事业单位档案管理的现状及对策

2021-01-28邱曼丽重庆市丰都县林业产业发展中心

消费导刊 2020年35期

邱曼丽重庆市丰都县林业产业发展中心

伴随信息时代的到来，我国大部分企事业单位在档案管理方面都逐步推行了信息化管理措施，促进了事业单位档案管理工作水平的提升。但目前档案管理中还存在一定的不足，还需进一步立足于当前事业单位档案管理的现状展开分析，明确不足原因，并结合新形势、新技术探究有效的改善措施，促进事业单位档案管理质量的提升。

一、事业单位档案管理的现状分析

现今，随着电子信息技术的融入，新时期的档案管理质量相比于传统的纸质档案管理已经有了很大的进步与改善，但综合实际的管理水平来说在管理理念、管理人员以及管理模式等方面仍存在一定的不足需要完善。

从档案管理理念来说，在现阶段事业单位的档案管理工作中，还存在部分管理者不重视档案管理工作的情况，这也是目前档案管理效果不理想的主要因素之一，其管理理念的偏颇往往会导致管理质量下降、管理效率降低，既不利于档案管理工作的顺利开展，也不利于事业单位档案管理质量的提升。从管理人员的角度来说，目前参与事业单位档案管理人员一般都具有较好的管理能力与个人素质，但是伴随事业单位档案管理工作的不断优化与改良，管理技术的不断发展，就需要相关的管理人员也要不断的提升自身的综合素质，并通过不断的学习新知识来提升专业能力。尤其是网络信息技术方面知识，随着信息时代的到来，事业单位档案管理信息化发展也逐步提上了日程，所以作为事业单位的档案管理人员也必然要具备足够的网络信息技术，以确保档案管理工作的高效开展。从档案管理模式的角度来说，在现代化、信息化管理技术不断推行的当下其现代化设备还有所不足，因而就导致部分事业单位的档案管理工作仍需进行纸质登记、书面记载，如此一来就导致其档案管理模式落后于信息时代的发展需求，在实际操作中也存在一定的弊端，既不利于档案管理工作的信息化发展，也难以提升档案管理的质量与效率。

二、优化事业单位档案管理效果的对策分析

（一）加强事业单位对档案管理的重视程度

对于事业单位而言，档案管理是其最为基础的管理工作，在其日常工作开展中，只有确保档案管理工作处于正常进行中，才能有效保障事业单位整体的快速发展与前进。对此，作为日常管理的重点，事业单位必须要充分重视对档案的管理，这也就要求事业单位在日常管理工作的开展中，不仅要重视单位自身的近期发展与长远发展，还要充分重视日常管理工作中的档案管理，并严格保证档案管理的严谨性与及时性。就事业单位的档案管理工作来说，具体的管理工作相对复杂，档案管理部门与其他部门之间的业务往来也比较频繁，因而在实际工作中往往不仅涉及一个部门，还会涉及多个部门发展中的各个环节。针对这一问题，事业单位可通过一月一次的档案检测，严密核查单位的档案信息，从而推动单位的高效发展。另外，事业单位的档案管理部门也要不断强化对自身的重视，进而严格要求每一位工作人员严格对待每一份档案资料，确保将档案管理工作有效落实，提升管理效能。

（二）加大资金投入，改善管理理念

在事业单位的档案管理工作中，人员是管理的主体，管理人员的主观意识也是确保管理质量提升的主要因素，对此，在事业单位的档案管理工作中，管理人员必须要改善管理理念，要充分认识到档案管理工作的重要性，从而全身心投入到担纲管理工作中来。同时，在档案管理中，合理的设备配置、良好的办公环境也是促进档案管理工作效率提升的关键，因而就需要进一步加大对档案管理工作的资金投入力度。具体来说可通过向政府请示经费支出，及时更新工作设备，构建信息化管理体系，从而合理的改善工作设备与工作条件，推动档案现代化管理的发展，促进管理效果的提升[1]。

