信息化在城乡养老档案管理工作中的应用价值与有效路径

蔡宏炳

（嵩明县城乡居民社会养老保险局，云南 昆明 651700）

1.引言

档案管理工作是现阶段政府职能部门的重要工作内容，加强档案信息化建设，能够在日常工作中，更好地为群众服务。因此，在档案管理工作中，职能部门领导应该发挥自身前瞻性，在管理工作中，对于日常工作进行优化，逐步建立高效的管理制度，简化工作流程，确保档案管理工作质量进一步提升，将信息化建设作为现阶段管理工作的重点。

2.档案管理工作中应用信息化的巨大优势

2.1 便于数据共享

信息化技术的应用，能够将不同地区的社保资料进行共享，从而建立起高效的管理措施，便于政府部门对现阶段数据进行整理与储存，进一步提高信息化工作质量，满足社会多元化需求。并且，管理部门重视对社保资料的收集与电子化存储，能够改变传统档案管理工作的低效模式，将城乡居民养老纳入一体化管理，融入大数据平台，有利于促进社会公平[1]。

2.2 提高管理效率

信息化管理模式的应用，能够减少工作人员工作量，在日常办公中，使用数据库检索技术，能够便捷从数据库中调取用户信息，能够更好地为城乡居民服务。在日常工作中，重视对档案的管理工作，将信息化技术作为现阶段提升档案管理工作质量的重要路径，创新档案管理模式，改变以往办公中使用人工参与的工作模式，降低人为因素导致的差错，有利于提升档案管理工作水平[2]。

2.3 减少维护费用

以往档案管理多采用纸质方式，随着档案信息数据规模的不断提升，既消耗了大量的纸质资源，还对档案管理人员日常工作提出了更高的要求。传统纸质资料存在一定的限制，容易在日常保管中出现破损等现象，尤其是火灾、受潮等事故，将会造成不可挽回的损失[3]。现阶段档案管理人员重视信息化技术的应用，能够减少维护费用，提高工作人员工作效率。信息化技术的应用，能够使用存储设备等载体，将记录着城乡居民社会养老保险各项数据安全存储，从而降低了火灾受潮等事故对于档案管理工作的影响，从而促进档案信息化管理技术发展。使用信息化技术来维护这些数据，大幅度降低了人员的工作强度[4]。

3.加强基础设施建设当前档案管理中存在的不足

现阶段档案管理工作中，管理人员对于该工作的重视程度有待加强，在日常工作中，重视对档案管理信息化技术发展的投入，满足档案管理工作信息化建设的需要。政府职能部门只有关注档案管理工作，才能够在日常工作中，为进一步提高档案管理工作效率提供可行性意见。目前，档案管理基础设施有待加强，虽然在日常工作中，计算机办公已经成为常态，但是信息安全问题依旧存在，对于档案管理工作存在巨大的挑战[5]。

并且在日常工作中，信息化技术的应用有待加强，现阶段使用的数据处理系统仍然具有较大的提升空间，很多功能有待完善。在日常工作中，档案管理人员对于信息化安全存储的理念较为缺乏，自身工作存在漏洞，造成信息化安全保障体系难以发挥自身重要作用，存在数据泄露等问题。

城乡居民社会养老保险档案管理中，工作人员使用的数据库软件较为老旧，很多功能不够完善，需要单位管理人员加强构建档案数据库，从而提高管理工作质量。同时，档案管理人员素质有待加强，适应信息化技术对日常工作的转变，从而提高工作效率，高效完成日常工作[6]。

4.加强信息化建设的有效路径

4.1 加强基础设施建设

在日常工作中，加强基础设施建设，有利于提高档案管理工作质量，逐步发挥自身重要作用，从而构建完善的管理体系。管理人员重视对基础设施的投入，为档案管理工作提供坚实的保障，从根本上提升档案管理人员工作质量，熟练运用多种计算机软件，完成城乡居民社会养老保险档案管理工作。

现阶段档案管理人员应该契合时代的需求，将信息化技术作为现阶段提高管理工作质量的重要途径，逐步实现自助终端等的个人查阅，为城乡居民提供便利服务[7]。

4.2 重视信息化处理系统的建设

为了进一步提高信息化管理系统的质量，便于工作人员在日常工作中，熟练使用数字化处理技术，完成信息的存储与加工，实现多种介质参与数据存储，从而提高信息加工与转换工作质量，具体档案管理系统功能结构如图1。在上级主管部门的大力支持下，重视对硬件设备的置办，信息化技术在日常办公中的应用不断增加，为工作人员工作效率的提升提供了巨大帮助，能够为辖区群众提供更为优质的服务。

