试论提升档案馆档案管理工作水平的对策

2021-01-28

探索科学(学术版) 2020年9期

丹东市自然资源事务服务中心辽宁丹东 118000

引言

众所周知,档案管理工作是档案馆工作的重要部分。如今,随着信息技术的不断发展,人们对于各种工作的要求都有相应的提高,因此开展工作要紧紧追随时代的脚步,档案管理工作也是如此,档案馆要通过各种途径逐渐提升档案管理工作的水平,进一步促进档案馆的发展。

一、改进和完善立卷归档标准

在档案馆的档案管理工作中,立卷归档没有具体的标准,很大程度上影响了档案管理工作的效率。因此,在进行实际具体工作时,档案馆要严格按照相关的标准与要求,做好以下三方面的工作。第一,确立有效明确的立卷归档标准,对各种资料、文件进行全面仔细区分,例如有一些资料、文件在形式和内容等方面具有相似的地方,此时必须要对相关问题进行系统全面的研究与分析,防止出现档案重复、信息冗余等问题。第二,整体把握立卷归档的时效性,工作人员一定要在现行文件工作完成之后,再进行归档立卷操作,以确保档案管理工作流程的准确规范,保证工作的顺利完成。第三,档案材料的完整程度将会极大影响档案的最终价值,其中案卷所使用的立卷方法以及装订质量也非常重要。所以,一定要根据规范的流程标准来进行实际工作,以确保立卷方法、装订质量的规范性,进一步保障档案管理工作的效率[1]。

二、转变档案管理工作理念

档案馆想要进一步提高档案管理工作水平,就应该充分了解档案资料的作用与价值,转变过去只是对档案资料进行单纯整理与保存的工作理念,要充分开发与利用现有的档案资料,使其达到灵活运用,发挥档案资料的真实价值,更好的服务于群众。同时服务方式也需要进行相应的改变,还要拓展服务对象,尽可能满足各种群体的不同需求,实现为更多的人提供服务的目标。那就要在具体进行档案管理工作的时候,努力提高管理质量,树立全新的管理理念与方式,为群众提供更加具体、细致的服务。工作人员在对档案资料进行整理时,要按照分类标准对档案资料进行相应的分类,深入挖掘档案资料的使用价值,不断改进档案管理系统,逐渐实现资源的共享,使档案管理工作效率更高。

三、采用纸质与电子化档案相结合的管理方式

目前,伴随着互联网技术迅速发展,我国信息技术也趋于成熟,各个行业都在向着更加高端、先进的方向发展,特别就档案管理工作来说,纸质档案与电子化档案相结合必定成为今后档案管理的重要方式。当下,档案馆档案管理工作已经在进行信息化改革,为档案管理工作提供了全新的、科学的管理方式,既能够降低工作成本,还可以有效提升工作效率。但是应用互联网技术,有两个不可避免的问题,就是病毒入侵和硬件设施发生故障,这两种问题会严重影响档案管理工作的进行,情况严重时还会使档案信息丢失,导致档案管理工作无法进行。因此,在采用纸质与电子化档案相结合的管理方式时,要做好电子硬件设备的维修与管理工作,保证信息网络的安全运行,工作人员也要具备与计算机相关的基础知识,以便在发生问题时能够及时进行处理,避免造成不良后果。

四、健全档案管理工作的相关制度

相对于档案馆的其他工作而言,档案管理工作比较复杂,工作环节多,各个环节都需要具有相应的规范和标准,所以档案馆要健全档案管理工作的相关制度,让所有工作人员都自觉遵守。比如,在档案信息进行搜集和整理时,要对其进行合理分类,要明确编辑档案信息的格式与要求,要确定信息搜集的范围等,使工作具有规范性,以确保档案信息的真实性和可靠性。对于档案的保管与调用,也应当给出明确的规定,在借调时应该具有固定的流程,在出现问题时,可以从具体环节入手,查出有错误的地方,以便工作人员及时加以改正。需要注意的是,档案馆所制定的制度要完全符合我国《档案管理法》中的规定,以保证制度的顺利实施[2]。

五、增强档案管理的基础设施建设

提升档案管理工作不但需要健全的管理制度,还需要足够的基础设施。档案馆要将增强基础设施建设放在首位。首先要加大资金投入,引进科学先进的硬件设备,合理利用网络信息技术进行档案管理工作。其次,也要重视改进纸质档案的管理,避免忽视其在档案管理中的关键地位。最后,在实际工作过程中要注意调整重心分配。将网络和信息档案放在重要位置,合理减少纸质档案的使用,既有利于长久保存档案,还能够节约储存空间,通过节省不必要的开销优化资金配置结构,达到每一笔资金的高效使用。

六、提高档案管理工作人员的综合素质

各行各业的工作人员都是开展工作的关键,档案管理工作人员也不例外,所以他们的综合素质水平将直接影响档案管理工作的效率。因此,要提高其综合素质。一方面,档案馆要对相关的工作人员进行定期培训,让他们接受科学先进的管理技术,全面掌握与档案管理相关的基础知识。然后,有关部门适当组织考核,以检查工作人员对知识的掌握程度。同时,还要对其进行信息技术培训,可以在网络信息出现问题时进行基本的操作处理,防止造成无法挽回的损失。另一方面,档案馆还要积极引进优秀专业的人才,在工作中一定要落实,以提高工作人员的整体水平。