探究新时期车辆档案管理系统的设计和应用

王 宁

（天水市道路运输管理局，甘肃 天水 741000）

1 车辆档案管理系统设计的作用

对比传统车辆档案管理方法，设计车辆档案管理系统具有以下三个优点：首先，利用新时期的信息技术与数字化，能够使车辆管理更加系统与规范，传统的车辆管理步骤繁琐，操作复杂，不仅管理缺乏统一性，造成重复操作，耗费人力，还会影响管理车辆质量；其次，新时期的车辆档案管理设计能够对车辆信息进行高性能处理，并将用户界面精简，实现数据的可视化传输，简化操作，实现高效车辆管理，全方位提升管理质量；最后，设计新时期车辆方案管理能够对车辆的动向进行动态掌握，切实提高车辆的利用率，将经济效益最大化。

2 车辆档案管理系统的设计

2.1 系统架构

采用B/S（browser/server）进行系统架构，客户端可以采用IE等浏览器进行访问，服务器端采用Windows 2019 Server+IIS运行环境。该系统结构较为简单，层次较为清晰，不论是用户的使用还是管理者的后期维护均较为便捷，且成本较低。在B/S系统架构中共有三层，包括表示层、功能层、数据层，且功能均被完整分隔，相对具有独立性。

2.2 系统主要功能模块

一般情况下，能够满足单位或公司的实际业务需求，车辆档案管理系统会设置档案管理、运营管理、车辆管理、驾驶员管理、系统维护等多个功能模块，这样不仅能够保障对车辆档案信息进行快速查看，还能对相关信息进行分析与快速更新，便于管理人员能够更加有效掌握车辆的信息与动态情况。详见图1。

图1 车辆档案管理系统流程图

档案管理，要详细记录车辆从采购、投入使用，到报销费用、维修与报废等过程的详细信息，实现全生命周期信息管理，这样，管理人员及用户只要登录系统，便可快速查看到车辆的基本信息，包括但不限于车辆保险、行车记录、油耗、违章、车辆维修、车辆保养以及车辆的当前状态等，为需要用车人提供全面的信息服务。

车辆管理，包括用车管理、车辆调度与以及车辆维修等，其中用车管理包括单位及公司的工作用车、工会用车、接待用车及接送用车等，有时还会涉及节假日往返班车预定等，需要先由用车人填写用车申请单，相关部门领导签字审批，提交车辆管理人员进行通过才能用车，要严格遵照流程进行，这也是车辆管理的关键点。车辆调度指的是在车辆使用时要做好系统录入，派车与收车均需做好详细信息登记，包括用车时间、回程时间、乘车人数、油耗以及意外事故情况等，确保后续使用能够详细了解。车辆维修一般为定期，由驾驶员送往修车行进行，维修前需提交维修申请，包括维修时间、维修项目及维修预算等，维修完毕后需要驾驶员核实维修费用与实际维修项目，上报车辆管理人员，将信息详细录入系统便于后续查看。

驾驶员管理，首先需要在系统中详细录入驾驶员的基本信息，包括入职时间、驾驶本类型、考取时间、是否参加过相关培训等，并动态记录驾驶员的驾驶情况，例如违章扣分罚款情况等，定期组织驾驶员进行培训，包括技能培训、安全培训等，确保人岗充分匹配，最大程度发挥作用。

运营管理与系统维护，建议由专业人员进行，可外聘，检查与维护工作尽量定期进行，不要等到已经出现故障之后。运营时也许按照要求进行，尽量减少对系统数据库的破坏。

3 车辆档案管理系统的应用

在车辆档案管理系统的实际应用中会涉及多个方面，这里仅以申请单审批流程与系统授权控制两个方面为例进行简单说明。

首先，是申请单审批流程。本系统会涉及用车申请等多个流程，因此会采用WF4.0设计器来实现流程图的可视化，不论是管理者还是用户，只要点进系统就能够直接看到审批过程，详细明确目前审批阶段以及节点处理人。首先，由用户提交用车申请单，然后经过系统已经设定好的审批环节，通过后会一直进行直到完成全部审批流程，如果没有通过便会退回，提示修改并重新提交，或作废终止。在整个审批过程中，每当完成一步便会用工作邮件的方式通知下一个审批处理人。由于不同用车场景会设计不同的审批人，因此在系统设计的时候要特别注意，确保系统能够贴近实际应用，最大程度发挥功效，加强车辆档案管理的标准化。详见图2。

图2 业务流程

其次，是系统授权控制，由于系统的使用人数较多，因此对于每个使用者的权限要进行明确设定，避免由于权限问题引发管理上的失误。系统可以对使用者的角色、职权、对应的管理、功能及资源等操作进行限定，通过授权，每位使用者只能点击页面中全县范围内的按钮。举个例子，公司员工既可以申请个人用车，也可以申请班车预定，但承包商的员工只能申请班车预定，系统只需要建立用车申请人与班车预订人两个不同角色，便能够完美区分使用人权限，避免混淆。