大数据时代事业单位档案管理的创新策略分析

邹新根 清流县融媒体中心

事业单位的档案管理工作，就是帮助各个部门收集日常工作的信息，通过合理的手段，将事业单位各部门的工作实际情况反映出来。在新的发展形势下，企业的整体建设水平不断提高，档案管理的要求和标准也因此不断提高。事业单位的档案管理模式处于不断变化的状态中，要根据时代的发展情况，针对管理模式进行创新。对事业单位来说，要积极转变档案管理的态度和意识，从根本上转变传统的粗放式管理模式，为事业单位的发展奠定基础。事业单位的档案管理，不仅影响到员工的个人发展以及收入待遇，也是事业单位发展的历史凭证，加强档案管理，不仅仅是将资料做好整理和存放，还能为事业单位的发展提供有价值的数据，因此提高档案管理效率有重要意义，因此需要针对档案管理的特点和实际发展情况，制定更有效的管理方案和完善的管理制度。

一、关于大数据时代下档案管理的分析

（一）大数据时代

大数据，简单来讲就是大量的信息资料，而且信息量的规模较大无法通过人力来实施处理和整合，采用传统的软件也无法保证数据整理的效果和质量，在大量信息中提取有用的信息有很大的难度。则可在规定时间内完成数据的整理和分析，从而在档案管理中应用发挥着重要的作用，提高了事业单位档案管理的工作效率。大数据技术的应用离不开互联网的支持，大数据技术应用是以云计算为基础开展的，具有多样性、高速性和精准度高的特点，对促进事业单位档案管理工作的开展有重要意义[1]。

（二）关于档案管理工作

档案管理工作就是将事业单位的工作人员在处理工作、学习、活动中形成的数据和信息，通过多种储存方式进行保存的任务。档案管理简单来讲，就是针对档案信息做好科学有效的管理和储存，也是档案室针对档案实体和信息数据实施管理等服务的总称。近几年来，随着我国信息技术的发展以及事业单位管理制度不断改革和创新的情势下，通过先进的技术和手段，提高档案管理的质量和效率，将档案在事业单位中发挥的作用激发出来。

二、大数据时代下事业单位档案管理的创新意义

（一）有助于提高档案信息的真实性

事业单位在实施传统手段开展管理的时候，针对档案内容造假的问题很难控制和规范，无法保障信息的准确性和真实性。在事业单位的档案管理工作中实施大数据技术，不仅能够提高管理的质量还能提高管理效率，相比传统管理对策有很大的优势，能够解决很多问题。大数据技术的应用，有助于保证档案内容的完善，还能提高档案管理的安全性，提供档案的有效保护，从而可减少文件丢失、文件损坏等情况的出现，因此通过大数据技术对创新档案管理工作有重要意义，能够提高档案信息的真实性[2]。

（二）有助于丰富档案信息管理的工具

大数据技术在档案管理中的应用，为事业单位中的档案信息的储存和管理都奠定积极的基础。事业单位的档案内容，包括科研、文件等各个方面的内容，在事业单位中的档案管理工作中开展大数据技术，能够妥善的储存重要的信息，重视收集工作人员关于科研和专业技术等信息，从而促进档案内容的丰富性。

（三）将档案价值发挥的有效途径

对事业单位来说，在发展过程中会形成大量的资料，在实施这些档案资料管理的时候，大数据技术作为主要的管理手段，能够帮助事业单位档案管理人员实现信息的快速收集和整理，并且也提高了提取有价值信息的效率，从而提高档案内容的完善性和全面性，为领导层查阅职工的简历和工作经历等提供便利，从而能更加合理的分配员工，充分发挥员工的职能，达到人尽其才的目的，也提高了事业单位的人力资源管理效果，为促进事业单位的发展提供助力。

三、大数据下的事业单位档案管理存在的问题进行分析

（一）档案管理工作的资源开发水平较差

为了顺应时代的发展进程，事业单位要针对档案构建数据资料库，通过针对资料库中的信息分析，可以发现内容的完善性和全面性较差，管理资料的水平也需要进一步提高，特别是在资源信息的开发上需要给予高度重视[3]。对事业单位来说，档案管理工作质量直接影响了事业单位内部管理效果及发展水平，如果档案管理的价值无法发挥出来，则会导致档案的作用无法充分发挥出来，导致档案管理水平较差。要保证档案资料满足社会资源共享的要求，就需要合理应用网络技术和信息技术，针对档案内容进行深入挖掘，将档案信息的价值发挥出来。

