医院行政档案管理中的办公室档案管理

王雅萍 青岛市市立医院

医院行政档案管理中的办公室档案管理工作贯穿于医院各部门，其担负着相关部门的档案立档、归档以及档案利用管理等内容，目的是帮助医院经营管理能够作出正确的决策。并且医院行政档案管理中的办公室档案管理工作有效性，不仅能够提升办公室工作效率，还可以使医院的相关设施得到充分运用。随着依法治国理念的不断深入，医院办公室档案也需要坚持依法治档进行管理，从而提高医院行政档案管理工作效率，基于此，以下就医院行政档案管理中的办公室档案管理进行了探讨分析。

一、医院办公室工作内容及其特点

1.医院办公室工作的主要内容。医院办公室的工作比较繁杂，涉及范围比较多，一般包括：做好院领导办公的协助工作，主要有各种文件处理（比如领导部门的来函、医院的日常工作总结、各种档案管理等等），此外还有合理安排相关会议、做好各种接待工作以及值班等等。笔者认为医院办公室的工作内容主要概括为协助、协调、服务、公关以及监督等，只有做好了这些工作内容，才能使医院办公室价值在医院发展过程中得到体现。

2.医院办公室工作特点。主要体现在：（1）综合性特点。医院办公室工作涉及到人和事比较多，不但包括国家公布的相关政策方针，还对医院日常经营工作具有重要影响，同时还需要做好涉及到的政治经济等方面工作，使得医院办公室工作具有综合性特点，所以为了做好医院办公室工作，从业人员也需要提升个人的综合素养。（2）政策性特点。医院办公室工作对于医院正常运营及其持续发展具有重要的作用，其工作的有效性，可以很好的协助院领导日常办公和决策，并且能够将有关政策得到贯彻实施，从而提升医院的经营管理水平，因此政策性也是医院办公室工作的重要特点之一。（3）服务性特点。医院办公室的主要工作是为院领导决策提供协助，并且将相关政策传达到有关科室，其服务对象一般是院领导和有关科室，其是主管部门与医院不同科室之间联系的纽带。（4）被动性特点。由于医院办公室的很多工作是协助院领导，所以其实际工作会依附于院领导的日常办公，虽然有时可以主动的提前做好相关准备工作，但是由于诸多变化因素的影响，导致其在实际的过程中呈现被动性特点，因此相关从业人员需要具备应对突发事件的能力。

二、医院行政档案管理中的办公室档案管理特征

1.一体化特征。医院办公室档案管理工作一般是指从业人员对办公室的相关档案资料进行收集、整理分类、存储等，使这些相关资料的应用价值得到体现。所以说办公室的日常工作和其档案管理工作是联系在一起，其档案资料收集都是通过日常的文书处理获得，并且档案管理也是办公室工作的重要内容，所以医院办公室档案管理具有一体化特征。

2.广泛性特征。医院办公室工作内容涉及范围比较大，具有综合性功能，主要有下情上报、上情下达以及上下沟通等，其作为医院的综合性部门，由于工作内容杂且多，使得档案资料类型也非常多，基本上涉及到医院所有科室以及医院发展的关键资料，因此医院办公室档案管理存在广泛性特征。

3.保密性特征。基于医院办公室档案管理工作的特殊性，相关从业人员必须具备保密意识，比如医疗科研资料方面，基于有些医疗科研资料的重要性，其是不可以对外泄露，因此相关从业人员在医院办公室档案管理过程中，要求保证相关档案的规范性，并遵守有关保密协议，从而保证医院办公室档案安全。

4.重要性特征。医院办公室档案一般是医院内部各科室资料以及医院发展过程中的文件，这些档案文件对于医院的经营管理与发展都非常重要，并且这些档案能够协助院领导决策，对于促进医院健康发展具有重要意义，所以做好医院办公室档案管理工作非常重要。

