国有企业办公室文秘工作存在问题的分析及对策

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近年来，我国经济发展正经历着由高速发展向高质量发展的历史阶段，这对于我国国有企业自身发展提出了更高的要求，文秘人员是国有企业办公室人员构成的重要部分，其不仅能够为国有企业领导层决策提供系统科学的参考依据，同时也承担着对外展示企业形象等职责。因此，如何提升国有企业办公室文秘人员的业务素质和职务素养，这对于国有企业办公室文秘工作有着至关重要的作用。

一、国有企业办公室文秘工作的重要性

在国有企业全面深化改革的背景下，要充分认识到优化办公室文秘工作的重要性和必要性。

（一）办公室文秘的枢纽作用

办公室文秘在国有企业中承担着上传下达以及领导层与外界沟通的枢纽作用，随着我国国有企业的发展壮大，企业形成了总公司、分公司以及基层这一庞大复杂的体系。办公室文秘工作能够迅速将领导层的相关决策及精神迅速、准确的传达到下一级。

（二）机要、保密作用

在国有企业日常工作中常涉及到企业内部发展规划、企业经营合同、管理规章等机要文件，这些文件对于国有企业的发展具有十分重要的意义，有些甚至直接影响到企业的未来发展，因此对于经手这些文件的办公室文秘人员来说，如何保管好这些重要文件至关重要。

（三）参谋、智囊作用

国有企业文秘工作的基本职能主要有辅助领导日常工作、帮助领导起草各类企业内的工作报告及讲话稿件等，同时，也会承担对某一行业的基础调研等工作来为领导提供信息、资料、文件等决策依据。通过这些工作以此来确保领导层相关决策的准确性，这也反映出办公室文秘工作对于国有企业的发展具有很重要的作用。

二、国有企业办公室文秘工作存在的问题

第一，人员配置不足。目前国有企业对于办公室文秘工作的重视程度不足，导致相关人员配置不足。虽然办公室文秘人员学历大多数均为本科以上学历，但是所学专业与文秘相关的人员较少。同时，由于文秘工作所涉及的工作十分庞杂，由于人数的紧张，使得目前国有企业文秘人员疲于应付手头工作。

第二，信息化应用存在问题。在互联网+时代背景下，文秘信息化是文秘工作发展的必然，但目前，国有企业办公室文秘信息化工作还存着着一定的问题，特别是OA与档案数据库管理系统应用不足。虽然目前国有企业也采用了OA与档案数据库管理系统，但是在使用过程中存在着功能不完善以及相关专业人才缺乏的问题，同时国有企业也存在着信息化人才不足的问题，这也制约了相关软件的开发利用。

第三，激励机制保障措施不足。缺乏必要的激励机制也是造成国有企业办公室文秘工作存在问题的问题之一，在国有企业深化改革之后，办公室文秘人员的职位晋升渠道变得更加狭小，出现了职位晋升的“天花板”现象，很多人对此失去了工作的积极性和主动性。同时，国有企业绩效考核机制也不完善，虽然，近些来国有企业开始制定了绩效考核，但在考核实施过程中，绩效考核比较流于形式，并没有真正应用的对于办公室文秘人员考核中，在很多时候依旧在沿用传统的管理方式，这也造成了对于办公室文秘人员在绩效考核上的弱化，造成了“干多干少一个样，干与不干一个样”的问题出现，并且国有企业目前实行的考核标准多以扣分为主，这也造成了“多干易多错，不做无过错”的反向激励作用出现，这也就造成了文秘人员出现人浮于事的现象。

第四，职业生涯规划缺乏吸引力。单纯依靠激励是不能激发办公室文秘人员的主观能动性和创造性，职业生涯关系到个体的命运，所以办公室文秘人员都十分关心个人的职业生涯规划问题。可以说是否有一个有吸引力的职业生涯规划直接影响了个体工作的态度。目前国有企业对于办公室文秘人员的职业生涯规划存在着吸引力不足的问题，很多办公室文秘人员可以很明确的知道未来的自己是什么样，缺乏职业竞争性和未来整体发展，导致了一部分办公室文秘人员开始有“混日子”的思想，缺乏创造性。

三、优化国有企业办公室文秘工作的对策

国有企业办公室文秘工作如何优化，是新时期国有企业改革中必须要深入考虑、认真回答的一个重要课题。

（一）加大对办公室文秘人员的人文关怀和绩效考核制度建设

第一，加强办公室文秘人员人文关怀。国有企业要强化对于办公室文秘人员的人文关怀，除必要的文体活动外，要积极搭建业务合作平台，以此来增加彼此的合作。要加大对一线的文秘人员的关心照顾，要加强对于这一群体在休假、生活实际困难等问题上的关心和帮助。要按照国家及企业的相关规定，对一线的人员要给与一定的补助和津贴，并确保这一部分补助及津贴按时到位，在年底评优等项目上可以适当对一线的文秘人员予以一定的倾斜，以此来提升其积极性。