（三）加大培训力度，提升人员素质

1.加大培训力度。要结合事业单位档案管理工作的实际需要展开有针对性的培训，比如在引进信息化管理体系的过程中要着重培训管理人员的信息技术、网络技术等，通过相关的技术培训，促进档案管理人员专业技能的提升；同时也要进行相关的管理知识培训，促进档案管理人员管理能力的提升。也就说要从管理到专业技能全方位的提升档案管理人员的综合素质。

2.可以结合实际情况建立相应的奖惩机制，通过合理、公平的奖惩手段，对管理人员的行为加以规范，以适当的物质奖励调动管理人员的积极性，激发其学习新知识、新能力的动力，进而促进事业单位档案管理人员综合素质的全面提高，确保事业单位档案管理水平有效提升。

（四）优化管理模式，推进信息化管理

伴随互联网技术的不断发展，信息技术也逐渐被应用到了各行各业的工作当中，对事业单位档案管理工作来说，信息技术的出现无疑是提供了一个新的管理思路，尤其在新的发展时期，传统的纸质档案管理模式效率低、档案安全性难以保障，都导致其难以适应现代化的发展，对此，就需要结合网络平台与信息技术合理的优化档案管理模式，借助信息化办公手段推进档案信息化管理体系的构建。

目前，计算机已经逐渐成为了社会信息化发展的主要载体，通过合理的应用计算机信息技术，运用大数据思想，在事业单位内部构建起完善的档案信息化管理系统，将能够更好的在大数据时代背景下推动档案管理工作质量的全面提升。而在构建档案信息化管理体系的过程中，首先要科学的构建信息化处理系统，建立数据库，进而将档案数据信息科学有序的录入到计算机系统中，如此一来既能够确保档案的全面性，也能有效的提升档案管理效率，方便档案查阅。此外，在借助信息化设备以及数字技术的过程中也需要注意加强对档案管理系统的管理与维护，加强网络安全，避免出现病毒入侵影响档案信息的安全[3]。

（五）强化档案制度管理，提升事业单位档案管理效率

随着知识经济时代的带来，在现阶段的社会经济环境中，人才竞争也变得愈发激烈。而应对这种信息多变的社会环境、经济环境、信息环境，关于事业单位的档案管理工作就需要结合时代的转变，积极创新人事档案管理制度，以严格的制度约束，促进管理效率的提升。

1.要结合事业单位的实际档案管理形势，科学构建并完善档案管理机制，与此同时，还应同步建立一个能与之相对的激励制度，从而使档案管理人员的日常工作能够与其薪酬相关联，以此来激发档案管理人员的工作积极性，促进其更加高效的参与到档案管理工作中来。

2.在现阶段的档案管理工作中，还需进一步及安全与完善对档案的收集工作，以促进档案管理质量的提升。在档案管理工作的开展中，为了合理促进档案管理的基础设施建设，还需要事业单位指派专人做好各项管理工作。同时可结合相关规定与档案管理要求，不断促进档案管理部门库房管理与相关基础设施的完善，每千人份的档案需指定专人进行负责。与此同时，针对档案存放库房还要积极做好防火、防盗、防潮措施，以确保档案能够被妥善的存放与管理。

（六）科学优化档案功能，提升档案利用率

在加强档案管理制度建立中，还需要科学优化档案功能，并促进档案利用率的提升，以更好的发挥档案的价值，提升档案管理效率。在此过程中，要充分结合事业单位档案管理工作开展的实际需求，制定相应的人事档案管理制度，进而不断优化档案功能，从而在确保档案真实性的同时，增强档案内容的客观性、全面性，为事业单位的现实决策提供更加有价值的资料参考。通过不断优化档案功能，一方面来说能够更好的确保原档案资料中关键信息的有效保留；另一方面，还可以在原有基础上适当对档案内含进行拓展，更急真实、准确、及时的将相关资料整理其中，以确保档案资料的全面性、完整性。此外，合理补充单位、工作人员在日常办公中都会用到的一些功能，也能更好的为事业单位提供更加高质量、高效率的服务，不断提升档案利用率，促进档案价值得到最大化发挥。