公共图书馆灰色文献的搜集实践的思考

李时雨 黑龙江省牡丹江朝鲜族图书馆

前言：随着人类的不断发展，先进的信息技术手段也得到大幅度的提升，这对于各行各业经济活动发展也起到了促进作用，同样对公共图书馆行业来讲也具有关键作用。其中，灰色文献作为图书馆内部文献征集工作中的重要组成部分，其本身就具备多样化、无序化、广泛化等特点，在实际搜集过程中往往会遇到一些问题，致使文献征集工作不能顺利展开。因此，本文就公共图书馆灰色文献搜集的实践展开了深入的思考，希望以下论述观点能够为相关人员工作提供参考依据。

一、公共图书馆灰色文献的搜集现状分析

（一）灰色文献的出版过于多样性

目前，公共图书馆灰色文献搜集状况看并不理想，这也是由于灰色文献的出版过于多样化所致。本身灰色文献就具备较大的特点，就是它属于非正式出版，这也决定了它的出版具备多样性的特点，鉴于此，致使整个文献在征集实践过程中遇到一些问题，造成行业不能够准确的掌握信息[1]。同时，灰色文献往往会涉及到国家、商业等重要的机密，而这类机密需要我们保护、不宜公开，这无形之中就加大了灰色文献搜集工作难度系数。其次，灰色文献也缺乏系统性，这也会影响整个文献征集工作的时效性，十分不利于公共图书馆事业的发展，甚至会为其后续经济活动造成一定的影响，故而，我们必须要采取对策来进行处理。

（二）灰色文献流通渠道过于分散

调查数据显示，公共图书馆在收集灰色文献的过程中往往会遇到很多问题，其中文献流通渠道过于分散是较为突出的问题。本身灰色文献的流通渠道就具有较大的特殊性，他并不会受到任何行业的拘束，可以说，他是不需要借助任何广告形式，也不需要我们通过书店来对外销售的。其中，灰色文献流通渠道主要有两个方面，一方面是供各部门，另一方面则是供相关部门或者是内部人员进行技术上的交流。由此可见，灰色文献流通渠道的分散性。此外，他在发行印刷之后的走向相对来讲也比较分散，这都会为公共图书馆工作人员的工作带来不便，也会加大灰色文献征集工作的难度系数，且不利于工作质量的提高[2]。

（三）灰色文献总体数量较为稀少

随着公共图书馆事业的快速发展，隐藏在内部的问题也逐渐显露出来，尤其是在对灰色文献搜集的过程中。调查数据显示表明，灰色文献总体数量较为稀少，而致使此类问题产生的原因有几下几点。第一，本身灰色文献出版发行的面就比较窄，它的受众群体相对来讲也比较特殊，这也是致使文献数量过于稀少的原因之一。第二，很多灰色文献往往被用于内部交流，并不会大量的应用于外部交流中，这也会致使灰色文献总体数量较少。第三，很多灰色文献往往是来自相关学者专家的手稿，在实际搜集过程中往往无从找起，简单来讲，就是仅此一份，这也从侧面凸显了灰色文献的珍贵性。

（四）灰色文献工作支持力度不够

本身灰色文献征集工作难度系数就比较高，势必需要得到各级部门人员的积极配合和支持，这样才能够推动整个文献搜集工作顺利有序展开，以及实现提高文献征集工作水平的目的。然而，当前公共图书馆灰色文献搜集工作质量并不高，整体文献征集工作并没有得到相关部门的大力支持和配合，这不仅难以推动文献征集工作顺利展开，还会影响图书馆其他经济活动。同时，一些灰色文献往往属于内部资料，很多部门的人员往往不愿意提供出来，普遍现象是其工作态度处于一个保守的状态，甚至有一些人员有着强烈的排斥心理，这无异于影响灰色文献搜集工作效果[3]。此外，相关部门之所以不愿意配合，原因可能是由于相关灰色文献中包含了一些私人信息，倘若泄露出去，就会引发不必要问题的出现。

二、公共图书馆灰色文献的搜集实践的思考

（一）完善灰色文献收集保障机制

为了提高公共图书馆灰色文献搜集实践工作质量，我们首先要制定完善灰色文献收集保障机制。首先，作为管理人员应认识到灰色文献搜集工作的重要性，其本身就是一个系统性较强的作业，更加需要建立完善的保障机制，以此来推动文献收集工作有序展开，当然，保障机制的确立也要结合实际情况来设立，这样才能够发挥保障机制的最大化作用，并将保障机制贯穿于整个灰色文献收集工作中，切合实际的为后续文献收集工作质量的提升创下良好的条件。其次，图书馆的购书经费往往是来自于政府拨款，所以，我们更应该建立有效的经费保障机制，进一步提高灰色文献收集质量。也要建立人员保障机制，因为灰色文献搜集工作量比较大，必须要由专业的人员进行管理，以便于确保相关采访人员能够收集大量的且有价值的灰色文献。再者，图书馆也可以建立以省级馆为中心的灰色文献协作采访机制，也要善于用先进的技术手段来辅助工作，进而通过分工协调，推动灰色文献搜集工作有序展开。此外，图书馆也可以建立灰色文献共享系统，并借助先进的互联网技术手段，将一些文献及时共享出去，这对于公共图书馆行业可持续发展非常重要。