（二）档案信息的安全性较差

在大数据时代下，各种信息技术被广泛应用在我国社会的各个领域和人们的工作生活中。信息安全问题也成为我们不得不关注的内容。针对我国事业单位的信息化管理情况进行分析，在档案管理上，事业单位实施档案管理的工作人员的信息安全意识需要进一步提高，工作人员的信息安全意识的缺乏是导致档案信息安全性较差的主要因素，则很容易遭到不法分子的利用，从而出现档案信息的泄露等。同时，一些不法分子会通过木马病毒袭击档案系统，导致事业单位的档案管理系统瘫痪，出现极大的安全漏洞，从而导致信息被窃取。

（三）档案管理人员的综合素质较差

在传统的档案管理中，管理人员只是简单的进行信息的整理和归纳，但是大数据技术的应用，需要管理人员掌握各种软件和技术的使用方法，从而对其计算机操作能力提出了一定的要求。还要做好数据信息的维护和更新，及时处理数据的调阅请求，定期开展档案信息管理系统的维护，一旦发生安全隐患，就要制定合理的处理对策。由于事业单位的档案管理退伍老龄化问题严重，缺乏先进的专业人才，阻碍了事业单位档案管理工作水平的提高。

四、在大数据时代下事业单位档案管理工作创新和发展的对策

（一）提高档案信息的开发和应用水平

档案管理中实施信息化技术发挥着积极的优势，不仅能够加深对档案资料的挖掘和应用，还能提高档案资料的应用效率。事业单位的档案管理工作实施中，需要根据档案目录进行管理制度的构建，将一些分散的信息整合起来，在信息技术的帮助下深化对档案信息的开发和应用。在实施档案信息的整合中，要构建完善、有效的管理机制，针对档案信息实施分级管理，从而将档案在事业单位中应用价值发挥出来，提高事业单位的服务水平。

（二）重视保证档案信息的安全性的对策

在大数据时代下，计算机网络时人们生活和工作的重要组成部分，档案信息也被存储在计算机中，计算机的存储方式有效提高了档案管理的效率，不过同时，也提高了信息的安全隐患。由于计算机具有开放性的特点，掌握高水平计算机技术的人员，则会有入侵档案信息库的能力，从而对事业单位的档案信息资料库造成破坏，威胁到事业单位档案信息的安全性。尤其是档案库受到黑客袭击的时候，就可以利用档案信息进行非法交易，给人民群众的财产安全构成威胁。因此，在进行档案储存和备份的时候，就要重视提高档案管理的安全性。实施档案管理的工作人员，不仅要提高安全管理意识，还要通过信息技术来维护档案信息的安全性。

（三）提高档案管理人员的综合素质

针对当前我国事业单位的档案管理团队来说，存在着老龄化严重的问题，大多数管理人员缺乏计算机基础知识和计算机技能，依然采用传统的管理手段，无法提高档案管理的效率和质量。针对事业单位存在的人员综合素质较差的问题，就要根据档案管理部门和工作人员的实际情况，制定有效的手段提高档案管理人员的计算机基础知识和计算机操作水平[4]。第一，事业单位要积极组织档案管理工作人员参与大数据技术的学习和培训，对大数据概念、特点和作用等有充分的理解，邀请专业人员到事业单位中举办讲座，让事业单位工作人员对大数据技术有正确的认识，树立档案信息的安全管理意识。第二，事业单位要从高校中聘请专业的人才开展档案管理工作，可通过提高薪资、福利待遇等方式留住高素质人才，促进事业单位中档案管理团队的壮大，提高事业单位档案管理部门的工作效率，熟练应用信息技术实施档案管理工作。第三，档案管理的工作人员，要提高自主学习的意识，不断探索和学习大数据技术和信息技术等，紧跟时代发展，针对数据技术进行创新事业单位档案管理的模式和手段，提高档案管理效率。

五、小结

信息技术的发展和应用带来了大数据时代，大数据技术在我们的生活和工作中发挥着积极的作用，促进我们生活水平的提升。大数据技术的应用对事业单位的档案管理人员提出较高的要求，事业单位需要从提高管理人员综合素质、保证档案信息安全性以及加强对信息的开发等方面，满足大数据技术应用需求，因此事业单位要根据自身发展情况，不断深化档案管理手段的创新改革，将档案信息在事业单位中的价值发挥出来，推动事业单位的健康持续发展。