就是人事档案管理，对于机关事业单位来说，人事档案管理工作非常重要。不断发展的科学技术，让我国开始进入信息化社会，由此不断暴露了机关事业单位在人事档案管理中存在的问题。所以，一定要对相应完善措施予以积极采用，促进事业单位人事档案管理水平的全面提升。为此，笔者结合自身工作实践，就机关事业单位人事档案管理工作中存在的问题展开了论述，并着重探讨了新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作，以供参考。

关键词：如何做好;机关事业单位;人事;档案管理

在新时期，机关事业单位的人事档案工作面临着新的机遇和挑战。为此，文章浅要地阐述了目前机关事业单位人事档案管理工作存在的不足，并分别从树立正确的认识，提升工作人员的专业素质、完善人事档案管理制度、补充人事档案内容，保证工作效果、提升档案管理意识以及注重人事档案的信息化建设等方面，提出新时期做好机关事业单位人事档案管理工作的策略。

1机关事业单位人事档案管理的重要性

人事档案管理作为机关事业单位的重要部分，人事档案管理具有一定的重要性。机关事业单位在实际的发展过程中，通过人事档案管理工作的有效开展，有助于改善人力资源结构，实现职能、岗位及人才的全面整合，对人力资源进行充分利用。随着机关事业单位不断快速成长，其内部人员应当做出相应的调整，在人员调动的过程中，需要参考人事档案中的各项信息资料来对其做出全面和准确的分析和评价，对工作人员的个人能力和实际工作表现进行综合评定。通过当前工作的开展，有助于实现人力资源合理优化配置，为人事档案管理工作的开展提供了重要保障，进而推动机关事业单位人事档案管理水平的提高，实现人力资源的合理优化配置，真正意义上实现人尽其才。机关事业单位的人事档案，是相关人才个人发展履历的记录，记录着个人的事业发展轨迹、政治面貌变化及奖惩等，是人才评价和任用的依据;同时，在这些记录中，也见证着当时机关事业单位的工作事项与内容。机关事业单位是我国形式各项事务的重要组织结构，其人才的管理和任用必须遵照履历、有据可依。而对人才的培养、选拔、考核、晋升，都需要從人事档案中获取信息。传统纸质材料的保管，从保管条件、信息更新速度、人员信息的调集查阅、范围化信息查找等方面，都存在无法高效实现目标的问题。

信息化人事档案管理，利用专业的软件进行数据录入、统计，有利于提高档案管理效率，快速更新资料信息、便于资料查找与分析、归纳。例如在同一个单位，本科以上学历的人员统计，通过信息化系统条件查询便一目了然。同时，信息化档案管理也提高了档案管理的安全性和稳定性，防止了纸质材料因长久保管导致的自然属性被破坏或人为损坏。同时，对历史资料的保管，信息化人事档案处理也具有传统档案保管无法比拟的优越性，占地小、保存时间长、无惧毁损、有利统计查询，对于机关事业单位而言，很多人事档案不仅记录了个人履历，也代表和证明了当时的特定事项的发展，建立信息化人事管理，是保留历史记录的有益途径。

2机关事业单位人事档案管理工作存在的问题

2.1缺乏较强的重视程度

如今，很多机关事业单位都没有认识到档案管理工作的重要性，根本未将人事档案管理工作纳入组织管理工作。由于人事档案管理工作不同于其他工作，没有直接牵涉到单位利益，且不容易出好成绩，因此诸多职工干部便将人事档案管理工作忽视，所以导致了人事档案收集困难，且在管理方面也一片混乱，处于无监督、监察的状态，甚至一些机关事业单位的人事档案管理工作根本无人关心，未发挥出人事档案管理的实效。

2.2专业人才匮乏，管理的流程规范性较差

一些机关单位虽然开展积极各项人事档案管理工作，但是负责的员工专业性较差，他们的档案收集意识不高，没有及时地收集档案、整理档案、管理并处理档案，此种情况的存在，会对档案资料后期的调动和使用带来一定的困扰，不利于提高档案的管理效率。虽然部分机关单位已经意识到了人事档案管理的重要性，但是在实际的操作中，管理的流程并不规范，在管理期间体现出一定的工作随意性，比如没有及时对档案资料进行分类与整合等，这就会影响后期人事调动的效率，影响人事工作的顺利开展，形成人力和物力方面的浪费。