（二）加强网络灰色文献资源收集

除了要完善灰色文献收集保障机制之外，我们也要加强网络灰色文献资源收集工作，这对于公共图书馆事业的发展就是重要的意义。首先，高层管理人员要认识网络平台的重要性，当今，是信息技术飞速发展的时代。更应该善于借助网络平台加大对灰色文献资源收集力度，这不仅能够提升文献收集工作的质量，也能够弥补传统工作上的不足之处，进而为自身带来更大的利润空间。目前，网络灰色文献也出现在人们视野中，他也是灰色文献的重要来源，我们要充分的将网络中的灰色文献全部收集起来，进一步为图书馆文献收集工作提供科学数据支持。其次，我们还可以借助搜索引擎或者是先进的软件设备，来展开网络灰色文献搜集工作，也要对所收集到的网络灰色文献进行全面的分析与处理，要将有价值的灰色文献充分的利用起来，这样才能够发挥灰色文献的价值和作用，且为广大读者带工作带来便利。最重要的是能够实现规范化灰色文献搜集工作的目的，这在当前市场竞争趋势飞速发展的时代背景下尤为重要，最后，推动公共图书馆灰色文献搜集工作得以有序展开。

（三）创新灰色文献征集工作机制

灰色文献已经成为图书馆事业发展中的重要组成部分，而为了更好的提高灰色文献搜集工作的质量，我们还应当创新灰色文献征集工作机制。首先，要善于借助网络平台加大对灰色文献征集工作的宣传力度，要让每一个人员充分了解到灰色文献搜集的重要性，进而促使他们主动的参与到文献搜集行列中来，进一步提高整个文献征集工作的质量和效率，以及为图书馆事业发展打下良好的基础。同时，作为领导人员也要发挥自身职能作用，要积极且努力参与到灰色文献征集宣传工作中来，以便于起到一个良好的带头作用，并充分调动相关部门或者是内部人员的工作积极性，进而在内部形成一个良好的工作氛围。其次，我们也要设立相应的保密机制，这有助于防止重要的信息外流等问题的出现，有效保障灰色文献的保密性。例如：图书馆可以在内部设立资源保密机制，并要求各级人员严格遵守机制中的内容，也可以在内部建立非公开灰色文献资料库，进一步将需要保护的灰色文献与可以公开的灰色文献有效的区分开来。最重要的是明确划分各级人员岗位职责，使他们认识到自身应当承担的责任和义务，进而尽职尽责做好份内事且将保密机制全面落实下去。

（四）善于借助外部力量加强合作

以往灰色文献在搜集的过程中往往会遇到一些阻碍，致使搜集工作质量难以得到提升，因此，新时期对公共图书馆工作人员提出了新的要求，应善于借助外部力量加强合作。本身灰色文献就具备多样性，同时它的出版相对来讲也是无序性的，再加上覆盖面较广，都将加大文献搜集工作的难度系数，所以，我们更应该积极争取外部力量的配合和协作，在最大限度上推动灰色文献搜集工作有序展开[4]。比如：可以建立相应的沟通机制，进一步加强与各级部门人员的互动交流，并借助沟通来寻找合作的机会，这都是搜集灰色文献的一种途径。而为了进一步避免重要灰色文献的丢失，我们也要建立灰色文献征集补续机制，以此来提高捐赠者的积极性。其次，我们也要建立良好的协作模式，并积极与作家协会、文学艺术联合会等部门构建良好的合作关系，只有通过加强联系才能够深化合作，进一步推动灰色文献搜集工作有序展开。除此之外，本身灰色文献搜集工作系统性就比较强，单纯依靠个人或者单一部门，并不能够实现提高文献收集质量的目的，因此，必须要善于借助外部力量且加强合作，进而推动灰色文献搜集工作有序展开，且为公共图书馆事业发展注入生命与活力。

结语：综上所述，当前，公共图书馆灰色文献的搜集实践过程中仍旧存在着很多问题，致使整个搜集工作难以有序展开，所以，要想获得良好的文献搜集效果，我们必须要完善灰色文献搜集保障机制且加强网络灰色文献资源收集，也要创新灰色文献征集工作机制，最重要的是要善于借助外部力量来加强协作，进一步有效提高文献搜集工作实效性。此外，这也有助于方便读者了解所有灰色的文献，最后，推动灰色文献搜集工作顺利展开。