5.多样化特征。一般表现为：（1）医院办公室工作范围广，因此其档案资料类型具有多样性特征。比如医院经营管理过程中，其科室非常多（如不同的临床科室等），导致其指导性的档案资料更新比较快。而且科学技术的不断发展，使先进的医疗技术和医疗设备得到引进，同时这些相关技术和设备，必须增加有关技术规定制度以及操作规程等，这些形成的技术档案和规章制度资料也具有多样性特征，此外这些先进的医疗技术和医疗设备对于促进医院发展具有重要作用。（2）各种人事档案的多样性特征。医务人员的个人待遇同职称密切相连，而且医院职称的评定非常严格，同时对于医务人员的晋升非常关键，并且医院职称评定需要的医学资料非常多（包括个人的履历、研究成果等）。而且为了促进医院发展，需要对从业的医务人员开展聘任、调岗、晋职等，这类人事档案也非常多，上述都 说明了医院办公室档案管理表现了多样性特征。

6.完整性特征。本文主要说明的是公立医院，其属于事业单位，因此医院具有稳定特点，同时医院办公室档案管理工作也相对稳定，其工作开展能够延续性进行，可以有效保证医院办公室档案资料的完整性，使其价值得到充分体现，并且有利于相关人员查阅。

7.科技化特征。近年来，信息网络技术的普及应用，提升了医院经营管理水平，同时也提高了医院办公室档案管理效率，使其呈现了科技化特征。目前现代信息技术在医院日常业务中得到广泛运用，比如网上预约挂号、网上付款、网上查阅病历等。这些现代信息网络技术的运用，有利于医院办公室档案管理，也使其科技化特征得到充分体现。

三、医院行政档案管理中的办公室档案规范管理要点

1.公文制发规范管理要点。医院行政档案管理中的很多办公室档案都是由公文形式转变过来，因此规范制定公文是办公室档案管理的前提条件，具体表现为：第一、必须结合有关规定，选择统一要求的公文用纸（包括规格、形式、质量、尺寸等要求），依据规范的横写横排模式，将装订线安排在左面。第二、为了保证档案的利用价值及其存储，必须要求公文字迹清楚明晰、墨汁不易褪色等。第三、规范公文的签发手续、审核权限、正文标题、主/抄送单位、落款及日期等，必须对其做好检查工作。第四、规范公文中的格式标准、文种运用、简称等，为检索做好基础工作。

2.立卷归档规范管理。医院办公室档案管理工作中的立卷归档规范管理同公文规范管理类似，杂乱无章的立卷归档会制约医院办公室档案管理效率。规范的立卷归档工作必须遵循医院办公室档案管理准则，其资料构成也是由办公室收集整理，使其满足信息化管理需要。医院办公室档案管理的立卷归档规范管理必须做好以下内容：第一、掌握时间。只有相关文件与文书资料的利用任务完成后，才能进行立卷归档；第二、做好分类整理。加强对文书与文件资料的甄别工作，通过文件资料的内容、形式以及作用等不公，对其进行分类整理，从而提高档案管理效果。第三、保证立卷归档的完整性。为了有效发挥档案资料的运用价值，必须保证其完整性，避免文件资料丢失。

3.案卷质量规范管理。医院行政档案管理中的办公室档案是否有价值直接取决于案卷资料质量，在其实际利用过程中，能够被查询和查阅到，这样才是档案管理的价值所在。所以在办公室档案管理过程中，必须选择合适的案卷资料立卷形式，控制案卷装订质量，从而有效提高档案管理效率。

四、医院行政档案管理中的办公室档案管理问题分析

1.认识问题。基于医院的特殊性及其工作繁琐特点，使得人们一般主要只关注医院的治疗，而忽视医院办公室档案管理工作。医院办公室工作人员认为，档案管理是档案管理人员的工作，与办公室没有关系，此外，医院工作具有一定的复杂性致使医院领导对于办公室档案管理工作不重视，认为办公室档案管理价值比较低。