第二，优化绩效考核。目前，国有企业现行的绩效考核制度已经实行一段时间，在取得一定的成效的基础上，也反映出其存在的弊端，首先，国有企业要建立健全绩效考核办法，绩效考核标准要扭转之前的以扣分为主的考核标准，形成激励性绩效，鼓励文秘人员“多干”，通过惩罚性考核向正向考核的转变，积极鼓励文秘人员的积极性和创造性。同时，绩效考核要与年终评优、评奖、职位升迁等相关联，真正发挥绩效考核的作用。其次，根据国有企业办公室文秘人员构成实际情况设置有针对性的激励机制，实践证明单一的物质激励或是精神激励都无法长久的满足个体的需求，要采用物质激励精神激励双结合的方式，不断激励文秘人员的工作热情，促进其激发创造性，提升文秘工作质效。同时，要根据不同年龄层设计不同的激励手段和激励方法，以此来满足不同年龄层，特别是80后、90后群体的激励需求。最后，企业可以组织定期的技能比拼大赛，通过提供物质奖励和精神激励的方式来吸引文秘人员参与到技能大赛中来，以此来提升办公室文秘人员的岗位学习积极性。

（二）保证文秘工作人员力量的充足

办公室文秘工作的优化首要离不开文秘人员，正所谓“巧妇难为无米之炊”，因此国有企业办公室文秘工作要实现优化就要确保其拥有足够的文秘人员。首先，企业要加大对于办公室文秘人才队伍建设的重视程度，企业领导要对人才队伍建设形成整体规划，并且将文秘人才队伍建设培养纳入到相关人员的整体考核中来。同时，要在每年企业招聘的人员设置上对于办公室文秘人员要有所倾斜，增加其招聘人数，以此来增加企业办公室文秘人员的人数，将年富力强、能力复合型的人才积极以吸引到办公室文秘队伍中来。

其次，可以采取“引进外来人员”的方式，每年定期进行国有企业内部招聘文秘人员，通过合理、合规的笔试加业务技能实操等方式，将企业内的优秀人才吸引到办公室文秘队伍内部来，以此来增加人员配置。

要强化服务意识，维护人才队伍稳定。特别是要加强理想信念教育、职业道德教育和创新意识教育。培养办公室文秘人员树立全心全意服务意识，增强办公室文秘人员的团结协作意识，提高其创造力和凝聚力。

（三）强化文秘业务技能培养

国有企业办公室文秘工作要想实现优化，就必须要有一支业务素质过硬的文秘队伍。这要加大对人员的培训力度，根据目前人员现状制定短期、中长期培训计划，培训方式采用线下培训和线上培训两种方式，人员可以根据自身条件进行选择。对于目前人员构成现状，对于目前年龄较大的文秘人员要加大其对于信息化办公相关内容的培训，以提升其对于文秘信息化的适应程度，对于年轻的办公室文秘人员要对其进行线上培训，以此来满足其对于培训的热情和积极性。

要对办公室文秘人员进行企业管理相关法律法规以及文秘信息化，特别是当下使用的OA与档案数据库管理系统等系统的操作培训，让所有文秘人员能够了解和掌握基本法律法规和技术操作。要对具体文秘人员采取有针对性的培训，按照个体所擅长的业务进行针对性技能加强，使其成为专家型办公室人员。同时，企业可以与国内的各大高校、知名国有企业等进行合作，定期委派办公室文秘人员前往学习，以便了解和掌握理论技能和实际操作能力，以便更好地进行业务操作。

（四）强化文秘信息化建设

随着以互联网和云计算为代表的网络时代与大数据时代的到来，办公室文秘工作管理现状已不能适应文秘事业的发展需要，办公室文秘基础业务建设的中心向管理信息化建设转移。只有改变传统的文秘工作中保管、利用、检索方式，建立健全适合文秘工作的信息化模式，才能避免企业文秘工作脱离社会。因此能够更加及时准确的进行信息分享，建立企业内部信息分享网络，实时进行信息传递和反馈。办公室文秘人员要不断加强专业能力和技术能力的学习，利用现代化的理论进行内部协调组织和文件档案管理，利用现代化的工具提高工作效率和工作质量。

（五）完善文秘人员职业生涯中长期规划

国有企业要从自身出发制定适合本企业自身的文秘人员职业生涯中长期规划，在现有人力资源结构基础上，来丰富完善企业文秘人员的人力资源规划，明确未来一段时间内，文秘人员职业生涯要达到目标。要做好文秘人员职业生涯中长期规划制定，让每一个文秘人员都有一个有针对自身特点的中长期规划，要认真做好文秘人员职业生涯服务工作，企业要对每一个文秘人员的职业生涯负责，尽可能的提供其所需要的客观条件，为个体服好务。

总结：办公室文秘工作对于国有企业发展建设有着重要的作用，因此，国有企业的文秘工作人员要充分认识到自身工作的重要性。办公室文秘工作人员必须要更不断地充实提升自身各方面素质，以此来满足不断变化的工作需要，特别是信息化时代性的文秘工作需求。只有不断地提高文秘人员自身的职业水平，加强文秘信息化建设，强化人文关怀和绩效考核制度建设等才能使国有企业办公室文秘的工作水平得到有效的提高。