2.3人事档案管理管理制度不完善

人事档案管理工作如果想更加规范，就必须制定相应的章程与制度，以起到有效制约的作用。若缺少完善的制度，则管理员工便会根据自身的经验和习惯开展工作，而不同的员工有不同的工作方式与习惯，所以势必会让人事档案管理陷入一片混乱。因此需有效细化人事档案管理工作，给予其精准的指导以及有效的约束，促进人事档案管理精准与规范性的提升。除此之外，如今一些机关事业单位还缺乏完善的人事档案管理制度，管理过于随意，杂乱无章，所以加强这一方面的改善迫在眉睫。

2.4人事档案信息搜集渠道单一

搜集人事档案数据是是实现人事档案信息化管理的基础。目前，人事档案主要分为“十大类”纸质材料进行收集整理，信息搜集的渠道比较单一。但是，一方面，“十大类”档案纸质材料很难全面的掌握机关事业单位工作人员的整体情况，对其综合素质进行全面分析，导致个人评价体系不完整。另一方面，归档材料涵盖的数据内容受到约束。机关事业单位长期应用传统落后的管理技术就会导致人事档案信息的搜集、整理以及规划的效率低下，制约人事档案管理水平的提高，極大的影响人事档案信息化水平。

2.5无法实现信息集成及有效的分析、评价体系，信息价值发挥受到限制

如果不能将人事档案信息充分利用起来，人事档案中蕴含的信息数据价值就很难发挥出其真正的作用。

人事档案的价值，不仅在于单独的个人晋升发展提供意义，同时也为机关事业单位的整体业务素质评价、实现动态的人员管理和招聘、吸纳、容留更多的人才扩充单位科学贡献度做出了有益的参考。例如，测评一个机关单位的整体技术水平，为来年的高素质人才的吸纳做出预测，这些都需要对所属单位人事档案的综合统计结果作为基础。缺少信息化人事档案管理，强大的计算机技术如果不能得以应用，构建高效的电子档案管理，就很难将人事档案的材料进行更完善的规整，以至于信息价值发挥受到限制，很难有所进步。经常是出现一次统计，全员登记一次报表，这极大的降低了档案管理效率，也很难实现档案管理的动态准确。

3新时期做好人事档案管理工作的路径

3.1提升重视程度，完善管理思维

人事制度的变迁对人事档案的地位变化具有很大影响，在人事制度变迁的第一个阶段，人事档案在我国的地位非常高，是人们在社会环境中生存的重要证明之一。随着社会经济和科学技术的快速发展，人事档案的地位和权威受到了极大的挑战，所以新时期政府要求事业单位领导高度重视人事档案管理工作，针对人事档案管理中产生的综合效益坚持发展的思路。新经济常态背景下，人才是各机关组织之间竞争的实质，而人事档案管理有助于事业单位对人才进行发掘，并将其留住，同时让事业单位更好地进行管理创新和经营改革。因此，事业单位的领导需让人事档案管理部门和档案人员之间的合作更加紧密，对之前与新时代背景不适应的管理思维与管理措施予以不断改革和完善。

3.2加快完善人事档案管理制度

机关事业单位在实际的发展过程中，要想实现人事档案管理工作效果，则需要注重创新人事档案管理模式，同时注重信息技术的使用，实现人事档案信息化建设，强化机关事业单位的组织建设职能。为了保证人事档案管理工作的顺利开展，结合当前管理的需要及基本现状，注重协调相关岗位职责，推动人事档案管理制度的制定。实施统一的管理制度对档案信息进行管理，机关事业单位要认识到档案管理工作的重要性，并且要制定完善的档案信息化标准，为档案管理工作的开展提供重要保障。要想实现当前目标，则需要将信息技术手段应用到档案信息化管理体系建设中，为档案工作的开展提供重要的制度保障。

3.3注重人事档案的信息化建设

随着信息技术的不断发展，在新时期，事业单位应注重人事档案的信息化建设，便于整合资料，设立电子档案可以不断完善事业单位的人事档案数据库，便于利用有关的数据展开综合性分析，而且可以便于后期查询并浏览有关数据，为考核工作提供参考。机关单位可以将人事档案数据作为基础，不断丰富工作人员的个人信息，凸显他们的特色，可以实现对档案的动态化管理。