2.管理信息库问题。办公室档案信息库是医院档案管理工作的主要基础和前提，目前，好多医院的信息管理系统仍是十多年前的系统，该管理系统可以为档案管理者提供更多关于医院和员工发展的基本信息。但是，在医院实际工作当中，信息管理系统的使用率并不高。系统中没有全面的医院发展和员工信息，医院活动记录不到位，医院发展信息不能实时更新，档案信息不够完整。

3.管理人员问题。随着科学技术水平的不断升高，在医院办公室档案管理工作中也得到普及运用，要使档案工作得到有效管理就需要管理人员具有操作信息软件的能力。但是在实际工作中，档案管理人员的专业知识较弱，对计算机信息技术了解比较少，使得很多先进的设备无法被高效利用，因此需要提高从业人员的专业素质。

4.管理制度问题。一些基层医院的档案管理制度不完善，收集档案效率不高，缺乏集中的管理，信息资源不完整。与此同时，很多医院的档案管理工作缺少统一的管理模式和标准，对纳入档案的内容没有明确要求和规定。档案管理制不完善，致使有价值的资料和数据丢失，不利于医院的科研发展。信息管理和档案管理严重脱节，造成了档案工作的不完整性，从而导致现代医院档案管理工作的发展达不到新时期发展的需要。

五、医院行政档案管理中的办公室档案管理对策分析

1.加强对医院办公室档案管理的认识。目前基于医院行政档案管理中的办公室档案管理观念问题，制约了医院办公室档案管理工作的顺利实施。所以需要结合实际，转变管理理念，充分认识到办公室档案管理的重要性。合理制定办公室档案管理目标，促进从业人员在档案管理过程中的主观能动性，明确管理的职责要求，从而使档案资料价值得到合理体现。

2.做好办公室档案管理数据库建设。医院行政档案管理中的办公室档案规范管理过程中，合理运用先进的信息网络技术，能够把档案进行分门别类管理，并且还可以高效的对档案资料收集、归档以及存储保管进行管理，从而完善档案数据库建设。档案数据库可以加强档案管理工作和信息网络技术的结合，开展办公室档案的自动化管理，这样不仅提升了档案管理效率，也节约了收集整理档案资料时间，同时也方便档案资料的查询和查阅。

3.提升档案管理的从业人员水平。科技的进步发展，提升了医院办公室档案管理水平，同时相关从业人员必须适应现代档案管理的需要，加强培训，不断提高专业技术能力。其培训要求具体体现在：第一、加强法制教育培训。首先从业人员必须明确到医院办公室档案管理工作的重要性，其相关工作必须符合法律法规要求。第二、加强专业能力培训。通过档案管理的专业知识培训，提升从业人员的专业能力，从而提高医院办公室档案管理效率，并有效促进医院健康发展。

4.健全档案管理制度。健全的档案管理制度能够保证医院行政档案管理中的办公室档案管理工作的规范性，使其在实际的管理工作中有章可循。现代医院办公室档案会以文字、影像、数据表格等不同类别形式存在，其涉及领域广，不仅有医院历史记录，还有各科室的患者信息资料等，这些档案资料能够对医院以后的经营管理进行借鉴参考，并且还可以指导医院日常工作以及协助院领导决策。因此需要健全医院办公室档案收集整理、立卷归档以及存储保管等有关制度，使医院办公室档案价值得到充分发挥。

六、结束语

综上所述，医院行政档案管理中的办公室档案管理工作需要结合相关程序与流程的规范要求，做好其维护更新工作，从而保证医院办公室档案的真实准确。并且做好办公室档案管理工作是提升医院行政档案管理水平的重要途径，而且办公室档案管理工作的科学合理是保证医院行政档案规范标准的有效手段。因此对于医院行政档案管理中的办公室档案管理问题，必须采取加强对医院办公室档案管理的认识、做好办公室档案管理数据库建设、提升档案管理的从业人员水平以及建立健全档案管理制度等对策，从而促进医院健康发展。