图1 社会保险档案管理系统功能结构图

加强信息化处理系统的建设，能够有效克服“信息孤岛”的情况。在档案管理工作中，应该利用信息检索技术，对现阶段资料进行分析，从而提高处理工作质量，提高整体工作效率。重视信息化处理系统的应用，将档案管理工作中常使用的软件集成到处理系统上，便于工作人员在档案管理工作中操作，发挥自身重要作用，将档案信息进行分类与存储。管理人员应该重视档案数据备份工作，避免一些不可预知的风险因素对档案管理系统造成破坏，造成用户数据丢失或者篡改，给工作带来较大的损失。尤其是现代社会更加重视电子化办公，断电与病毒成为了影响档案管理工作质量的重要因素，加强信息化处理系统的建设，能够有效抵御外界病毒对于计算机系统的破坏[8]。

4.3 健全信息化安全保障体系

在信息化建设的大背景下，信息泄露一直影响档案管理工作质量的重要内容，尤其是社会养老保险部门存储的个人数据，一旦泄露，将会个人财产安全带来较大的损失，还会影响到政府部门公信力。在日常工作中，应该健全信息化安全保障体系，从而构建良好的管理系统，逐步发挥自身重要作用，加强软件工程技术的应用，有效排除现阶段对公民数据安全性影响较大的问题[9]。针对黑客或者恶意破坏程序的工作人员，应该加大惩处力度，从而营造良好的档案电子化管理环境。技术人员应该借助信息化技术的优势，对于不同级别的工作人员设置不同的访问权限，从而加强制度建设，确立完善的管理体系[10]。

4.4 加快构建档案数据库

在日常工作中，档案管理人员重视与技术人员的合作，结合档案管理工作的现状，对于档案数据库建设提出合理的要求，让技术部门工作人员，熟练使用信息技术，从而提高宣传管理工作质量。通过对档案数据库的更新与维护，能够及时发现档案管理工作中存在的不足，从而发挥自身优势，完成大量信息的录入，并且配套相应检索设备，确保档案管理工作有序进行。随着档案信息数据库建设工作进一步加快，结合目前较为先进且成熟的数据库管理技术，能够提高工作人员效率。

主管部门应该重视对档案数据库建设的引导，通过邀请档案专业部门指导或者聘请专业团队来强化现有档案管理系统，从而发挥自身优势，推动档案管理工作进一步提升，让档案管理人员能够使用成熟且稳定的办公系统，为城乡居民社会养老保险档案管理工作质量的提高，提供坚实基础保障。尤其是现阶段软件技术更新换代较快，档案数据库应该重视内容更新，进一步强化信息安全技术在档案数据库建设中的应用，有效抵御外界的不良攻击，降低用户数据泄露的可能性。

在构建档案数据库时，需要发挥自身重要作用，有效利用高速扫描技术，将现有的纸质档案转化为电子文档，并且将这些数据按照不同属性进行归档。同时，技术人员重视档案网站建设，结合JAVA WEB技术，便于档案管理人员能够通过该网站，实现对数据的调取与运用。

现阶段技术人员主要使用RFID技术，将档案管理系统与信息化系统有效结合，不断提升现阶段档案管理人员工作效率。

图2 档案信息化系统建设

4.5 提高人员素质

为了进一步提升档案管理工作质量，主管部门应该重视人员素质的提升，便于工作人员能够适应现阶段管理工作的需求，从而在日常工作中，履行档案管理工作的要务，落实本职工作。随着信息技术在档案管理工作中的应用不断提升，工作人员应该适应信息化办公方式，熟练掌握数据库操作技术，为更好完成数据库管理工作作出改变。信息化技术的应用，改变了传统的纸质档案保管方式，让档案管理人员能够使用计算机，完成对数据的存储和分类工作。管理部门一方面加强对人员的培训，从而提高工作人员日常办公能力，另一方面，招聘优质人才，为档案管理人员注入新鲜血液，提高档案管理工作内部活力。通过一系列可行性措施，能够发挥信息化建设对于档案管理工作的促进作用。

5.结语

总而言之，现阶段档案管理工作中，应该发挥信息化技术的重要作用，从而提高管理工作质量，将信息化作为改善档案管理工作的重要内容。一方面加强基础设施建设，不断完善信息化处理系统的建设工作，从而提高信息化技术的安全保障，另一方面重视档案数据库建设，进一步提高人员素质，便于档案管理人员能够适应信息化社会构建的需要。