3.4加大投入，切实保障档案管理安全有序发展

一要加大资金投入，建设符合国家规范要求的人事档案室，配备服务器、交换机、打印机、空调机、除湿机、复印机、扫描仪等一系列硬件设施，同时要加强软件设施建设，安装专业的软件系统，配备专业的管理人员，按照横向打造硬件设施、纵向开展信息化管理的思路，全面整合人事档案管理的有效资源，提高档案管理的水平。二要在保存纸质档案的同时，将已经形成的纸质档案资料进行电子化处理，采用双重保障的方式，增强档案的安全性，提高档案利用率。三要加强制度建设，建立人事档案信息化管理制度，使人事档案的信息化管理工作有据可依、有章可循，成为人事档案信息化、科学化、高效化发展的保障。用户若需要查询人事档案的相关信息，在获得信息获取权限之后，可在相应范围内进行查询。四要保证人事档案信息的安全，人事档案涉及个人信息，关乎个人利益，一旦出现泄露，将会造成不可挽回的损失。通过先进的技术手段的运用，在严格的管理制度约束下开展工作，才能对人事档案的信息进行有效的管理、合法的应用。

3.5要严格遵守保密纪律

人事档案记载了个人年龄、身份、工作经历等各方面的详细信息，很多信息属于个人隐私，档案所属者有维护个人隐私不对外泄露的权利。对此，《中华人民共和國档案法》及其相关国家法律法规都作出了明确规定，对非向社会开放的个人档案，除档案所属者，任何单位和个人都无权对外公布;对泄露、擅自提供、抄录、复制、公布人事档案信息的，将追究相关人员责任。因此，人事档案管理工作者必须要有高度的组织性和纪律性，认真履行档案保密规定，不得以任何形式私自向无关人员透漏所管理人事档案信息，不得在工作需要之外谈论相关人事档案内容，也不得以个人需求为导向泄露相关人事档案信息，更不得以打击报复或获取私利为目的向非法组织或个人提供档案材料。同时，人事档案管理工作者还必须要以高度负责的精神，以严谨细致的工作作风，以科学有效的管理方法，保障人事档案材料的安全。人事档案管理工作场所要严禁无关人员进入，严禁将档案私自带至公共场所，严禁档案所属者接触个人原始档案，严禁用互联网传递人事档案的相关信息等。人事档案管理工作者要做到时时谨慎，刻刻防范，有效预防人事档案信息的失密、泄密。新时代为了更好地提升档案工作质量，要强化事业单位档案管理人员的专业水平，做到依托专业档案管理队伍开展具体的档案管理业务。首先，优化档案管理人才配置方式，通过人才招聘、特殊人才引进、人才流转调转的方式充实一线档案管理队伍，扩充档案管理人员的数量，满足信息化时代档案管理工作的人才需要。其次，加强档案管理人员专业技能的培训工作，创新档案管理人才的培训方式，丰富人才培训的渠道，建立长态化与多样化的档案人才培养机制，运用委托培养、技能培训、专家讲座、课题研究等方式提高档案管理人员的专业技能素养。第三，加强档案管理人员的绩效考核，评估工作绩效，指出档案管理人员在专业能力方面的短板，督促档案管理人员基于本职岗位的需要不断提高业务能力，达到提高档案管理工作质量目标。

3.6要坚持原则，守得住底线

为有效避免人事档案在管理过程中的非正常利用，《干部人事档案工作条例》第十五条明确规定：干部人事档案工作人员和与其档案管理同在一个部门且有夫妻、直系血亲、三代以内旁系血亲、近姻亲关系人员的档案，由干部人事档案工作人员所在单位组织人事部门另行指定专人管理。各部门单位在安排人事档案管理人员时，也刻意对此种情形进行了回避。但社会是个大家庭，同学、朋友、上司、同事、亲戚、邻居……各种关系错综复杂;一些人为一己私利不惜“托关系”“跑路子”，用请客送礼等非法手段，要求修改原始档案信息、替换档案内容、增添假材料者不乏其人。人事档案管理工作者面对的可能是强权，可能是至亲，也可能是同事朋友，有外来的压力，也有内在的说辞，只有不畏强权，不徇私情，不受诱惑，坚持原则，守住底线，秉公办事，才能确保所管理人事档案的真实完整。

结语

综上所述，人事档案管理作为机关事业单位重要内容，对于机关事业单位的发展具有积极的推动作用。这种情况下，机关事业单位需要给予人事档案管理足够的重视，注重创新和发展其管理模式，积极转变管理理念，同时根据时代的发展要求，注重创新和改进传统档案管理模式。此外，机关事业单位还需要注重完善相关制度，为人事档案管理工作提供重要的制度保障，提高人事档案管理的整体水平，促进机关事业单位实现全面发展。

参考文献

[1]林彦婷.机关事业单位干部人事档案管理思考[J].合作经济与科技，2021（19）：115-116.

[2]王雪亮.浅析机关事业单位技术人员人事档案管理的现状与对策建议[J].卷宗，2021（20）：189-192.